Das Wichtigste in Kürze
- Die Kosten eines IT-Arbeitsplatzes bestehen aus vier Blöcken: Fläche, Geräte, Lizenzen und Verträge.
- Drei Geldgrößen werden regelmäßig verwechselt: Anschaffungspreis, Abschreibung je Jahr und Buchwert. Jede beantwortet eine andere Frage.
- In einer Jahresrechnung steht die Abschreibung. Der Kaufpreis gehört in den Anlagenwert. Wer beides addiert, zählt dasselbe Gerät zweimal.
- Die lineare Abschreibung genügt für die Planung. Die steuerliche Nutzungsdauer folgt eigenen Regeln und gehört in die Buchhaltung.
- Die Nutzungsdauer gehört an die Kategorie. Am einzelnen Gerät steht sie nur im Ausnahmefall, sonst fehlt sie in der Hälfte der Datensätze.
- Flächenkosten werden über die gezeichnete Fläche verteilt. Ohne Grundriss bleibt dieser Block auf null.
- Ein Budget je Kostenstelle macht aus der Rechnung eine Steuerung. Ohne Budget bleibt es eine Zahl ohne Vergleich.
- Jede Summe nennt ihren Zeitraum und ihre Grundlage. Eine Zahl ohne beides lässt sich nicht prüfen.
Vier Blöcke, aus denen sich der Platz zusammensetzt
Die Frage „Was kostet ein Arbeitsplatz?“ hat keine allgemeingültige Antwort, weil jedes Haus andere Blöcke einrechnet. Vier Blöcke sind unstrittig und lassen sich aus dem eigenen Bestand rechnen. Voraussetzung ist ein Bestand, der Preis und Kaufdatum führt, wie ihn das IT-Asset-Management beschreibt. Im Fachjargon heißt die vollständige Rechnung über alle Blöcke und die ganze Nutzungsdauer Total Cost of Ownership, kurz TCO. Ob Geräte gekauft oder geleast werden, verschiebt dabei nur den Geräteblock. Den Vergleich beider Wege rechnet der Leitfaden Leasing oder Kauf bei IT-Geräten durch.
| Block | Woraus er entsteht | Typische Größenordnung je Jahr |
|---|---|---|
| Fläche | Miete und Reinigung, verteilt über die gezeichnete Fläche | der größte Block in Innenstadtlagen |
| Geräte | Abschreibung plus Leasing und Wartung | je nach Ausstattung 300 bis 900 Euro |
| Lizenzen | zugewiesene Plätze mit ihrer Preisbasis | je nach Softwarelandschaft 200 bis 1.500 Euro |
| Verträge | am Platz oder an der Person gebundene Leistungen | Support, Telefonie, Sonstiges |
Drei Geldgrößen, die niemand verwechseln sollte
Der häufigste Fehler in einer Arbeitsplatzkostenrechnung entsteht beim Gerät. Drei Größen stehen zur Verfügung, und wer zwei davon addiert, rechnet falsch.
| Größe | Was sie beantwortet | Wo sie hingehört |
|---|---|---|
| Anschaffungspreis | Was hat das Gerät gekostet? | Anlagenwert, Versicherung |
| Abschreibung je Jahr | Was kostet die Nutzung in diesem Jahr? | Arbeitsplatzkosten, Budget |
| Buchwert | Was ist das Gerät heute noch wert? | Bilanz, Verkauf, Schadensfall |
Beispiel: Ein Notebook für 1.200 Euro bei drei Jahren Nutzungsdauer kostet 400 Euro je Jahr. In der Arbeitsplatzrechnung stehen diese 400 Euro. Die 1.200 Euro stehen im Anlagenwert.
1.200 € ÷ 3 Jahre = 400 € je Jahr
Die steuerliche Behandlung ist eine eigene Frage. Für Computerhardware lässt die Finanzverwaltung seit 2021 eine einjährige Nutzungsdauer zu. Für die betriebliche Planung ist dieser Wert unbrauchbar, weil ein Notebook nach einem Jahr weiterläuft.
Warum der Grundriss diesen Block erst möglich macht
Flächenkosten lassen sich nur verteilen, wenn die Fläche bekannt ist. Ein Mietvertrag über ein Gebäude nennt eine Gesamtfläche, und welche Bezugsgröße dabei gemeint ist, klärt Nutzfläche gegen Mietfläche nach DIN 277. Auf den einzelnen Platz kommt man erst über die gezeichneten Räume.
