Was zur Büroplanung gehört
Büroplanung beantwortet fünf Fragen dauerhaft und aktuell: Wie voll ist es wirklich? Wie viel Fläche brauchen wir? Wer sitzt wo? Was steht an diesem Platz? Und wie kommen wir geordnet in den nächsten Zustand? In den meisten Organisationen liegen die Antworten verstreut – der Sitzplan in einer alten Zeichnung, die Belegung in einer Tabelle, das Inventar in einer zweiten, der Umzug in einer dritten.
Diese Wissensplattform geht die sechs Bausteine der Reihe nach durch. Sie ist werkzeugneutral geschrieben: Wo Software vorkommt, wird eine Kategorie verglichen, kein Produkt empfohlen. Jede Seite soll auch für jemanden nützlich sein, der nie ein Werkzeug von uns benutzen wird.
Was die Seiten mitbringen, das in vielen Suchergebnissen fehlt: zitierte Fundstellen mit Ausgabestand statt Faustregeln, durchgerechnete Beispiele statt behaupteter Zahlen – und die unbequeme Seite. Desk Sharing hat Nachteile, Auslastungszahlen haben Fehlerquellen, Vorlagen haben Grenzen. Das steht dort, wo es hingehört: im Text und nicht im Kleingedruckten.
Die sechs Rubriken
Belegung & Auslastung
Wie voll ist das Büro wirklich? Belegungsplan aufbauen, Auslastung mit vier Methoden seriös messen, Kennzahlen richtig lesen – und der Sonderfall Besprechungsräume, die gleichzeitig knapp und leer wirken.
Fünf Leitfäden → DANN DIMENSIONIERENFläche & Räume
Was ASR A1.2 tatsächlich vorschreibt, welche Büroform zu welcher Arbeit passt, wie ein Großraumbüro akustisch funktioniert – und warum für dasselbe Büro drei Quadratmeterzahlen kursieren.
Fünf Leitfäden → DANN BELEGENSitzplan & Sitzordnung
Vom Nummernsystem über die werkzeugneutrale Methodik bis zum Verfahren, das als fair durchgeht. Plus die datenschutzrechtliche Seite und fertige Vorlagen.
Fünf Leitfäden → QUERSCHNITTArbeitsplatz & IT
Was am Bildschirmarbeitsplatz vorgeschrieben ist, wie ein IT-Inventar geführt wird, das trägt – und was beim Ein- und Austritt tatsächlich passieren muss.
Fünf Leitfäden → QUERSCHNITTArbeitsmodelle & Spielregeln
Desk Sharing mit seinen sechs realen Nachteilen, die Quote zum Nachrechnen, der Flächenbedarf bei hybrider Arbeit, Mitbestimmung und eine Clean-Desk-Regel, die befolgt wird.
Fünf Leitfäden → DER STRESSTESTBüroumzug
Der Umzug als Projekt: Zeitstrahl mit drei kritischen Pfaden, acht Kostenblöcke mit Richtwerten, Kommunikation samt Mitbestimmung, Checkliste als PDF und die Übergabe der alten Fläche.
Fünf Leitfäden →In welcher Reihenfolge man das angeht
Wer neu anfängt oder vor einer größeren Entscheidung steht, spart sich Arbeit mit dieser Reihenfolge:
- Messen, wie voll es tatsächlich ist. Nicht schätzen. Vier Wochen manuelle Stichprobenzählung kosten nur Zeit und liefern eine Zahl, mit der sich arbeiten lässt – siehe Büroauslastung messen.
- Den Flächenbedarf rechnen, mit allen Posten: Arbeitsplätze, Besprechung, Nebenflächen und 20 bis 25 Prozent Verkehrsfläche. Die Vorgaben und drei durchgerechnete Beispiele stehen unter Bürofläche pro Mitarbeiter.
- Das Nummernsystem festlegen, bevor der erste Plan entsteht. Es ist die Entscheidung, die sich am schwersten zurücknehmen lässt: Raum- und Arbeitsplatznummerierung.
- Den Sitzplan aufbauen und die Pflege regeln. Der Pflegeprozess gehört in denselben Schritt, nicht ans Ende – ein Plan ohne benannte zuständige Person veraltet unabhängig davon, wie gut er gebaut ist.
- Erst danach über Arbeitsmodelle entscheiden. Eine Desk-Sharing-Quote ohne gemessene Anwesenheit ist eine Zielvorgabe, keine Rechnung.
Bei einem anstehenden Umzug ändert sich die Reihenfolge an einer Stelle: Dann steht der Blick in den alten Mietvertrag ganz vorn, weil Kündigungsfrist und Rückbauverpflichtung alles Weitere takten – Büroumzug planen.
