Das Wichtigste in Kürze
- Ein Büroumzug ohne Neumöblierung und ohne größeren Ausbau kostet erfahrungsgemäß 500 bis 1.500 Euro je Arbeitsplatz. Mit Mieterausbau und neuen Möbeln liegt der Wert um ein Vielfaches höher.
- Die größten Blöcke sind meist Mieterausbau und Möbel. Transport und Umzugsunternehmen fallen finanziell kaum ins Gewicht. Beide sind in erster Linie Investitionsentscheidungen.
- Vier Posten fehlen in fast jedem ersten Budget: Doppelmiete, Rückbau der alten Fläche, Entsorgung und Beschilderung.
- Der Rückbau ist der gefährlichste davon, weil er im Altvertrag steht und erst auffällt, wenn gekündigt ist. 30 bis 150 Euro je Quadratmeter sind eine realistische Spanne.
- Doppelmiete von ein bis drei Monaten ist der Normalfall, weil Ausbau und Umzug mit dem laufenden Altvertrag überlappen.
- Die interne Ausfallzeit wird selten gerechnet und ist erheblich: 4 bis 12 Stunden je Person für Packen, Auspacken und Einrichten.
- Eine Budgetreserve von 15 Prozent beruht auf Erfahrungswerten aus vergangenen Projekten. Nachträge entstehen vor allem an den Schnittstellen zwischen Gewerken.
- Alle Zahlen hier sind Größenordnungen für Deutschland, Stand August 2026. Sie helfen zu erkennen, ob ein Angebot plausibel ist, und ersetzen kein eigenes Angebot.
Die acht Kostenblöcke im Einzelnen
Der erste Schritt einer Umzugskalkulation besteht darin, die Posten zu trennen, die unmittelbar durch den Umzug entstehen, von denen, die eine Investitionsentscheidung sind. Neue Möbel und ein aufwendiger Mieterausbau sind kein Umzug. Sie werden nur bei Gelegenheit des Umzugs beschafft. Diese Trennung erleichtert jede Budgetdiskussion erheblich, weil sie zeigt, welcher Teil verhandelbar ist.
Umzugskosten im engeren Sinn
- Transport und Umzugsunternehmen: 150 bis 400 € je Arbeitsplatz
- Enthält Packmaterial, Transport, Möbelmontage. Die Spanne hängt vor allem von der Distanz, den Zugangsbedingungen (Aufzug, Ladezone) und davon ab, wie viel die Belegschaft selbst packt.
- IT-Umzug: 200 bis 600 € je Arbeitsplatz
- Abbau, Transport, Aufbau, Netzwerkanbindung, Funktionstest. Wird regelmäßig zu niedrig angesetzt, weil die Leitungskosten und der Aufwand für Tests fehlen. Der Posten sollte getrennt vom Umzugsunternehmen ausgeschrieben werden.
- Rückbau der alten Fläche: 30 bis 150 € je m²
- Was der Altvertrag verlangt: Einbauten entfernen, Kabel zurückbauen, Wände zurücksetzen. Die Spanne ist groß, weil sie vom Umfang der Einbauten abhängt.
- Renovierung / Schönheitsreparaturen: 15 bis 40 € je m²
- Der Posten fällt nur an, soweit die Renovierung wirksam geschuldet ist. Formularmäßige Endrenovierungsklauseln sind nach ständiger BGH-Rechtsprechung häufig unwirksam, siehe Übergabe und Rückbau.
- Externe Projektsteuerung: 5 bis 10 % der Gesamtkosten
- Lohnt sich ab etwa 100 Arbeitsplätzen oder wenn intern niemand die Zeit hat. Der Nutzen liegt weniger in der Planung als in der Koordination der Gewerke.
Investitionen bei Gelegenheit des Umzugs
- Mieterausbau neue Fläche: 300 bis 1.200 € je m²
- Von der reinen Anpassung (Wände, Elektro, Boden) bis zum vollständigen Innenausbau. Der größte Einzelposten und derjenige mit der größten Streuung. Ein Teil davon wird oft vom Vermieter übernommen oder über die Miete umgelegt. Das ist Verhandlungssache und gehört in den Mietvertrag.
