Das Wichtigste in Kürze
- Der Auslöser für das Onboarding ist die Vertragsunterschrift. Zwischen ihr und dem Starttermin liegen oft Monate, und genau dieser Vorlauf wird gebraucht.
- Die längste Vorlaufzeit hat die Hardware: zwei bis sechs Wochen Lieferzeit sind normal, bei Sondermodellen mehr.
- Der Arbeitsplatz wird früh im Sitzplan reserviert und auf gesperrt gesetzt. Sonst wird er zwischenzeitlich anders vergeben. Wie Platzbestand und Belegung dauerhaft gepflegt werden, beschreibt der Leitfaden Arbeitsplatzverwaltung.
- Zugriffsrechte werden nach einem festen Rollenmodell vergeben. Die Kopie eines Vorbilds nach dem Muster „Wie bei Frau Berger“ vererbt jede historisch gewachsene Sonderberechtigung weiter.
- Konten werden angelegt, aber erst zum Starttermin aktiviert. Sonst existiert wochenlang ein aktives Konto ohne zugehörige Person.
- Jede Rolle bekommt ihre Punkte: IT, Office, HR, Teamleitung. Eine Sammelverantwortung „das Onboarding-Team“ führt zuverlässig dazu, dass Punkte liegen bleiben.
- Am ersten Tag gehören drei Dinge dazu: funktionierende Technik, ein benannter Pate und ein unterschriebenes Ausgabeprotokoll.
- Die Checkliste gibt es als PDF, zusammen mit dem Offboarding, weil beide dieselben Daten brauchen.
Der Auslöser ist die Unterschrift
Das Muster ist in fast jeder Organisation gleich: Der Starttermin steht im Kalender, zwei Wochen vorher fragt jemand bei der IT nach einem Laptop, und die Antwort lautet, dass das Modell vier Wochen Lieferzeit hat. Am ersten Tag arbeitet die neue Kollegin dann auf einem Leihgerät, hat kein Konto und sitzt an einem Platz, der jemand anderem zugesagt war. Wie ein Gerät vom Wareneingang bis zum ersten Arbeitstag vorbereitet wird, beschreibt der Leitfaden Vom Wareneingang bis zum Rollout.
Die Ursache ist ein falscher Auslöser im Prozess. Der Prozess startet in vielen Häusern mit dem Starttermin, dabei ist die relevante Information viel früher verfügbar: die Vertragsunterschrift. Zwischen Unterschrift und Eintritt liegen typischerweise ein bis drei Monate, und das ist genau der Vorlauf, den die Hardwarebeschaffung braucht.
Die Umstellung kostet nichts: HR meldet die Unterschrift an IT und Office, statt den Starttermin zu melden. Die Meldung enthält vier Angaben: Name, Rolle, Starttermin, Team. Alles Weitere ergibt sich daraus.
Was wann bestellt sein muss
Die Vorlaufzeiten sind Erfahrungswerte und schwanken mit der Marktlage. Als Planungsgrundlage haben sie sich bewährt:
| Aufgabe | Vorlauf | Verantwortlich | Woran es hängt |
|---|---|---|---|
| Hardware bestellen | 6 Wochen | IT | Lieferzeit 2 bis 6 Wochen, bei Sondermodellen mehr |
| Arbeitsplatz reservieren | 6 Wochen | Office | Status im Sitzplan auf gesperrt setzen |
| Möbel prüfen und ergänzen | 4 Wochen | Office | Stuhl, höhenverstellbarer Tisch |
| Software- und Lizenzbedarf klären | 3 Wochen | IT | Freigabe durch den Fachbereich, freie Lizenzplätze prüfen |
| Konten anlegen | 2 Wochen | IT | Verzeichnis, E-Mail, Fachanwendungen |
| Zugriffsrechte vergeben | 2 Wochen | IT + Fachbereich | Festes Rollenmodell |
| Telefonnummer einrichten | 2 Wochen | IT | Durchwahl, Weiterleitung |
| Schlüssel, Ausweis, Zutritt | 1 Woche | Office + HR | Schließanlage, Spind |
| Pate benennen | 1 Woche | Teamleitung | eine namentlich benannte Person |
| Geräte inventarisieren | 3 Tage | IT | Nummer, Etikett, Datensatz in der IT-Inventarverwaltung |
| Arbeitsplatz herrichten und testen | 1 Tag | IT + Office | Anmeldung mit dem neuen Konto testen |
Wenn der Arbeitsplatz nicht früh im Sitzplan reserviert wird, ist er beim Eintritt anderweitig vergeben, meist an jemanden, der umgezogen ist und den freien Platz genommen hat. Deshalb gehört der Status auf „gesperrt“ mit Grund und Enddatum, sobald der Vertrag unterschrieben ist. Die Statuslogik dazu steht unter Sitzplan fürs Büro erstellen.
