ITAM-Glossar: Begriffe des IT-Asset-Managements

Wie das Glossar aufgebaut ist

Die 48 Einträge stehen alphabetisch in sechs Gruppen, und Umlaute sind wie ihr Grundbuchstabe einsortiert. Jeder Eintrag erklärt den Begriff in zwei bis vier Sätzen und nennt die Fundstelle, wo es eine gibt.

Die Abbildung oben ordnet dieselben Begriffe nach zwei Achsen. Die Spalten folgen dem Lebenslauf eines Geräts, die Zeilen zeigen, wer den Begriff im Alltag braucht. Englische Fachbegriffe bleiben englisch, wo sie im deutschen Alltag so verwendet werden.

Begriffe von A bis B

A

Abschreibung (AfA)

Die Abschreibung verteilt die Anschaffungskosten eines Geräts auf die Jahre, in denen es genutzt wird. Steuerlich heißt sie Absetzung für Abnutzung und bemisst sich nach § 7 Absatz 1 EStG an der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer. In einer Kostenrechnung je Arbeitsplatz steht der Betrag eines Jahres. Der Kaufpreis gehört in den Anlagenwert.

Anlagenverzeichnis

Das Anlagenverzeichnis führt die Gegenstände des Anlagevermögens mit Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten, Abschreibung und Buchwert. Es gehört zur Buchhaltung und beantwortet die Frage nach dem Wert. Den Standort eines Geräts enthält es in der Regel nicht. Wie Anlagenverzeichnis und IT-Inventar über dieselbe Inventarnummer zusammenfinden, erklärt die IT-Inventarverwaltung.

Asset

Ein Asset ist jedes Gerät, jede Softwarelizenz und jeder Vertrag, für die ein Haus bezahlt und die es nutzt. ITIL 4 beschreibt es als Bestandteil mit finanziellem Wert, der zu einem IT-Dienst beitragen kann, und ISO/IEC 19770 zählt Abonnements und Cloud-Dienste ausdrücklich dazu. Was die Informationssicherheit an ein Verzeichnis dieser Werte verlangt, steht unter ISO 27001: das Inventar der Werte.

Asset Tag

Ein Asset Tag ist das Etikett am Gerät, das die Inventarnummer als Klartext zeigt. Der Barcode oder QR-Code daneben enthält am besten eine feste interne ID, die sich nie ändert. Es wird bei der Annahme angebracht, immer an derselben Stelle, und hält als Polyester- oder Vinyletikett die Nutzungsdauer durch. Bewährte Stellen und Nummernkreise beschreibt die IT-Inventarliste als Excel-Vorlage.

Aussonderung

Die Aussonderung beendet den Lebenslauf eines Geräts als eigener Vorgang mit Grund, Datum, Empfänger und zwei Nachweisen, dem Löschnachweis und dem Verwertungsnachweis. Der Datensatz bleibt erhalten und bekommt den Status ausgesondert. Den Ablauf vom Beschluss bis zum Beleg beschreibt Geräte aussondern: Löschnachweis und Verwertung.

B

Barcode

Ein Barcode ist ein Strichcode, den ein Scanner oder eine Smartphone-Kamera liest. Für Inventarnummern eignet sich zum Beispiel Code 128 nach ISO/IEC 15417, weil er Buchstaben und Ziffern darstellen kann. Ein Strichcode fasst nur eine kurze Zeichenfolge und braucht Sichtkontakt zum Lesegerät.

Buchwert

Der Buchwert ist der Wert, mit dem ein Gerät zu einem Stichtag in den Büchern steht: die Anschaffungskosten abzüglich der bisherigen Abschreibung. Was ein Käufer heute dafür zahlen würde, beschreibt der Restwert. Das Rechenbeispiel weiter unten zeigt beide Größen an einem Notebook.

