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Handbuch · Einstieg

Das Hauptmenü

Die linke Leiste führt siebzehn Bereiche in vier Blöcken. Dieses Kapitel erklärt die Reihenfolge, die Kopfzeile darüber und den Aufbau, den alle Listen gemeinsam haben.

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Das Kapitel in Kürze

  • Die linke Leiste führt siebzehn Bereiche. Sie sind in vier Blöcke geteilt, getrennt durch eine feine Linie.
  • Der erste Block ist der Bestand. Der zweite ist das Kaufmännische. Der dritte sind Tätigkeiten. Der vierte ist die Fläche und der Blick darauf.
  • Archiv und Einstellungen stehen abgesetzt am Fuß der Leiste.
  • Jeder Bereich hat eine eigene Adresse. Ein Lesezeichen auf #/it-assets öffnet die Geräteliste sofort.
  • Über allen Bereichen steht die Kopfzeile mit Suche, Standortfilter, Ansichtsdichte, Beispieldaten und Konto.
Aufbau

Vier Blöcke und ein Fuß

Die Reihenfolge der Bereiche ist eine Aussage darüber, was am häufigsten gebraucht wird. Ganz oben steht die Übersicht als Einstieg, direkt darunter die IT-Assets. Die Geräteverwaltung ist der meistgenutzte Bereich, deshalb steht sie vor Menschen, Plätzen und Räumen.

Block 1: Der Bestand

Übersicht, IT-Assets, Mitarbeiter, Arbeitsplätze und Räume. Das sind die fünf Datensätze, aus denen alles andere abgeleitet wird. Sie haben alle denselben Aufbau: eine Tabelle mit Suche, Spaltenfiltern, Sortierung und Export.

Block 2: Das Kaufmännische

Lizenzen, Verträge und Fristen. Eine Lizenz ist kein Gerät, und ein Vertrag ist wieder etwas anderes. Deshalb haben beide einen eigenen Bereich statt eines Unterreiters bei den Geräten. Die Fristen führen zusammen, was aus allen dreien an Terminen entsteht.

Block 3: Die Tätigkeiten

Inventur, Vorgänge und Platzbuchung. Diese drei sind keine Bestände. Sie beschreiben, was jemand gerade tut. Die Inventur läuft durch das Haus, die Vorgänge begleiten Eintritt, Austritt und Umzug, die Platzbuchung belegt Plätze für kommende Tage.

Block 4: Die Fläche

Plan, Struktur, Auswertungen und Aktivität. Der Plan ist eine Ansicht auf den Bestand. Die Struktur ist das Gerüst darunter. Die Auswertungen verdichten beides zu Berichten, und die Aktivität zeigt, wie der Stand zustande kam.

Der Fuß

Archiv und Einstellungen stehen abgesetzt, weil sie seltener gebraucht werden. Das Archiv ist der Papierkorb. Die Einstellungen halten alles, was Konfiguration ist.

Nachschlagen

Alle siebzehn Bereiche

Das Hauptmenü in seiner Reihenfolge von oben nach unten.
BereichBlockAdresseWas dort steht
ÜbersichtBestand#/dashboardKennzahlen und Handlungsbedarf. Jede Zahl führt per Klick in die gefilterte Liste.
IT-AssetsBestand#/it-assetsAlle Geräte mit Kategorie, Status, Seriennummer, Zuweisung und Standort.
MitarbeiterBestand#/personenAlle Personen mit Abteilung, Status, Arbeitsplatz und Ausstattung.
ArbeitsplätzeBestand#/arbeitsplaetzeAlle Plätze aus allen Stockwerken mit Nummer, Typ, Raum und Belegung.
RäumeBestand#/raeumeAlle Räume mit Ort im Haus, Status, Fläche und Zahl der Plätze.
LizenzenKaufmännisches#/lizenzenSoftwarelizenzen mit Plätzen, Laufzeit und Kosten.
VerträgeKaufmännisches#/vertraegeVerträge mit Laufzeit, Kündigungsfrist und gerechnetem Stichtag.
FristenKaufmännisches#/fristenAlles, was ausläuft, aus einer einzigen Rechenquelle.
InventurTätigkeiten#/inventurDer Durchgang durch das Haus, Raum für Raum, mit Differenzliste.
VorgängeTätigkeiten#/vorgaengeChecklisten, Umzugsvorhaben und Leihgeräte unter einem Dach.
PlatzbuchungTätigkeiten#/buchungPlätze für kommende Tage buchen, mit Regeln für die Mitbestimmung.
PlanFläche#/planDer Grundriss mit Räumen, Türen, Plätzen und Objekten.
StrukturFläche#/strukturStandort, Gebäude und Stockwerk als Gerüst des Bestands.
AuswertungenFläche#/auswertungenZehn Berichte zum Ausdrucken und Weitergeben.
AktivitätVerwaltung#/aktivitaetDas Änderungsjournal mit Zeitpunkt, Objekt und Verfasser.
ArchivVerwaltung#/archivArchivierte Datensätze zurückholen oder endgültig löschen.
EinstellungenVerwaltung#/einstellungenAttributlisten, Konto und Team, Schnittstellen, Daten und Gefahrenzone.
Kopfzeile

Was über den Ansichten steht

Die Kopfzeile gilt für alle Bereiche. Sie ändert sich beim Wechsel nicht.