Zugriffsrechte nach Rollenmodell vergeben
Der bequemste und schlechteste Weg, Berechtigungen zu vergeben, ist der Satz „genau wie bei Frau Berger“. Er erzeugt zwei Probleme auf einmal.
Erstens vererbt er jede historisch gewachsene Sonderberechtigung weiter. Frau Berger hat vor drei Jahren einmal ein Projekt vertreten und dabei Zugriff auf ein Laufwerk bekommen, der nie entzogen wurde. Nach fünf Onboardings nach diesem Muster haben fünf Personen Zugriff auf ein Laufwerk, das keine von ihnen braucht.
Zweitens ist er nicht dokumentierbar. Auf die Frage, warum jemand Zugriff auf ein System hat, lautet die Antwort „historisch“. Das ist bei einer Prüfung keine Antwort.
Die Alternative ist ein Rollenmodell: Für jede Funktion ist definiert, welche Systeme und welche Berechtigungsstufen dazugehören. Der Aufwand für den Aufbau ist einmalig und liegt bei ein bis zwei Tagen für ein mittleres Haus; danach ist jede Rechtevergabe eine Zuordnung statt einer Entscheidung.
Zwei Ergänzungen, die sich bewähren: Rechte, die über die Rolle hinausgehen, bekommen ein Ablaufdatum: Projektzugriffe enden mit dem Projekt. Und Konten werden angelegt, aber erst zum Starttermin aktiviert; sonst existiert wochenlang ein aktives Konto ohne zugehörige Person, was bei jeder Sicherheitsprüfung auffällt.
Der erste Tag
Drei Dinge entscheiden darüber, wie der erste Tag erlebt wird, und keines davon ist die Begrüßungsmappe.
- Die Technik funktioniert. Anmeldung, E-Mail, Netzwerk, Drucker und Telefon laufen. Das setzt voraus, dass sich jemand am Vortag mit dem Konto angemeldet hat. Die Prüfung, ob das Konto angelegt ist, reicht dafür nicht aus.
- Es gibt eine benannte Person. „Das Team“ genügt nicht: Gefragt ist ein Name, der weiß, dass er heute Ansprechpartner ist. Wer am ersten Tag nicht weiß, wen er fragen darf, fragt eine Woche lang niemanden.
- Das Ausgabeprotokoll wird unterschrieben, zusammen mit der Übergabe der Geräte. Auf später verschoben passiert das so gut wie nie, und dann fehlt beim Offboarding der Beleg.
Dazu kommen zwei Pflichten, die gern in die zweite Woche rutschen und dort liegen bleiben: die Unterweisung zu Arbeitsschutz und Datenschutz nach § 12 ArbSchG, die vor Aufnahme der Tätigkeit zu erfolgen hat, und der Hinweis auf das Angebot der arbeitsmedizinischen Vorsorge. Beides ist in zwanzig Minuten erledigt und muss dokumentiert sein. Die Anforderungen stehen unter Bildschirmarbeitsplatz: Vorschriften.