BYOD

BYOD steht für Bring Your Own Device und meint die dienstliche Nutzung privater Geräte. Solche Geräte gehören nicht zum Anlagevermögen, brauchen aber eine Registrierung, weil sie auf dienstliche Daten zugreifen. Der IT-Grundschutz des BSI nennt Lizenzfragen und die Fernlöschung, die auch private Daten treffen kann, als typische Gefahren. Wie Firmengeräte außer Haus geführt werden, beschreibt Hardware im mobilen Arbeiten.

Begriffe von C bis G

C

CMDB

Die Configuration Management Database speichert Configuration Items mit ihren Attributen und ihren Beziehungen zueinander. Sie beantwortet im Störungs- und Änderungsfall, welcher Dienst von welcher Komponente abhängt. Mit einem Asset-Inventar teilt sie nur einen Teil der Objekte. Die Abgrenzung im Einzelnen steht unter CMDB und Asset-Management: der Unterschied.

Configuration Item (CI)

Ein Configuration Item ist nach ITIL jeder Bestandteil, der gesteuert werden muss, damit ein IT-Dienst erbracht werden kann. Dazu zählen Server und Netzwerkgeräte ebenso wie Anwendungen, virtuelle Maschinen und Dokumentationen. Ein CI braucht keinen finanziellen Wert, und darin unterscheidet es sich vom Asset.

D

Discovery

Discovery ist die automatische Erkennung von Geräten und Software, entweder über einen Agenten auf dem Gerät oder agentenlos über einen Netzwerkscan. Sie liefert technische Angaben wie Hostname, Betriebssystem und installierte Programme, während Verantwortliche, Kosten und Standort aus anderen Quellen kommen. Welches System für welches Feld maßgeblich ist, klären die Schnittstellen im IT-Asset-Management.

E

Effective License Position (ELP)

Die Effective License Position ist die Lizenzbilanz eines Produkts: die erworbenen Berechtigungen im Vergleich zur lizenzpflichtigen Nutzung, gezählt in der Metrik des Vertrags. Ein Überschuss zeigt Überlizenzierung, ein Fehlbetrag Unterlizenzierung. Hersteller und Prüfer stellen im Lizenzaudit dieselbe Rechnung auf.

End of Life (EOL)

End of Life bezeichnet das vom Hersteller angekündigte Ende eines Produkts, oft gestaffelt nach dem Ende des Verkaufs und dem Ende der Sicherheitsupdates, dem End of Support. Für Windows 10 hat Microsoft den Support am 14. Oktober 2025 beendet. Geräte und Programme jenseits dieses Datums gehören auf die Liste für Ersatz oder Aussonderung.

G

Garantie

Eine Garantie ist eine freiwillige Zusage des Herstellers, des Händlers oder eines Dritten, etwa für Austausch oder Reparatur innerhalb einer Frist. Sie gilt nach § 443 BGB zusätzlich zu den gesetzlichen Ansprüchen, und ihre Laufzeit gehört je Gerät ins Inventar. Wann sich eine Reparatur noch lohnt, behandelt Reparatur und Wartung von IT-Geräten.

Gewährleistung

Die Gewährleistung umfasst die gesetzlichen Mängelansprüche gegen den Verkäufer. Für bewegliche Sachen verjähren sie nach § 438 BGB in zwei Jahren ab Ablieferung, und zwischen Unternehmen lässt sich die Frist vertraglich in Grenzen verkürzen. Beim beiderseitigen Handelskauf setzt § 377 HGB zusätzlich eine unverzügliche Prüfung beim Wareneingang voraus.

GWG (geringwertiges Wirtschaftsgut)

Ein geringwertiges Wirtschaftsgut ist nach § 6 Absatz 2 EStG ein bewegliches, selbständig nutzbares Anlagegut bis 800 Euro ohne Vorsteuer, dessen Kosten im Jahr der Anschaffung voll abgezogen werden dürfen. Über 250 Euro gehört es in ein laufend geführtes Verzeichnis, wofür auch die Buchführung genügt, wenn sie dieselben Angaben enthält. Die Anwendung auf Notebooks, Monitore und Zubehör beschreibt IT-Geräte in der Anlagenbuchhaltung.

