Arbeitsplatzverwaltung: Aufgaben, Daten, Werkzeuge

Die sechs Aufgaben der Arbeitsplatzverwaltung

Arbeitsplatzverwaltung ist die laufende Führung aller Arbeitsplätze einer Organisation mit ihrer Belegung, ihrer Ausstattung und den Zuständigkeiten dafür. Viele Anbieter verwenden den Begriff für die Buchung einzelner Tage. Diese Buchung ist eine von sechs Aufgaben, und sie betrifft nur geteilte Plätze.

Vom Flächenmanagement unterscheidet sich die Arbeitsplatzverwaltung durch die Ebene. Das Flächenmanagement führt Gebäude, Flächen, Mietverträge und Flächenkosten. Die Arbeitsplatzverwaltung beginnt beim einzelnen Platz und endet bei der Person, die dort arbeitet.

Die Zuständigkeit ist die Aufgabe, die am häufigsten fehlt. Jeder Datenbereich braucht genau eine Rolle, die ihn pflegt. Das Office-Management pflegt Plätze und Belegung, die IT pflegt die Geräte, und HR pflegt die Personen mit ihren Ein- und Austrittsterminen. Den gemeinsamen Schlüssel bildet die Arbeitsplatznummer, deren Aufbau Raum- und Arbeitsplatznummerierung beschreibt.

Vom Standort bis zum Platz, mit Person und Ausstattung

Das Datenmodell folgt fünf Ebenen: Standort, Gebäude, Stockwerk, Raum und Arbeitsplatz. Warum keine davon fehlen darf, zeigt Sitzplan fürs Büro erstellen im Abschnitt zum Datenmodell. Für die Arbeitsplatzverwaltung zählt vor allem, was an der untersten Ebene hängt.

Ein Arbeitsplatz hat eine Nummer, einen Raum, eine Platzart und einen Status. Der Status kennt die Werte belegt, frei und gesperrt, wobei eine Sperrung einen Grund und ein Enddatum braucht. Die Platzart legt fest, wie Personen dem Platz zugeordnet werden.

Fest zugeordnet

Eine Person hat einen Platz. Die Zuordnung beginnt mit einem Datum und endet mit einem Umzug oder dem Austritt.

Geteilt im Bereich

Eine Gruppe teilt sich eine feste Zahl von Plätzen in einem Bereich, und die Person wird dem Bereich zugeordnet. Wie viele Plätze der Bereich braucht, ergibt die Desk-Sharing-Quote.

Tageweise gebucht

Die Person bucht einen Platz für einen Tag. Dabei entstehen Buchungsdaten, aus denen sich Anwesenheiten ablesen lassen, und das hat Folgen für die Mitbestimmung.

Das Referenzmodell

Im Referenzmodell steht jede Angabe genau einmal, und alle anderen Stellen verweisen darauf. Die Person verweist auf ihren Platz, der Platz auf seinen Raum und ein Gerät entweder auf den Platz oder auf die Person. Grundriss, Listen und Auswertungen sind dann Ansichten desselben Bestands.

Das Gegenmodell sind getrennte Listen, in denen der Raum in jeder Liste als Text steht. Dann muss jeder Wechsel an mehreren Stellen nachgezogen werden, und die Listen widersprechen sich nach wenigen Monaten. Wie die Geräte am Platz im Inventar geführt werden, beschreibt die IT-Inventarverwaltung.

Werkzeugkategorien im Vergleich

Für die Arbeitsplatzverwaltung kommen fünf Kategorien von Werkzeugen infrage. Die Wahl hängt weniger an der Zahl der Plätze als an der Zahl der Änderungen im Monat und der Zahl der Menschen, die gleichzeitig pflegen. Die Tabelle ordnet die Kategorien den Aufgaben zu.

Die Tabelle ist der richtige Anfang für einen Standort mit bis zu etwa 50 Plätzen und einer pflegenden Person. Sie gerät an ihre Grenze, sobald zwei Personen gleichzeitig pflegen oder jemand wissen will, wo Platz 14 im Gebäude liegt. Das Zeichentool liefert einen guten Aushang und einen schwachen Datenbestand, weil ein Name im Textfeld weder gezählt noch gefiltert werden kann.

CAFM lohnt sich, wenn Instandhaltung, Wartungsverträge und Gebäudetechnik dazugehören, und die Einführung dauert Monate. Leichtgewichtige Fachsoftware verbindet Grundriss, Personen und Ausstattung und lässt die Gebäudetechnik aus. Das Buchungswerkzeug löst die tageweise Vergabe geteilter Plätze, während Bestand, Ausstattung und Umzug außerhalb liegen.

Diese Website gehört zu einer Software für die Arbeitsplatzverwaltung mit Grundriss, Personen und Geräten, die zur vierten Kategorie zählt. Das ist beim Lesen der Tabelle mitzudenken. Wenn eine Tabelle für den eigenen Bestand reicht, ist sie die richtige Wahl.