Excel, Zeichentool, CAD oder Fachsoftware?
Die Werkzeugfrage wird meist zu früh gestellt. Sinnvoll wird sie erst, wenn zwei Zahlen bekannt sind: wie viele Plätze geführt werden und wie viele Änderungen pro Monat anfallen. Nicht die Größe bringt eine Lösung an ihre Grenze, sondern die Änderungsrate mal die Zahl der Menschen, die mitpflegen.
| Kategorie | Stärke | Wo sie kippt |
|---|---|---|
| Papier / Aushang | Kein Aufwand, sofort verständlich | Sobald der Plan an mehreren Stellen hängt – dann in verschiedenen Ständen |
| Tabelle | Auswertbar, kostenlos, sofort verfügbar | Kein Grundrissbezug, keine Historie, konfliktanfällig bei mehreren Bearbeitern |
| Zeichenprogramm | Schönstes Ergebnis | Ein Name im Textfeld ist eine Zeichenkette – nicht zählbar, nicht filterbar |
| CAD | Exakt, für Bauplanung unverzichtbar | Überdimensioniert, wo es nicht um Bauplanung geht |
| Fachsoftware / CAFM | Verknüpft Fläche, Personen, Geräte, Verträge | Einführungsaufwand – bei CAFM ein Projekt von Monaten |
Diese Seite gehört zu WerSitztWo?, einem Werkzeug aus der letzten Kategorie – das ist beim Lesen mitzudenken. Die Kriterien oben sind trotzdem die, nach denen ich selbst entscheiden würde: Wenn eine Tabelle für den Bestand reicht, ist eine Tabelle die richtige Antwort. Fertige Tabellen dafür liegen in den jeweiligen Rubriken.
Vorlagen ohne Anmeldung
Alle Vorlagen liegen als direkter Download – ohne Formular, ohne E-Mail-Abfrage, ohne Wasserzeichen. Sie dürfen auch in Unternehmen und für kommerzielle Zwecke verwendet und angepasst werden.
- Sitzplan-Vorlage – Excel mit fünf Blättern, PDF-Aufnahmebogen für die Begehung, CSV zum Import
- Belegungsplan-Vorlage – Excel mit Wochen- und Monatsauswertung plus PDF-Zählbogen
- IT-Inventarliste – Excel mit Auswahllisten, Prüfformeln und Ausgabeprotokoll
- Büroumzug-Checkliste – PDF mit sechs Phasen und den zehn teuersten Fehlern
- On- und Offboarding-Checkliste – PDF mit Vorlaufzeit und Zuständigkeit je Punkt
Häufige Fragen
Was gehört alles zur Büroplanung?
Sechs Bausteine: die Messung der tatsächlichen Belegung, die Dimensionierung der Fläche nach Arbeitsschutzvorgaben und Büroform, der Sitzplan mit der Zuordnung von Personen zu Plätzen, die Ausstattung mit IT und Mobiliar, die Arbeitsmodelle samt Spielregeln – und die Planung von Veränderungen wie einem Umzug.
Wie viel Fläche braucht ein Büroarbeitsplatz?
Als Richtwert nach ASR A1.2 rund 8 bis 10 m² im Einzelbüro, 6 bis 8 m² je Platz im Mehrpersonenbüro und 12 bis 15 m² im Großraumbüro. Gesetzlich vorgeschrieben ist keine Quadratmeterzahl je Person, sondern eine freie Bewegungsfläche von mindestens 1,5 m² und die Mindestraumhöhe je nach Grundfläche.
Womit fängt man bei der Büroplanung an?
Mit einer Messung der tatsächlichen Anwesenheit, nicht mit einem Plan. Vier Wochen manuelle Stichprobenzählung mit drei Zählungen am Tag kosten nur Zeit und liefern die Zahl, auf der alle weiteren Entscheidungen aufbauen – von der Fläche bis zur Frage fester oder geteilter Plätze.
Welche Software braucht man für die Büroplanung?
Das hängt an zwei Zahlen: wie viele Plätze geführt werden und wie viele Änderungen pro Monat anfallen. Bis etwa 50 Plätzen bei wenigen Änderungen trägt eine Tabelle. Darüber wird der fehlende Grundrissbezug zum Problem. Ein CAFM-System lohnt in der Regel erst ab etwa 500 Plätzen oder mehreren Standorten.
Sind die Vorlagen wirklich kostenlos?
Ja, als direkter Download ohne Formular, ohne E-Mail-Abfrage und ohne Wasserzeichen. Sie dürfen in Unternehmen und für kommerzielle Zwecke verwendet und angepasst werden.