IT-Assets

Das Kapitel in Kürze

Der Bereich IT-Assets führt alle Geräte mit Kategorie, Status, Seriennummer, Zuweisung und Standort.
Person und Ort sind zwei getrennte Angaben. Eine Person zieht um, ein Monitor bleibt stehen. Deshalb hat jedes Gerät einen eigenen Ortsdatensatz mit Herkunft und Datum.
Ausgabe und Rücknahme sind Vorgänge mit Datum, Zustand, Zubehör und Unterschrift. Daraus entsteht ein Übergabeprotokoll als PDF.
Ein Gerät wird als Einzelgerät mit Seriennummer geführt oder als Mengenartikel mit Bestand und Mindestbestand.
Sechsundzwanzig vorbereitete Ansichten beantworten die häufigsten Fragen ohne eigenen Filter.

Einstieg

Die Geräteliste

Die Liste zeigt in der Standardansicht Bezeichnung, Kategorie, Hersteller, Modell, Seriennummer, Status, Zuweisung und Standort. Über das Menü „Spalten“ lassen sich alle weiteren Felder einblenden. Die Reihenfolge der Spalten ändert sich durch Ziehen.

Vorbereitete Ansichten

Das Menü „Ansicht“ enthält Ausschnitte, die ohne eigenen Filter auskommen. Sie sind Prädikate über dem Datensatz, deshalb sind sie immer aktuell.

Die vorbereiteten Ansichten der Geräteliste.
Ansicht	Beantwortet die Frage
Defekt	Welche Geräte sind kaputt gemeldet?
Ohne Besitzer	Welche Geräte liegen herum und sind niemandem zugewiesen?
Ausgegeben	Welche Geräte sind gerade bei jemandem?
Protokoll nicht unterschrieben	Wo fehlt die Unterschrift zur Ausgabe?
Garantie läuft ab	Was verliert in den nächsten Wochen die Garantie?
Ersatz fällig	Welche Geräte haben ihre Nutzungsdauer erreicht?
Mindestbestand unterschritten	Welches Verbrauchsmaterial geht aus?
Bei Inventur vermisst	Was wurde beim letzten Durchgang nicht gefunden?
In Reparatur	Welche Geräte sind gerade unterwegs?
Ohne Vertragsdeckung	Welche Geräte hängen an keinem Wartungsvertrag?
Wiederholt repariert	Welches Gerät kostet mehr, als ein neues kosten würde?
Aussonderung: Nachweis offen	Wo fehlt der Lösch- oder Verwertungsnachweis?
Verloren oder gestohlen	Was ist gemeldet und noch nicht abgeschlossen?
Prüfung überfällig	Welche Geräteprüfung steht aus?
Lieferung offen und überfällig	Was ist bestellt und noch nicht da?
Technischer Stand veraltet	Welche Geräte laufen auf einer alten Version?
Nicht verschlüsselt	Wo ist die Festplattenverschlüsselung aus?
Nicht verwaltet	Welches Gerät kennt kein Verwaltungssystem?
Nicht genehmigte Software	Wo läuft Software ohne Freigabe?
Leihpool und Leihpool heute frei	Welche Leihgeräte gibt es, und welche sind frei?
Ohne Kostenstelle	Wo fehlt die kaufmännische Zuordnung?
Lange nicht gesichtet	Welches Gerät hat seit dem eingestellten Zeitraum niemand gesehen?

Datensatz

Die Felder eines Geräts

Ein Gerät kennt die kaufmännischen, die technischen und die organisatorischen Angaben. Alles Weitere lässt sich als Zusatzfeld anlegen.

Kennung: Bezeichnung, Kategorie, Hersteller, Modell, Seriennummer und Inventarnummer. Hersteller und Modell sind verwaltete Listen. Ein neuer Hersteller darf beim Erfassen entstehen.
Kaufmännisches: Kaufdatum, Kaufpreis, Währung, Lieferant, Rechnungsnummer, Bestellnummer, Garantie bis, Nutzungsdauer in Monaten und geplante Aussonderung.
Erfassungsart: Einzelgerät mit Seriennummer oder Mengenartikel mit Bestand, Mindestbestand und Einheit. Ein Mengenartikel wird gezählt statt einzeln geführt.
Zuordnung: Kostenstelle, zuständige Stelle, Schutzbedarf und Privatnutzung. Die Kostenstelle darf aus der Kategorie vorgegeben werden.
Fremdsystem: Kennung im Fremdsystem und Quelle der Kennung. Beide füllt der Abgleich mit einer Datei, von Hand geht es auch.
Technik: Betriebssystem mit Version, Verschlüsselung, verwaltendes System und die installierte Software. Daraus entstehen die Ansichten zum technischen Stand.

