Das Wichtigste in Kürze
- Die Checkliste umfasst sechs Phasen: 12 bis 6 Monate vorher, 6 bis 3 Monate, 3 Monate bis 6 Wochen, 2 Wochen vorher, das Umzugswochenende und die Nachbereitung.
- Sie steht vollständig auf dieser Seite und zusätzlich als PDF ohne Anmeldung zum Ausdrucken bereit.
- Der erste Punkt der ersten Phase entscheidet über alles Weitere: die Kündigungsfrist prüfen und den Termin in den Kalender eintragen.
- Die Rückbauverpflichtung im Altvertrag gehört vor die Kündigung geprüft – danach ist sie eine Rechnung ohne Verhandlungsspielraum.
- IT-Leitungen brauchen drei bis sechs Monate Vorlauf. Die Bestellung ist die erste Handlung nach Vertragsunterschrift, nicht eine der letzten.
- Kisten werden mit der neuen Platznummer beschriftet, nicht mit dem Namen. Namen ändern sich bis zum Umzugstag, Platznummern nicht.
- Die Nachbereitung läuft bis zu sechs Monate weiter – bis zur Verjährung der Vermieteransprüche nach § 548 BGB.
Die Checkliste als PDF
Das PDF enthält dieselben Punkte wie diese Seite, dazu die Tabelle der zehn teuersten Fehler. Es ist zum Ausdrucken und Abhaken gedacht – ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse, auch kommerziell verwendbar.
Sechs Phasen, rund 40 Punkte, dazu die zehn Fehler, die am meisten kosten. Vier Seiten A4.
Die Zeitangaben sind Erfahrungswerte für Büroumzüge zwischen etwa 20 und 250 Arbeitsplätzen. Kleinere Umzüge lassen sich verdichten; größere brauchen mehr Vorlauf, nicht weniger. Den ausführlichen Projektrahmen mit Rollen und kritischen Pfaden liefert Büroumzug planen.
12 bis 6 Monate vorher: Weichen stellen
- Kündigungsfrist des Altvertrags prüfen und den Kündigungstermin in den Kalender eintragen
- Flächenbedarf rechnen: Arbeitsplätze, Besprechung, Nebenflächen, Verkehrsfläche
- Nutzfläche in Mietfläche umrechnen, bevor die Suchanfrage rausgeht
- Betriebsrat nach § 90 BetrVG unterrichten – vor der Entscheidung, nicht danach
- Objekte besichtigen und die Flächenaufstellung des Vermieters anfordern
- Rückbauverpflichtung im Altvertrag klären und die Kosten schätzen
- Budgetrahmen aufstellen, mit 15 Prozent Reserve
Die Kündigungsfrist bestimmt den frühestmöglichen Umzugstermin – nicht umgekehrt. Bei sechs Monaten Frist zum Quartalsende und einem gewünschten Auszug zum 31. Dezember muss die Kündigung spätestens Ende Juni raus. Wer im September entscheidet, zahlt entweder drei Monate Doppelmiete oder verlängert unfreiwillig um ein Jahr.
Die Flächenrechnung ist der zweite Punkt, an dem systematisch danebengegriffen wird: Wer mit der Nutzflächenzahl in die Objektsuche geht, bekommt Objekte angeboten, in denen nach Abzug von Fluren und Sanitärbereichen ein Fünftel weniger nutzbar ist als gedacht. Die Umrechnung steht unter BGF, NUF und Mietfläche.
6 bis 3 Monate vorher: Vertrag und Planung
- Neuen Mietvertrag prüfen: Mietflächendefinition, Ausbaustandard, Rückbaupflichten, Optionen
- Altvertrag kündigen – schriftlich, mit Zugangsnachweis
- Ausbauplanung beauftragen, Büroform und Zonierung festlegen
- IT-Anschlüsse bestellen und einen schriftlich bestätigten Schalttermin verlangen
- Umzugsunternehmen ausschreiben, mindestens drei Angebote nach Vor-Ort-Besichtigung
- Möbelbedarf klären: was zieht mit, was wird ersetzt, was entsorgt
- Erstinformation an alle Beschäftigten: Standort, Termin, Grund
Die Entscheidung über die Büroform gehört in diese Phase, weil sie den Ausbau bestimmt und später nicht mehr ohne Kostenfolge korrigierbar ist. Die Abwägung zwischen den fünf Grundformen steht unter Büroformen im Vergleich.