Kennzahlen für den laufenden Betrieb

Für den Betrieb genügen wenige Kennzahlen, die sich ohne Messung aus dem Bestand ablesen lassen. Auslastung und Belegungsquote beantworten eine andere Frage und brauchen eine Erhebung, wie Belegungsquote berechnen zeigt.

Für den Alltag ist die zweite Zahl die wichtigste. Ein freier Platz ohne Monitor oder Stuhl ist für einen Eintritt am Montag unbrauchbar. Wer die bezugsfertigen Plätze kennt, kann Eintritte direkt aus dem Bestand zusagen.

Mitbestimmung und Datenschutz in Grundzügen

Die Arbeitsplatzverwaltung berührt zwei Rechtsgebiete: die Mitbestimmung nach dem Betriebsverfassungsgesetz und den Schutz personenbezogener Daten. Beide lassen sich mit wenigen Regeln handhaben, wenn sie vor der Einführung geklärt sind.

• § 90 BetrVG. Der Arbeitgeber unterrichtet den Betriebsrat rechtzeitig über die Planung von Räumen und Arbeitsplätzen und berät die Auswirkungen mit ihm. Das gilt für Umbauten, Umzüge und neue Platzkonzepte.
• § 87 Absatz 1 Nummer 1 BetrVG. Regeln zur Nutzung geteilter Plätze betreffen die Ordnung des Betriebs und sind mitbestimmungspflichtig.
• § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG. Technische Einrichtungen, die objektiv geeignet sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen, brauchen die Zustimmung des Betriebsrats. Buchungswerkzeuge und Sensorik fallen regelmäßig darunter. Bei einer reinen Bestandsführung hängt es von den Daten ab, die sie über Beschäftigte speichert und auswertet.
• Datenschutz. Die Zuordnung einer Person zu einem Platz ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten. Wer welchen Detailgrad sieht, wie lange eine Historie bleibt und was mit dem Austritt gelöscht wird, gehört vorab geregelt.

Wie die einzelnen Vorschriften greifen und wann der Betriebsrat einsteigt, beschreibt Mitbestimmung bei Umbau, Umzug und Desk Sharing. Welche Fassung eines Plans welcher Empfängerkreis sehen darf, behandelt Sitzplan und Datenschutz.

120 Plätze an zwei Standorten: Pflegeaufwand je Monat

Angenommen ist eine Organisation mit 120 Arbeitsplätzen. Standort A hat 80 Plätze auf zwei Stockwerken, Standort B hat 40 Plätze auf einem Stockwerk. 108 Beschäftigte haben einen festen Platz, die übrigen 12 Plätze sind frei oder gesperrt.

Im Monat fallen im Mittel ein Eintritt, ein Austritt, drei Umzüge und fünf Wechsel der Ausstattung an, etwa ein getauschter Monitor. Ohne Referenzmodell pflegen HR, IT und Office-Management getrennte Listen, und der Grundriss liegt als Zeichnung vor. Mit Referenzmodell gibt es einen Bestand, auf den alle Ansichten verweisen.

Am stärksten reagiert die Rechnung auf die Umzüge. Verdoppeln sie sich während einer Umstrukturierung auf sechs im Monat, steigt der Aufwand ohne Referenzmodell um 90 Minuten und mit Referenzmodell um 12 Minuten. In der Rechnung fehlen außerdem die Fehler, die bei fünf Stellen je Umzug entstehen und sich später als Gerät am falschen Ort oder als doppelt vergebener Platz zeigen.

Die Minutenwerte sind Annahmen. Wer die Rechnung auf das eigene Haus überträgt, zählt zuerst die Stellen, an denen ein Umzug heute geändert wird. Diese Zahl bestimmt das Ergebnis stärker als jede Minutenschätzung.

Vier Muster, die Pflege kosten

• Die Ausstattung hängt an der Person. Bei einem Umzug wandern Monitor und Dockingstation dann auf dem Papier mit. Am neuen Platz stehen laut Liste zwei Sätze Geräte und am alten keiner.
• Der Austritt gibt den Platz nicht frei. Der Platz bleibt belegt, bis jemand zufällig nachsieht, und neue Beschäftigte bekommen einen Ausweichplatz. Die Kopplung an die Austrittsmeldung beschreibt Offboarding: Hardware und Zugänge zurückholen.
• Jeder Standort vergibt eigene Nummern. Gibt es an zwei Standorten je einen Raum 1.12, ist ohne ein Kürzel für den Standort unklar, welcher gemeint ist.
• Buchungsdaten dienen plötzlich der Anwesenheitskontrolle. Wer aus Buchungen ableitet, wer wie oft im Büro war, verlässt den vereinbarten Zweck und braucht eine neue Grundlage mit dem Betriebsrat.

Alle vier Muster haben denselben Kern. Eine Angabe steht an mehr als einer Stelle, oder sie dient einem Zweck, für den sie nicht erhoben wurde. Beim Eintritt wird der Unterschied zuerst sichtbar, wie Onboarding: Arbeitsplatz vorbereiten an den Vorlaufzeiten zeigt.

Häufige Fragen