Das Kapitel in Kürze
- Der Bereich Vorgänge führt drei Tätigkeiten unter einem Dach: Checklisten, Umzüge und Leihgeräte.
- Die meisten Schritte einer Checkliste haken sich selbst ab, weil sie sich aus dem Datensatz ablesen lassen.
- Ein Umzugsvorhaben ändert den Bestand nicht. Es beschreibt eine geplante Zielbelegung. Erst „Ausführen“ bucht um.
- Der Leihpool kennt Vormerkungen. Eine Doppelbuchung meldet die App.
- Das ist keine Workflow-Engine. Zustände, Übergänge und die Zuweisung von Aufgaben an Personen gibt es hier nicht.
Checklisten für Eintritt, Austritt und Platzwechsel
Eine Checkliste gehört zu einer Person und hat ein Fälligkeitsdatum. Die Schritte kommen aus einer Vorlage je Art. Der Kniff liegt darin, dass die App den Stand der meisten Schritte selbst erkennt.
| Schritt | Erledigt, wenn |
|---|---|
| Mitarbeiter angelegt | Der Personendatensatz existiert |
| Platz zugewiesen | Die Person einen Arbeitsplatz hat |
| Hardware ausgegeben | Eine offene Zuweisung besteht |
| Lizenzplatz vergeben | Ein Lizenzplatz auf die Person läuft |
| Schlüssel übergeben | Von Hand abgehakt |
| Einweisung Arbeitsschutz | Von Hand abgehakt |
Über den Karten stehen vier Zahlen: offen, überfällig, abgeschlossen und die durchschnittliche Dauer in Tagen. Die Dauer rechnet die App vom Anlegen bis zum Abschluss. Laufende Vorgänge zählen nicht mit.
Die Liste ist eine Sicht auf den vorhandenen Bestand. Deshalb veraltet sie nicht. Wer ein Gerät ausgibt, hakt damit einen Schritt ab, ohne die Checkliste zu öffnen.
Umzüge als Vorhaben
Für „diese Etage zieht am ersten Oktober in Haus B“ ist eine Checkliste je Person zu klein. Ein Umzugsvorhaben kennt Quellort, Zielort und Termin. Die betroffenen Geräte ergeben sich aus dem Ort.
- Im Reiter „Umzüge“ auf „Umzug planen“ gehen.
- Quellort wählen. Das ist ein Raum, ein Stockwerk oder ein Gebäude.
- Zielort und Termin eintragen.
- Die Liste der betroffenen Plätze, Personen und Geräte prüfen. Sie entsteht aus dem Grundriss.
- Die Zielbelegung festlegen. Wer sitzt künftig wo?
- Am Umzugstag auf „Ausführen“ gehen. Erst dann ändert sich der Bestand.
Ohne diese Trennung wäre jede Planung für den Oktober eine Falschmeldung über den heutigen Stand. Bis zum Ausführen bleibt der Bestand unverändert.
Leihgeräte und Vormerkung
Der Leihpool beantwortet die Frage nach der Zukunft: Wer braucht nächste Woche ein Notebook? Eine Vormerkung besteht aus einem Gerät, einer Person und einem Zeitraum.
- Ein Gerät wird über das Feld „Leihpool“ zum Leihgerät.
- Die Ansicht „Leihpool: heute frei“ bei den Geräten zeigt, was gerade verfügbar ist.
- Eine Doppelbuchung meldet die App beim Speichern.
- Aus dem vereinbarten Rückgabetermin entsteht eine Frist im Fristen-Motor.
- Leihgeräte über den Termin hinaus erscheinen in der Übersicht.
Genehmigungen, Warteschlangen und Vertretungsregeln gibt es hier nicht. Ein Leihpool im Büro kommt ohne sie aus.