- Möbel: 800 bis 3.000 € je Arbeitsplatz
- Nur bei Neubeschaffung. Ein Umzug ist ein guter Anlass, alte Möbel zu ersetzen, und ein schlechter Grund, es zu müssen. Wer den Posten reduzieren will, prüft, welche Möbel mitziehen können. Der Transport kostet nur einen Bruchteil des Neupreises.
- Ausfallzeit: 4 bis 12 Stunden je Person
- Packen, Auspacken, Einrichten, Suchen. Wird selten gerechnet und ist bei 150 Personen und 8 Stunden ein Posten in der Größenordnung von mehreren zehntausend Euro.
Eine durchgerechnete Beispielkalkulation
Ein mittelständisches Unternehmen zieht mit 80 Arbeitsplätzen von 1.000 m² auf 950 m² innerhalb derselben Stadt. Die neue Fläche ist im Rohbauzustand übergeben, die Möbel ziehen größtenteils mit, ergänzt um 20 neue Arbeitsplätze.
Transport mit 280 Euro im mittleren Bereich der Spanne, weil die Distanz kurz ist und die Belegschaft die Schreibtische selbst räumt. IT im oberen Bereich, weil Telefonie und Netzwerk neu aufgebaut werden.
54.400 € für Transport und IT
Der Rückbau betrifft eingebaute Trennwände und die Serverraum-Klimatisierung. Die Renovierung ist im Vertrag als Schönheitsreparatur nach Bedarf vereinbart. Die Prüfung ergab Bedarf für rund die Hälfte der Fläche.
60.000 € + 22.000 € = 82.000 €
Der Vermieter beteiligt sich mit einem Ausbauzuschuss von 150 Euro je Quadratmeter, der in der Miete verrechnet wird. Die Nettobelastung sinkt entsprechend.
456.000 € − 142.500 € Zuschuss + 28.000 € Möbel = 341.500 €
Doppelmiete bei 14 €/m² für 1.000 m²: 28.000 €. Entsorgung von 30 Altarbeitsplätzen und Aktenbeständen: 6.500 €. Beschilderung, Schließanlage, Schlüssel: 9.000 €. Adressänderung inklusive Drucksachen: 3.500 €.
47.000 €, also fast so viel wie Transport und IT zusammen
| Block | Betrag | Anteil |
|---|---|---|
| Transport und IT | 54.400 € | 10 % |
| Rückgabe alte Fläche | 82.000 € | 16 % |
| Neue Fläche und Möbel | 341.500 € | 65 % |
| Vergessene Posten | 47.000 € | 9 % |
| Summe ohne Reserve | 524.900 € | 100 % |
| Reserve 15 % | 78.700 € | |
| Budget | 603.600 € |
Die Rechnung zeigt das Muster, das sich in fast allen Umzugskalkulationen wiederholt: Transport und Umzugsunternehmen machen nur etwa ein Zehntel aus, obwohl über diesen Posten am längsten verhandelt wird. Wer sparen will, verhandelt beim Ausbau und prüft, welche Möbel mitziehen können. Wer beim Umzugsunternehmen fünfzehn Prozent herausholt, spart 1,5 Prozent der Gesamtkosten und riskiert dafür Nachträge.
Die vier Posten, die im ersten Budget fehlen
- Doppelmiete
- Ausbau und Umzug überlappen mit dem laufenden Altvertrag. Ein bis drei Monate sind der Normalfall. Verhandelbar ist das nur im Vorfeld: Manche Vermieter gewähren mietfreie Zeiten für die Ausbauphase. Das gehört in die Vertragsverhandlung.
- Entsorgung
- Altmöbel, Aktenbestände, Elektroschrott. Für 30 nicht mitziehende Arbeitsplätze plus Aktenvernichtung sind mehrere tausend Euro realistisch. Die Fläche muss geräumt übergeben werden. Wer das verzögert, zahlt Nutzungsentschädigung.
- Beschilderung und Schließanlage
- Einzeln kleine Beträge, zusammen ein fünfstelliger Posten: Schließanlage, Schlüssel, Türschilder und Wegeleitsystem.
- Adressänderung
- Neue Drucksachen und Änderungen in Registern, Verträgen und Versicherungen. Jede vergessene Stelle kostet später Post, Fristen oder ein Bußgeld.