Begriffe von H bis I

H

Hardware Asset Management (HAM)

Hardware Asset Management ist der Teil des IT-Asset-Managements, der physische Geräte vom Wareneingang bis zur Aussonderung führt, mit Kennung, Zustand, Verantwortlichen und Standort. Für maschinenlesbare Kennzeichnungen von Hardware gibt es seit 2024 ISO/IEC 19770-6. Wie ein Inventar mit dem Standort jedes Geräts als Referenz auf den Grundriss aussieht, zeigt die Produktseite dieser Website.

I

Inventar

Das Inventar ist das Bestandsverzeichnis, das ein Kaufmann nach § 240 HGB zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss jedes Geschäftsjahrs aufstellt. Im IT-Alltag heißt so auch die Geräteliste mit Kennung, Verantwortlichen und Standort. Wie aus einer gewachsenen Tabelle ein Inventar mit Ortsbezug wird, beschreibt Von Excel zum räumlichen IT-Inventar.

Inventarnummer

Die Inventarnummer ist die Kennung, die das eigene Haus vergibt und die ein Gerät über seinen ganzen Lebenslauf behält, auch nach Umzug, Reparatur und Aussonderung. Sie wird fortlaufend vergeben, enthält keine Ortsangabe und wird nie ein zweites Mal verwendet. Wie Nummernkreise und Etiketten aufgebaut werden, zeigt QR-Etiketten und Inventarnummern.

Inventur

Die Inventur ist die Bestandsaufnahme, deren Ergebnis das Inventar ist. Handelsrechtlich gehört sie zum Schluss jedes Geschäftsjahrs, wobei § 241 HGB Stichproben und die permanente Inventur zulässt. Eine IT-Inventur prüft zusätzlich den Standort jedes Geräts, und ihren Ablauf beschreibt IT-Inventur durchführen.

ISO/IEC 19770

ISO/IEC 19770 ist die internationale Normenreihe für IT-Asset-Management. Teil 1 von 2017 legt die Anforderungen an ein Managementsystem fest, und Teil 5 liefert die Begriffe und ist in der Ausgabe 2015 kostenlos bei ISO erhältlich. Weitere Teile beschreiben Datenformate, etwa für Software-Kennzeichnungen in Teil 2 und für Lizenzberechtigungen in Teil 3.

ITAM

IT-Asset-Management verwaltet Wert, Verantwortung und Lebenslauf aller IT-Werte von der Beschaffung bis zum belegten Verbleib. Es umfasst Hardware, Software, Verträge und Cloud-Dienste. Der IT-Grundschutz des BSI sieht in der Standard-Anforderung OPS.1.1.1.A6 eine aktuelle Übersicht aller IT-Assets vor, einschließlich der Reservegeräte und der nicht mehr genutzten Geräte. Die Grundbegriffe erklärt IT-Asset-Management: Grundlagen und Abgrenzung.

ITIL

ITIL ist ein Rahmenwerk bewährter Praktiken für das IT-Servicemanagement, das heute PeopleCert herausgibt. ITIL 4 aus dem Jahr 2019 beschreibt 34 Praktiken, darunter IT Asset Management und Service Configuration Management. Die Anfang 2026 vorgestellte Version 5 führt beide Praktiken weiter, und ITIL 4 bleibt parallel verfügbar.

ITSM

IT-Servicemanagement umfasst Planung, Erbringung und Verbesserung von IT-Diensten, mit Abläufen wie Störungs-, Änderungs- und Anfragemanagement. Die Anforderungen an ein solches Managementsystem legt ISO/IEC 20000-1 fest, deren Ausgabe 2018 Asset-Management und Konfigurationsmanagement als eigene Abschnitte führt. Im Servicedesk zeigt sich der Nutzen eines Inventars, weil jede Störungsmeldung ein Gerät und einen Ort braucht.