Und ein Punkt, der nichts kostet: Der Arbeitsplatz sollte am ersten Tag eingerichtet aussehen. Gemeint ist ein Tisch mit Laptop, Monitor, Tastatur, Maus und einem Stuhl in vernünftiger Höhe. Ein Karton mit dem Hinweis, dass die IT später vorbeikommt, erfüllt das nicht.
Vier Muster, die sich wiederholen
- Der Starttermin ist der Auslöser. Damit ist der Vorlauf für die Hardwarebeschaffung strukturell verloren, bevor jemand etwas falsch gemacht hat.
- Der reservierte Platz wird zwischendurch vergeben. Weil er im Sitzplan als frei geführt wird und jemand umzieht.
- Das Konto ist angelegt, aber nie getestet. Am ersten Tag stellt sich heraus, dass die Anmeldung an einer Fachanwendung nicht funktioniert, und der zuständige Kollege ist im Urlaub.
- Das Ausgabeprotokoll soll nachgereicht werden. In der Praxis passiert das so gut wie nie. Beim Austritt fehlt dann der Beleg darüber, was übergeben wurde.
Alle vier Muster haben dieselbe Ursache. Platz, Person und Gerät stehen in getrennten Listen, und keine davon kennt den Stand der anderen. Wer sie zusammenführen will, findet in WerSitztWo? als App für die Arbeitsplatzverwaltung Plätze, Menschen und Geräte an einem Grundriss.
Die Checkliste
Onboarding und Offboarding stehen in einem PDF, weil sie dieselben Daten brauchen und dieselben Rollen betreffen. Wer das eine sauber führt, hat das andere fast geschenkt.
Zwei Listen mit Vorlaufzeit und Zuständigkeit je Punkt, dazu drei Sonderfälle. Zwei Seiten A4.
Häufige Fragen
Wann sollte das Onboarding vorbereitet werden?
Vorbereitet werden sollte ab der Vertragsunterschrift, deutlich vor dem Starttermin. Die längste Vorlaufzeit hat die Hardwarebeschaffung mit zwei bis sechs Wochen Lieferzeit. Zwischen Unterschrift und Eintritt liegen typischerweise ein bis drei Monate: genau der Vorlauf, der gebraucht wird.
Wer ist für die Vorbereitung des Arbeitsplatzes zuständig?
Vier Rollen mit klar getrennten Punkten: IT für Hardware, Konten und Zugriffsrechte, Office für Arbeitsplatz, Möbel und Schlüssel, HR für Meldung und Unterweisung, die Teamleitung für Paten und Einarbeitungsplan. Eine Sammelverantwortung führt zuverlässig dazu, dass Punkte liegen bleiben.
Wie sollten Zugriffsrechte beim Onboarding vergeben werden?
Nach einem festen Rollenmodell, das für jede Funktion die passenden Systeme und Berechtigungsstufen festlegt. Die Kopie der Berechtigung einer anderen Person vererbt jede historisch gewachsene Sonderberechtigung weiter und lässt sich bei einer Prüfung nicht begründen. Rechte über die Rolle hinaus bekommen ein Ablaufdatum.
Was gehört an den ersten Arbeitstag?
Es braucht funktionierende Technik, die am Vortag mit einer Anmeldung getestet wurde, eine benannte Ansprechperson im Team und ein unterschriebenes Ausgabeprotokoll für die Geräte. Dazu die Unterweisung zu Arbeitsschutz und Datenschutz, die nach § 12 ArbSchG vor Aufnahme der Tätigkeit erfolgen muss.
Quellen und Regelwerke
- § 5 ArbSchG, Beurteilung der Arbeitsbedingungen
- Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), insbesondere Anhang Nummer 6 „Maßnahmen zur Gestaltung von Bildschirmarbeitsplätzen“
- Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV), Anhang Teil 4 Absatz 2
- BSI IT-Grundschutz, Baustein ORP.4 „Identitäts- und Berechtigungsmanagement“