3 Monate bis 6 Wochen vorher: konkret werden
- Neuen Sitzplan entwerfen – zuerst ohne Namen, nur Teamflächen und Zonen
- Sitzplan mit Namen veröffentlichen, Einspruchsfrist von zehn Arbeitstagen setzen
- Raum- und Arbeitsplatznummerierung für die neue Fläche festlegen
- Inventar aufnehmen: was zieht mit, mit Platznummer alt und neu
- Zustand der alten Fläche dokumentieren: Fotos mit Datum, Mangelliste
- Entsorgung beauftragen: Altmöbel, Akten, Elektroschrott
- Adressänderung vorbereiten: Impressum, Register, Verträge, Versicherungen, Kunden
- Packmaterial bestellen und Kistenplan je Person erstellen
Die Nummerierung der neuen Fläche muss vor dem Packen feststehen, weil die Kisten daran hängen – und weil Türschilder und Inventarlisten sie brauchen. Wer sie nach dem Einzug vergibt, nummeriert zweimal.
2 Wochen vorher und Umzugswochenende
Zwei Wochen vorher
- Packanleitung verteilen: was packt jede Person selbst, was macht die Firma
- Beschriftungssystem festlegen – jede Kiste trägt die neue Platznummer, nicht den Namen
- Ablaufplan für das Wochenende mit Uhrzeiten und Ansprechpartnern
- Schlüssel, Ausweise und Zutrittsberechtigungen für die neue Fläche vorbereiten
- IT-Funktionstest am neuen Standort: Netzwerk, Drucker, Telefonie
- Zählerstände und Übergabetermin mit dem alten Vermieter vereinbaren
- Erreichbarkeit während des Umzugs regeln und nach außen kommunizieren
Am Umzugswochenende
- Vor Beginn stichprobenartig prüfen, ob die Beschriftung vollständig ist
- IT zuerst aufbauen, dann Möbel, dann Kisten verteilen
- Funktionstest vor dem ersten Arbeitstag: Netzwerk, Telefon, Drucker, Zutritt
- Schäden am Umzugstag dokumentieren und dem Unternehmen sofort melden
- Wegweiser und Beschilderung anbringen
Nach dem Umzug
- Erster Arbeitstag: Ansprechpartner vor Ort und ein offener Kanal für Probleme
- Sitzplan mit dem tatsächlichen Zustand abgleichen – durch Begehung, nicht am Bildschirm
- Restliche Adressänderungen abarbeiten und nachhalten
- Rückbau der alten Fläche abschließen – nur das, was geschuldet ist
- Übergabeprotokoll mit Zählerständen und Schlüsseln beidseitig unterschreiben
- Kautionsrückgabe nachhalten
- Nach sechs Monaten: Verjährung der Vermieteransprüche nach § 548 BGB prüfen
- Nach acht Wochen: Sitzordnung nachjustieren
Die letzten drei Punkte fallen in der Praxis am häufigsten weg, weil das Projekt gefühlt beendet ist. Sie sind zusammen mehrere tausend Euro wert. Was beim Rückbau tatsächlich geschuldet ist und was nicht, steht unter Altes Büro übergeben.
Wie die Liste benutzt wird
Zwei Dinge machen den Unterschied zwischen einer Checkliste, die abgehakt wird, und einer, die im Ordner liegt. Erstens: jeder Punkt bekommt einen Namen und ein Datum, bevor die Liste verteilt wird. Ein Punkt ohne Verantwortlichen wird nicht erledigt, sondern diskutiert.