Begriffe von L bis N

L

Leasing

Beim Leasing überlässt ein Leasinggeber Geräte für eine feste Laufzeit gegen regelmäßige Raten. Der Vertrag regelt, ob die Geräte am Ende zurückgegeben, weiter genutzt oder gekauft werden. Im Inventar steht ein geleastes Gerät wie ein eigenes, zusätzlich mit Vertragsnummer und Rückgabetermin. Den Vergleich mit dem Kauf zieht Leasing oder Kauf bei IT-Geräten.

Leihgerät

Ein Leihgerät wird für eine begrenzte Zeit ausgegeben, etwa während einer Reparatur oder für ein Projekt. Es braucht wie jede Ausgabe ein Übergabeprotokoll und zusätzlich einen vereinbarten Rückgabetermin. Ohne Termin bleibt es erfahrungsgemäß beim Empfänger.

Lizenzaudit

Ein Lizenzaudit ist die Prüfung durch einen Softwarehersteller oder einen beauftragten Prüfer, ob die Nutzung durch die erworbenen Lizenzen gedeckt ist. Das Recht dazu steht meist im Lizenzvertrag. Das Ergebnis ist eine Effective License Position, und eine Unterdeckung führt in der Regel zu Nachkäufen. Wie sich ein Haus darauf vorbereitet, beschreibt Lizenzaudit vorbereiten.

Lizenzberechtigung (Entitlement)

Die Lizenzberechtigung ist das erworbene Nutzungsrecht mit Produkt, Menge, Metrik und Laufzeit, belegt durch Vertrag und Rechnung. Sie bildet die eine Seite der Lizenzbilanz, die gemessene oder installierte Nutzung die andere. ISO/IEC 19770-3 beschreibt ein Datenformat, in dem Hersteller solche Berechtigungen maschinenlesbar übergeben können.

Lizenzmetrik

Die Lizenzmetrik legt fest, wonach eine Software gezählt wird: je benannter Person, je Gerät, je Prozessorkern, je gleichzeitiger Nutzung oder als Abonnement je Monat. Dieselbe Installation kann je nach Metrik eine oder viele Lizenzen verbrauchen. Deshalb gehört die Metrik zu jedem Lizenzdatensatz.

Löschnachweis

Der Löschnachweis belegt, dass die Daten eines Datenträgers unwiederbringlich entfernt wurden, mit Gerät, Seriennummer, Verfahren, Datum und ausführender Stelle. Er dokumentiert eine technische und organisatorische Maßnahme nach Artikel 32 DSGVO. Für die Vernichtung von Datenträgern beschreibt die Normenreihe ISO/IEC 21964, die aus DIN 66399 hervorgegangen ist, die Anforderungen. Welche Geräte personenbezogene Daten enthalten, klärt die Verbindung von Verarbeitungsverzeichnis und Asset-Inventar.

M

MDM (Mobile Device Management)

Ein Mobile Device Management verwaltet Smartphones, Tablets und oft auch Notebooks zentral. Es verteilt Einstellungen und Apps, erzwingt Sperrcodes und löscht dienstliche Daten aus der Ferne. Es liefert Modell, Seriennummer und Betriebssystemstand, während Standort und Kostenstelle im Inventar bleiben. Die Übernahme solcher Daten beschreibt Geräte aus Intune, Jamf oder einem Netzwerkscan übernehmen.

N

Nutzungsdauer

Die Nutzungsdauer ist der Zeitraum, über den ein Gerät voraussichtlich im Einsatz bleibt. Steuerlich darf für Computerhardware und für Software zur Dateneingabe und Datenverarbeitung nach dem BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022 ein Jahr angesetzt werden. Weil ein Notebook danach weiterläuft, führen viele Häuser für Ersatzplanung und Kostenrechnung eine betriebliche Nutzungsdauer je Kategorie.

