Inventarnummern und QR-Etiketten: Aufbau, Material, Technik

Wie eine Inventarnummer aufgebaut ist

Eine Inventarnummer bezeichnet einen Gegenstand eindeutig, solange er im Haus ist, und darüber hinaus in allen Belegen. Sie ändert sich deshalb nie, sie wird kein zweites Mal vergeben, und sie lässt sich vorlesen, abtippen und scannen.

Bewährt hat sich ein Mittelweg: eine fortlaufende Nummer mit einem kurzen Präfix für die Kategorie, etwa NB für Notebooks und MO für Monitore. Die Kategorie eines Geräts ändert sich praktisch nie, und das Präfix macht die Nummer am Telefon unterscheidbar. Dasselbe Muster empfehlen die IT-Inventarverwaltung und die Inventarliste für die Büroausstattung.

Fünf Ziffern reichen für 99.999 Gegenstände je Präfix, und führende Nullen halten alle Nummern gleich lang. Die Buchstaben O und I bleiben aus dem Präfix heraus, weil sie mit 0 und 1 verwechselt werden.

Eine Prüfziffer gegen Tippfehler

Ein Scanner liest eine Nummer fehlerfrei. Fehler entstehen beim Abtippen, beim Vorlesen und in handschriftlichen Listen. Eine Prüfziffer am Ende macht sie sichtbar, bevor ein falscher Datensatz geändert wird. Für Ziffernfolgen eignet sich das Luhn-Verfahren, das auch Kartennummern absichert. Es erkennt jede einzelne falsche Ziffer und fast jede Vertauschung zweier benachbarter Ziffern. Die Norm ISO/IEC 7064 beschreibt weitere Prüfzeichensysteme, auch für Folgen aus Buchstaben und Ziffern.

Inventarnummer und Seriennummer: der Unterschied

Die Seriennummer vergibt der Hersteller, und die Inventarnummer vergibt das eigene Haus. Ein Inventar braucht beide, weil sie verschiedene Fragen beantworten. Weitere Begriffe wie Asset Tag oder Anlagenverzeichnis erklärt das ITAM-Glossar.

Allein als Kennung hat die Seriennummer drei Schwächen. Sie ist nur je Hersteller eindeutig. Netzteile, Taschen und viele Headsets haben keine. Und sie kann sich ändern: Tauscht ein Techniker die Hauptplatine eines Notebooks, muss er die Seriennummer in die neue Platine schreiben. Unterbleibt das, meldet das Gerät eine leere Nummer oder einen Platzhalter.

Für den Abgleich mit einer Geräteverwaltung bleibt die Seriennummer trotzdem der Schlüssel, weil nur sie in beiden Systemen steht. Wie das geht, zeigt Geräte aus Intune, Jamf oder einem Netzwerkscan übernehmen. Die Buchhaltung führt oft eine dritte Nummer, die Anlagennummer. Wie beide Welten zusammenkommen, beschreibt IT-Geräte in der Anlagenbuchhaltung.

Inventarnummern in Excel: Textformat und führende Nullen

Excel behandelt eine Folge von Ziffern als Zahl. Aus 004711 wird 4711, und die Nummer passt nicht mehr zum Etikett. Bei langen Folgen ist der Schaden größer: Excel rechnet mit höchstens 15 signifikanten Stellen und setzt jede weitere Stelle auf null. Die ursprünglichen Ziffern lassen sich aus der Datei danach nicht zurückholen.

1. Die Spalte wird vor der ersten Eingabe über „Zellen formatieren“ auf das Format Text gestellt. Nachträglich stellt das Format bereits entfernte Nullen nicht wieder her.
2. Eine CSV-Datei wird über „Daten“ und „Aus Text/CSV“ eingelesen, und die Nummernspalte bekommt in der Vorschau den Datentyp Text. Ein Doppelklick auf die Datei überspringt diesen Schritt.
3. In Excel für Microsoft 365 und Excel 2024 lässt sich unter „Datei“, „Optionen“, „Daten“ die automatische Datenkonvertierung einstellen. Ist „Entfernen von führenden Nullen und Konvertieren in eine Zahl“ abgewählt, bleiben die Nullen auch beim Öffnen einer CSV-Datei erhalten.
4. Ein benutzerdefiniertes Zahlenformat wie 000000 zeigt führende Nullen nur an. Die Zelle enthält weiter die Zahl 4711, und ein Export schreibt 4711.

Etikettenmaterial, das am Gerät hält

Ein Etikett am Notebook wird täglich angefasst, in Taschen geschoben und abgewischt. Papier übersteht das nicht lange.

Wer selbst druckt, braucht für Polyester einen Thermotransferdrucker mit Harzfarbband, denn Thermodirektetiketten verblassen. Vorgedruckte Rollen ersparen den Drucker. Für ein beschädigtes Etikett braucht es trotzdem einen Nachdruck mit derselben Nummer.