Zweitens: Die Liste wird rückwärts terminiert, aber vorwärts abgearbeitet. Man trägt zuerst den Kündigungstermin ein, leitet daraus die Phasengrenzen ab und beginnt dann bei Phase 1 – nicht bei dem Punkt, der gerade am dringendsten wirkt. Der dringendste Punkt ist fast immer einer aus Phase 3, und er lässt sich ohne die Entscheidungen aus Phase 1 und 2 gar nicht sinnvoll bearbeiten.
Für Umzüge unter etwa 20 Arbeitsplätzen lassen sich die Phasen 1 und 2 zusammenziehen und der Vorlauf auf sechs bis neun Monate verkürzen. Was sich nicht verkürzen lässt, sind die Kündigungsfrist und die Lieferzeit der IT-Anschlüsse – die beiden Punkte, die den Takt vorgeben, sind von der Projektgröße unabhängig.
Die zehn Fehler, die am meisten kosten
| Fehler | Was er kostet |
|---|---|
| Rückwärts vom Wunschtermin gerechnet | Doppelmiete oder unfreiwillige Vertragsverlängerung |
| Rückbauverpflichtung erst nach der Kündigung gelesen | Vier- bis fünfstellige Beträge außerhalb des Budgets |
| IT-Leitungen zu spät bestellt | Eine Woche ohne Netz oder eine teure Übergangslösung |
| Umzugsangebot ohne Vor-Ort-Besichtigung | Nachträge ohne Wettbewerb |
| Doppelmiete nicht eingeplant | Ein bis drei Monatsmieten, die im Budget fehlen |
| Kisten mit Namen statt Platznummer beschriftet | Fehlplatzierungen bei jeder kurzfristigen Änderung |
| Betriebsrat zu spät eingebunden | Verzögerung um Wochen, im Extremfall Projektstopp |
| Entsorgung vergessen | Verzögerte Übergabe und Nutzungsentschädigung |
| Adressänderung nur halb abgearbeitet | Verlorene Post, Bußgelder bei Registerpflichten |
| Kein Übergabeprotokoll | Beweislast beim Mieter – der teuerste Punkt der Liste |
Häufige Fragen
Was gehört auf eine Büroumzug-Checkliste?
Sechs Phasen: Weichen stellen (12 bis 6 Monate vorher), Vertrag und Planung (6 bis 3 Monate), konkret werden (3 Monate bis 6 Wochen), Feinplanung (2 Wochen), das Umzugswochenende und die Nachbereitung bis sechs Monate danach. Der wichtigste Einzelpunkt ist die Kündigungsfrist des alten Vertrags.
Wie früh muss man mit der Umzugsplanung anfangen?
Für 50 bis 250 Arbeitsplätze zwölf Monate vor dem gewünschten Termin – gerechnet ab dem Kündigungstermin, nicht ab dem Umzugstag. Bei kürzeren Kündigungsfristen und kleineren Büros reichen sechs bis neun Monate.
Wie werden Umzugskisten richtig beschriftet?
Mit der neuen Platznummer, nicht mit dem Namen. Namen ändern sich bis zum Umzugstag noch – jemand kündigt, jemand tauscht. Platznummern ändern sich nicht. Zusätzlich hilft eine Nummerierung der Kisten je Person, damit Vollständigkeit prüfbar bleibt.
Ist die Checkliste kostenlos?
Ja, als direkter PDF-Download ohne Formular, ohne E-Mail-Abfrage und ohne Wasserzeichen. Sie darf auch in Unternehmen und für kommerzielle Zwecke verwendet und angepasst werden.
Quellen und Regelwerke
- § 90 BetrVG – Unterrichtungs- und Beratungsrechte
- § 548 BGB – Verjährung der Ersatzansprüche und des Wegnahmerechts
- BAuA – ASR A1.2 – Grundlage für die Flächenrechnung in Phase 1
Dieser Text gibt den Stand vom August 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind der jeweilige Gesetzes- und Regeltext sowie die Umstände des Einzelfalls.