Begriffe von Q bis S

Q

QR-Code

Ein QR-Code ist ein zweidimensionaler Code nach ISO/IEC 18004, der mehr Zeichen fasst als ein Strichcode und dank Fehlerkorrektur auch teilweise beschädigt lesbar bleibt. Auf einem Asset Tag kann er neben der Inventarnummer eine Adresse enthalten, die den Datensatz des Geräts öffnet. Die Kamera eines Smartphones liest ihn in der Regel ohne Zusatzgerät.

R

Refurbishing

Refurbishing ist die fachgerechte Aufbereitung gebrauchter Geräte, bei der ein Dienstleister sie prüft, die Daten löscht, Verschleißteile tauscht und sie für eine weitere Nutzung abgibt. Für ausgesonderte Firmengeräte ist es eine Alternative zum Recycling, sofern Löschnachweis und Übergabe belegt sind. Wege und Nachweise beschreibt Altgeräte weiterverwenden statt entsorgen.

Restwert

Der Restwert ist der Betrag, den ein Gerät am Ende seiner Nutzung noch einbringt, etwa beim Verkauf an Beschäftigte oder an einen Aufbereiter. In Leasingverträgen bezeichnet er den kalkulierten Wert am Laufzeitende, der die Raten mitbestimmt. Vom Buchwert weicht er in der Regel ab, und die Differenz erscheint beim Verkauf als Gewinn oder Verlust.

RFID

RFID steht für Radio-Frequency Identification. Ein Etikett mit Chip und Antenne wird per Funk gelesen, ohne Sichtkontakt und je nach Frequenzband aus wenigen Zentimetern oder aus mehreren Metern. So lässt sich ein Regal oder ein Raum in einem Durchgang erfassen, wobei Metallgehäuse und Akkus besondere Etiketten verlangen.

Rollout

Ein Rollout ist die geplante Verteilung vieler Geräte oder einer neuen Softwareversion an die Arbeitsplätze, meist in Wellen. Für das Inventar besteht er aus vielen einzelnen Ausgaben mit Person, Ort und Protokoll sowie aus den Rücknahmen der Altgeräte. Bei jedem Eintritt läuft dieselbe Kette im Kleinen ab, wie Onboarding: Arbeitsplatz vorbereiten zeigt.

S

SAM (Software Asset Management)

Software Asset Management führt Lizenzen, Verträge und Installationen und vergleicht sie mit der gemessenen Nutzung. Die Normenreihe ISO/IEC 19770 hat hier ihren Ursprung. Für belastbare Ergebnisse braucht SAM Daten aus einer Geräteverwaltung oder von Agenten auf den Geräten. Was eine Lizenzverwaltung ohne diese Quellen leistet, beschreibt Softwarelizenzen verwalten.

Sammelposten

Der Sammelposten ist nach § 6 Absatz 2a EStG eine Wahlmöglichkeit für Anlagegüter über 250 und bis 1.000 Euro ohne Vorsteuer. Alle Zugänge eines Jahres kommen in einen Posten, der über fünf Jahre zu je einem Fünftel aufgelöst wird und unverändert bleibt, wenn ein Gerät vorher ausscheidet. Das Inventar führt die Geräte deshalb trotzdem einzeln.

Schatten-IT

Schatten-IT bezeichnet Geräte, Programme und Cloud-Dienste, die ohne Freigabe der IT genutzt werden, etwa ein per Kreditkarte gebuchtes Abonnement. Sie fehlt in Inventar, Lizenzbilanz und Risikobetrachtung und wird über Discovery, Rechnungsprüfung und Gespräche mit den Fachbereichen sichtbar. Welche Bestandsangaben die NIS-2-Regeln voraussetzen, behandelt NIS2 und das Asset-Management.

Seriennummer

Die Seriennummer vergibt der Hersteller, und sie kennzeichnet ein Gerät gegenüber Hersteller, Händler und Versicherung sowie beim Abgleich mit einem MDM. Wird ein Gerät im Garantiefall getauscht, ändert sich die Seriennummer, während die Inventarnummer bleiben kann. Warum beide in getrennte Spalten gehören, zeigt auch die Inventarliste für die Büroausstattung.