Das Etikett kommt auf eine glatte, mit Isopropanol entfettete Fläche. Beim Notebook ist das die Unterseite, ohne Lüftung, Schrauben oder Typenschild zu verdecken. Aufgeklebt wird bei der Erfassung im Wareneingang, wie der Hardware-Rollout vom Wareneingang bis zur Ausgabe zeigt.

Barcode, QR-Code, NFC und RFID im Vergleich

Der QR-Code lässt sich nach Angabe seines Entwicklers Denso Wave aus jeder Richtung lesen, und seine Fehlerkorrektur gleicht Schmutz und Kratzer aus. Die Stufe M stellt rund 15 Prozent der Daten wieder her. Die Stufe Q stellt rund 25 Prozent wieder her.

NFC arbeitet auf 13,56 MHz und reicht nach Angabe des NFC Forum typischerweise bis 2 cm. UHF-RFID arbeitet in Europa zwischen 865 und 868 MHz nach ETSI EN 302 208 und liest viele Etiketten auf einmal über mehrere Meter. Auf Metallgehäusen funktionieren NFC- und RFID-Etiketten nur in besonderer Bauform.

Was aufs Etikett gehört und was nicht

Auf das Etikett gehören die Inventarnummer im Klartext und ein Code mit der festen internen ID des Geräts. Das System vergibt diese ID beim Anlegen, und sie ändert sich danach nie. Die Inventarnummer soll ebenfalls fest bleiben. Trotzdem wird sie gelegentlich korrigiert, etwa nach einem Tippfehler oder beim Umstieg auf ein neues Schema. Die ID im Code bleibt davon unberührt, und kein Etikett muss neu gedruckt werden.

Eine Adresse, die auf eine bestimmte Software zeigt, gehört nicht in den Code. Beim Wechsel des Werkzeugs zieht die ID als eigenes Feld mit um, zum Beispiel als Fremdkennung. So findet auch das neue System jedes Gerät über sein altes Etikett. Dazu kommt der Eigentümer, etwa „Eigentum der Muster GmbH“. Mobile Geräte bekommen eine Kontaktangabe für den Fundfall.

• Der Name der Person gehört nicht darauf. Er ändert sich bei jeder Ausgabe und ist auf dem Gerät für alle sichtbar.
• Die Raumnummer gehört nur auf fest installierte Geräte wie Drucker, Beamer oder Netzwerktechnik. Auf einem Notebook ist sie nach dem ersten Umzug falsch.
• Kostenstelle, Abteilung und Kaufpreis stehen im Inventar. Passwörter und PINs stehen auf keinem Etikett.

Raumetiketten an der Tür für die raumweise Inventur

Eine Inventur geht Raum für Raum vor, weil das der kürzeste Weg durch ein Haus ist. Dafür muss bei jedem Scan feststehen, in welchem Raum gezählt wird. Das leistet ein Etikett an der Tür, das die Raumnummer als QR-Code enthält.

Wurde ein gescanntes Gerät in einem anderen Raum erwartet, wird sein Ort sofort berichtigt. Die vier Ergebnisse eines ganzen Rundgangs beschreibt IT-Inventur durchführen.

Das Türetikett klebt innen am Türrahmen, damit es einen Tausch des Türschilds übersteht. Die Nummer folgt dem Schema aus Raum- und Arbeitsplatznummerierung. Voraussetzung ist ein Inventar, das den Raum als Referenz auf einen echten Raum führt. Wie das aussieht, zeigt die Leistungsübersicht mit der raumweisen Inventur über den Grundriss.

350 Geräte etikettieren: Kosten und Zeit

Ein Haus mit 120 Arbeitsplätzen etikettiert seinen IT-Bestand zum ersten Mal: 140 Notebooks und 210 fest stehende Geräte wie Monitore, Dockingstations und Drucker. Die Geräteliste mit Seriennummern liegt vor, die Etiketten kommen vorgedruckt. Alle Zahlen sind Annahmen.

Das Material macht rund 16 Prozent aus. Ein billigeres Etikett, das nach zwei Jahren abfällt, kostet beim Nachkleben wieder die volle Arbeitszeit.

Was in der Praxis schiefgeht

• Nummern werden doppelt vergeben. Zwei Personen drucken aus zwei Tabellen, und dieselbe Nummer klebt auf zwei Geräten.
• Eine Nummer wird nach der Aussonderung neu vergeben. Danach verweisen alte Rechnungen und Protokolle auf ein anderes Gerät.
• Excel entfernt führende Nullen beim Öffnen einer CSV-Datei. Beim nächsten Import passt 4711 nicht mehr zu 004711, und das Gerät erscheint doppelt.
• Der QR-Code enthält die Adresse der alten Software. Nach dem Wechsel des Werkzeugs führt jeder Scan ins Leere.
• Ein beschädigtes Etikett bekommt eine neue Nummer. Das Gerät hat danach zwei Datensätze.

Häufige Fragen