- Der Mietvertrag wird an das Gebäude gebunden, ebenso der Reinigungsvertrag.
- Die Jahreskosten werden über die Summe der gezeichneten Raumflächen verteilt.
- Jeder Raum bekommt seinen Anteil, jeder Arbeitsplatz seinen Anteil am Raum.
- Plätze in Räumen ohne gezeichnete Fläche bleiben ohne Flächenanteil und werden als solche ausgewiesen.
Der vierte Punkt ist wichtiger, als er klingt. Eine Rechnung, die fehlende Flächen stillschweigend auf null setzt, sieht vollständig aus und ist es nicht. Deshalb gehört zu jeder Auswertung die Angabe, wie viele Plätze eine gezeichnete Fläche haben.
Vom Bericht zur Steuerung
Eine Kostenrechnung ohne Vergleichsgröße bleibt eine Zahl. Erst ein hinterlegtes Budget je Kostenstelle macht daraus eine Aussage.
Beispiel: Eine Kostenstelle hat 25.000 Euro Budget, die Arbeitsplatzkosten summieren sich auf 27.400 Euro. Die Abweichung beträgt 2.400 Euro über Budget, und sie ist vor dem Jahresende sichtbar.
25.000 € − 27.400 € = 2.400 € über Budget
Neben den Planwert gehören zwei weitere Zahlen, und sie beantworten andere Fragen. Die tatsächliche Ausgabe zählt, was in diesem Jahr an Geräten gekauft wurde. Der Buchwert sagt, welcher Wert im Bestand steckt. Alle drei nebeneinander verhindern die Verwechslung.
Alle vier Blöcke stehen nur dann in einer Rechnung, wenn Geräte, Lizenzen, Verträge und Flächen im selben Bestand liegen. Diese Zusammenführung leistet ein Werkzeug, das Geräte, Lizenzen und Verträge gemeinsam führt. Die eigenen Kosten dafür stehen in der Preisübersicht.
Häufige Fragen
Was kostet ein IT-Arbeitsplatz im Jahr?
Die Spanne ist groß, weil Fläche und Softwarelandschaft alles bestimmen. Für einen Büroarbeitsplatz im Mittelstand liegen die reinen IT-Kosten ohne Fläche erfahrungsgemäß zwischen 700 und 2.400 Euro im Jahr. Belastbar wird die Zahl erst mit den eigenen Verträgen.
Gehört der Kaufpreis oder die Abschreibung in die Jahresrechnung?
Die Abschreibung. Der Kaufpreis ist eine einmalige Ausgabe und würde das Anschaffungsjahr unbrauchbar verzerren. Wer beides addiert, zählt dasselbe Gerät zweimal.
Welche Nutzungsdauer soll ich ansetzen?
Für die Planung gelten Erfahrungswerte: Notebook und PC 36 Monate, Monitor 60, Drucker 48, Server 60, Smartphone 24. Die steuerliche Nutzungsdauer folgt eigenen Regeln und gehört in die Buchhaltung. In der Planungsrechnung stehen die Erfahrungswerte. Die steuerlichen Regeln erklärt der Leitfaden IT-Geräte in der Anlagenbuchhaltung.
Wie verteile ich Kosten auf Kostenstellen?
Über die Person am Platz. Die Kostenstelle steht am Mitarbeiter, der Platz gehört zum Raum, und die Geräte hängen an Person und Platz. Damit ist die Zuordnung eindeutig, solange jeder Platz höchstens einer Person zugewiesen ist.
Was ist mit geteilten Plätzen im Desk Sharing?
Dort wird die Fläche über die Zahl der Nutzenden geteilt, und die Geräte hängen an der Person statt am Platz. Die Rechnung bleibt dieselbe, nur der Nenner ändert sich. Genau deshalb ist die Sharing-Quote eine kaufmännische Größe.
Quellen und Regelwerke
- BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022 zur Nutzungsdauer von Computerhardware und Software
- § 240 HGB, Inventar
- BMF-Schreiben zu den GoBD
Dieser Text gibt den Stand vom August 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind der jeweilige Gesetzes- und Regeltext sowie die Umstände des Einzelfalls.