Begriffe von T bis W

T

TCO (Total Cost of Ownership)

Total Cost of Ownership bezeichnet die Gesamtkosten eines Geräts oder Arbeitsplatzes über die ganze Nutzungsdauer: Anschaffung oder Leasingraten, Lizenzen, Support, Wartung, Energie und Aussonderung. Der Kaufpreis macht davon nur einen Teil aus. Wie sich die Kosten eines Arbeitsplatzes aus Blöcken zusammensetzen, zeigt IT-Kosten je Arbeitsplatz berechnen.

U

Übergabeprotokoll

Das Übergabeprotokoll belegt die Ausgabe eines Geräts an eine Person mit Seriennummer, Inventarnummer, Datum, Ort, Zustand und Zubehör, unterschrieben von beiden Seiten. Beim Austritt ist es der Beleg, gegen den die Rückgabe geprüft wird, wie Offboarding: Hardware und Zugänge zurückholen beschreibt. Was im Einzelnen hineingehört, steht unter Hardware ausgeben und zurücknehmen.

Überlizenzierung

Überlizenzierung bedeutet, dass mehr Lizenzen bezahlt werden, als die Nutzung verlangt. Sie entsteht oft beim Austritt, wenn nutzerbezogene Abonnements weiterlaufen, und bei ausgesonderten Geräten mit gebundenen Lizenzen. Rechtlich ist sie unproblematisch, und trotzdem kostet sie jeden Monat Geld.

UEM (Unified Endpoint Management)

Unified Endpoint Management erweitert das MDM auf alle Endgeräte, also auch auf Windows- und macOS-Rechner, und verwaltet sie über eine gemeinsame Oberfläche. Es verteilt Software und Updates, prüft Richtlinien und meldet den technischen Zustand. Für das Inventar ist es eine Quelle technischer Angaben, deren Abgleich über die Seriennummer läuft.

Unterlizenzierung

Unterlizenzierung bedeutet, dass mehr genutzt wird, als die erworbenen Lizenzen erlauben. Sie entsteht häufig durch virtuelle Maschinen, zusätzliche Prozessorkerne oder Zugriffe, die eine Metrik mitzählt. Im Audit führt sie in der Regel zu Nachkäufen.

V

Verwertungsnachweis

Der Verwertungsnachweis belegt, dass ein ausgesondertes Gerät an einen Entsorger, einen Aufbereiter oder einen Käufer übergeben wurde, mit Menge, Seriennummern und Datum. Er ergänzt den Löschnachweis, weil er eine andere Pflicht belegt. Nach § 10 Absatz 1 ElektroG gehören Altgeräte in eine vom unsortierten Siedlungsabfall getrennte Erfassung.

W

Wareneingang

Der Wareneingang ist der Moment, in dem ein geliefertes Gerät Inventarnummer und Etikett bekommt und seine Seriennummer erfasst wird. Beim beiderseitigen Handelskauf verlangt § 377 HGB, die Ware unverzüglich zu untersuchen und Mängel unverzüglich anzuzeigen, sonst gilt sie bei erkennbaren Mängeln als genehmigt. Den Weg zum Arbeitsplatz beschreibt Vom Wareneingang bis zum Rollout.

Fünf Verwechslungen, die Geld kosten

Viele Missverständnisse im IT-Asset-Management entstehen aus Begriffspaaren, die ähnlich klingen und verschiedene Dinge meinen. Fünf Paare kommen in Gesprächen zwischen IT, Einkauf und Buchhaltung besonders häufig vor.

Ein sechstes Paar betrifft Lizenzen. Wer zugewiesene und genutzte Lizenzen gleichsetzt, holt Plätze auf Verdacht zurück oder bezahlt Plätze, die niemand braucht.

Zwei Begriffspaare durchgerechnet

Zwei Beispiele zeigen, wie Begriffe aus verschiedenen Zeilen der Abbildung zusammenwirken.

Häufige Fragen