Vorgang

Ausgabe und Rücknahme

Ein Gerät jemandem zuzuweisen ist mehr als ein Auswahlfeld. Die Ausgabe hält fest, wer es wann bekommen hat, in welchem Zustand, mit welchem Zubehör und an welchem Platz. Genau das druckt das Protokoll.

In der Geräteliste die Zeilen auswählen. Es dürfen mehrere sein.
In der Leiste unten „Ausgeben“ wählen.
Person, Datum, Zustand, Zubehör und den vereinbarten Rückgabetermin eintragen.
Das Protokoll erzeugen und drucken oder als PDF sichern.
Die Unterschrift im Vorgang vermerken, sobald sie vorliegt.

Die Rücknahme läuft genauso über „Zurücknehmen“. Sie schließt die offene Zuweisung und hält den Zustand bei der Rückgabe fest. Aus einem vereinbarten Rückgabetermin entsteht automatisch eine Frist.

Der Ort im Protokoll

Das Protokoll nennt zusätzlich den Raum und den Arbeitsplatz. Diese Angabe stammt aus dem Grundriss. Ein reines Geräteprogramm ohne Räume kann sie nicht drucken.

Kopfleiste

Import, Pakete, Scanner, Abgleich und Etiketten

Aus Excel oder CSV übernehmen: Der Import-Assistent in vier Schritten: Datei wählen, Spalten zuordnen, Vorschau prüfen, übernehmen. Trennzeichen und Zeichensatz erkennt die App selbst. Für Exporte aus Snipe-IT und GLPI gibt es eigene Profile. Was beim Wechsel zu prüfen ist, steht auf den Seiten Snipe-IT-Alternative und GLPI-Alternative.
Asset-Pakete: Ein Bündel aus mehreren Geräten, das als Ganzes ausgegeben wird. Das ist der Onboarding-Fall mit Notebook, Dock, zwei Monitoren, Tastatur und Maus.
Scannen: Sucht ein Gerät über den QR-Code oder die Inventarnummer. Auf Geräten ohne Kamera-Schnittstelle wird die Nummer eingetippt.
Wareneingang: Die andere Richtung: Codes lesen und daraus neue Geräte anlegen.
Abgleich: Vergleicht den Bestand mit einer Datei aus einem Fremdsystem, etwa aus einem Verwaltungssystem oder einem Netzwerkscan. Das Ergebnis ist dreiteilig. Wie die Exporte aus Intune und Jamf entstehen, beschreibt der Leitfaden Geräte aus Intune und Jamf übernehmen.
Etiketten: Ein Etikettenbogen als PDF im gängigen Raster. Das Etikett zeigt Inventarnummer und Raumnummer. Der QR-Code enthält die feste interne ID des Geräts. Sie ändert sich nie, auch wenn die Inventarnummer korrigiert wird. Material und Nummernsystem behandelt der Leitfaden QR-Etiketten und Inventarnummern.

Standort

Wo ein Gerät steht

Der Ort eines Geräts ist ein eigener Datensatz mit Herkunft und Datum. Die Herkunft sagt, woher die Angabe stammt. Sie kann aus der Ausgabe stammen, aus der Inventur, aus einem Umzug oder aus einer Eingabe von Hand. Damit ist nachvollziehbar, wie aktuell die Angabe ist.

Der Ort folgt der Person, solange das Gerät tragbar ist und die Person einen Platz hat.
Ein fest stehendes Gerät behält seinen Raum, auch wenn die Person umzieht.
Die Inventur korrigiert den Ort, sobald ein Gerät woanders gefunden wird.
Ein Umzugsvorhaben ändert den Ort erst beim Ausführen.