Suche
Ein Feld für den gesamten Bestand. Es findet Geräte über Bezeichnung, Seriennummer und Inventarnummer, Personen über Name, Personalnummer und E-Mail, dazu Räume und Arbeitsplätze. Ein Treffer führt direkt zum Datensatz.
Standort
Ein Filter, der Übersicht, Listen und Auswertungen auf einen Standort begrenzt. Er ist unsichtbar, solange es nur einen Standort gibt. Der Plan und der Baum zeigen weiter den gesamten Bestand. Die Wahl liegt im Gerät und gilt persönlich.
Ansichtsdichte
Ein Umschalter zwischen weiter und enger Darstellung. Die weite Ansicht ist zum Lesen gedacht. Die enge Ansicht bringt mehr Zeilen auf den Schirm und hilft bei langen Listen. Die Wahl gilt für alle Bereiche.
Demo-Fill und Demo-Clear
Füllt die App mit einem vollständigen Beispielbestand oder holt den vorherigen Stand zurück. Vor dem Füllen legt die App eine Sicherung des bisherigen Standes an.
Konto
Anmeldung ohne Passwort über einen Code per E-Mail. Danach zeigt der Knopf einen Punkt für den Stand der Synchronisierung.
Adressen

Jede Ansicht hat einen Link

Die App schreibt den geöffneten Bereich in die Adresszeile. Daraus entstehen Lesezeichen und Links, die im Team weitergegeben werden können. Die Form ist immer dieselbe.

  • #/it-assets öffnet die Geräteliste.
  • #/personen/per_ab12 öffnet die Personenliste und darin das Detail dieser einen Person.
  • #/plan/flr_1/obj_x lädt ein Stockwerk und richtet den Blick auf ein einzelnes Objekt.
  • #/auswertungen/belegung öffnet direkt den Bericht zur Belegung.
  • #/inventur/aud_7 öffnet einen laufenden Inventurdurchgang. Diese Adresse ist für das Mobiltelefon gebaut.
Bewusst nicht in der Adresse

Filter, Sortierung und Suchtext stehen nicht im Link. Sie liegen je Ansicht im Gerät. Eine Adresse sagt, was jemand ansieht. Wie er es gerade sortiert hat, ist seine Sache.

Überall gleich

Der gemeinsame Aufbau der Listen

Sieben Bereiche zeigen eine Tabelle: IT-Assets, Mitarbeiter, Arbeitsplätze, Räume, Lizenzen, Verträge und Aktivität. Alle sieben benutzen denselben Baukasten. Wer einen bedient, bedient alle.

  • Suche über alle Felder der Liste, auch über die Zusatzfelder.
  • Ansicht als Menü mit vorbereiteten Ausschnitten, etwa „Defekt“ oder „Ohne Besitzer“.
  • Spalten als Menü zum Ein- und Ausblenden. Die Reihenfolge lässt sich durch Ziehen ändern.
  • Sortierung durch Klick auf die Spaltenüberschrift.
  • Mehrfachauswahl über die Kästchen links. Danach erscheint eine Leiste mit Sammelaktionen.
  • Export als Tabelle mit allen Attributen, auch mit den ausgeblendeten.
Der Export ist vollständig

Ein Export enthält jede Spalte der Liste. Das ist Absicht. Wer eine Datei in Excel ergänzt und wieder hochlädt, würde sonst alle ausgeblendeten Felder leeren. Vollständig hinaus und vollständig herein ist die einzige Form, in der ein Rundlauf ohne Datenverlust funktioniert.

Detail

Das Fenster zu einem einzelnen Datensatz

Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Detail als Fenster über der Liste. Es zeigt die Stammdaten, die Zuordnung, die Notizen, die Anhänge und die Vorgänge zu diesem Datensatz. Ein Doppelklick öffnet gleich den Editor.

Auf dem Plan gibt es kein Detail beim einfachen Anklicken. Dort öffnet es die rechte Maustaste oder die Eingabetaste bei einem markierten Objekt. Beim Zeichnen würde ein Fenster bei jedem Klick stören.

Was im Detail steht

  • Die Stammdaten des Datensatzes mit allen gepflegten Feldern.
  • Die Zuordnung: bei einem Gerät die Person und der Ort, bei einer Person der Platz und die Ausstattung.
  • Die Notizen mit Datum und Verfasser.
  • Die Dateianhänge, sofern ein Konto besteht.
  • Die Vorgänge: Ausgabe, Rücknahme, Wartung, Aussonderung.

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