Der Rückbau der alten Fläche gehört zu den acht Blöcken oben. Er gerät trotzdem leicht aus dem Blick, weil er im alten Vertrag steht. Konkret wird er meist erst nach der Kündigung, und dann bleibt kein Verhandlungsspielraum mehr.
15 Prozent auf die Gesamtsumme. Das klingt nach viel und ist der Wert, bei dem Projekte in der Regel ohne Nachtragsdiskussion durchlaufen. Die Nachträge entstehen aus zwanzig kleinen Abweichungen an den Schnittstellen zwischen Gewerken, selten aus einem großen Fehler, siehe Büroumzug planen.
Wo sich sparen lohnt und wo nicht
Aus der Kostenstruktur folgt eine Rangfolge, die der Intuition widerspricht:
- Beim Ausbau verhandeln. Der Ausbau ist der größte Block und der mit dem größten Verhandlungsspielraum, vor allem gegenüber dem Vermieter, der Zuschüsse gewährt oder Ausbauten selbst übernimmt, wenn die Laufzeit stimmt.
- Prüfen, welche Möbel mitziehen. Transport und Aufarbeitung kosten einen Bruchteil des Neupreises. Der Reflex, bei dieser Gelegenheit alles zu erneuern, ist teuer und selten begründet.
- Die Fläche richtig dimensionieren. Jeder überflüssige Quadratmeter kostet über die Vertragslaufzeit ein Vielfaches der Umzugskosten. Bei zehn Jahren Laufzeit und 14 €/m² sind 100 m² zu viel rund 170.000 Euro. Die Grundlage dafür liefert eine ordentliche Auslastungsmessung vor der Objektsuche.
- Nicht am Funktionstest sparen. Ein Montag ohne Netzwerk kostet mehr als jede eingesparte Position. Bei 80 Personen und einem halben Tag Ausfall liegt der Schaden im mittleren fünfstelligen Bereich.
Der wirtschaftlich größte Hebel liegt in der Flächenentscheidung davor, weit vor dem eigentlichen Umzugsprojekt. Wer die Zahl der benötigten Arbeitsplätze auf einer belastbaren Messung statt auf der Kopfzahl aufbaut, spart über die Vertragslaufzeit mehr als jede Verhandlung über Transportkosten. Die Rechnung dazu steht unter Hybrides Arbeiten: Büro richtig dimensionieren.
Häufige Fragen
Was kostet ein Büroumzug pro Arbeitsplatz?
Ohne Neumöblierung und ohne größeren Mieterausbau erfahrungsgemäß 500 bis 1.500 Euro je Arbeitsplatz für Transport, IT, Rückbau und Nebenkosten. Mit Ausbau und neuen Möbeln liegt der Wert bei mehreren tausend Euro, dann handelt es sich aber überwiegend um Investitionen und nicht um Umzugskosten. Die laufenden Kosten danach stehen unter IT-Kosten je Arbeitsplatz, die Kosten für die Verwaltungssoftware selbst in der Tarifübersicht.
Welche Kosten werden beim Büroumzug am häufigsten vergessen?
Vier Posten fehlen am häufigsten: die Doppelmiete während Ausbau und Umzug, die Entsorgung von Altmöbeln und Akten, Beschilderung mit Schließanlage und die Adressänderung in Verträgen und Registern. Zusammen erreichen sie leicht die Größenordnung der reinen Transportkosten.
Wie hoch sollte die Budgetreserve für einen Büroumzug sein?
15 Prozent auf die Gesamtsumme haben sich bewährt. Nachträge entstehen aus vielen kleinen Abweichungen an den Schnittstellen zwischen Gewerken, selten aus einem großen Fehler, typischerweise zwischen Ausbau, IT und Möbellieferung.
Übernimmt der Vermieter den Mieterausbau?
Häufig teilweise. Üblich sind Ausbauzuschüsse je Quadratmeter oder ein vom Vermieter erstellter Ausbau gegen einen Mietaufschlag. Beides ist Verhandlungssache und hängt stark von der Vertragslaufzeit ab, bei zehn Jahren ist deutlich mehr möglich als bei fünf.
Lohnt sich eine externe Umzugsprojektsteuerung?
Ab etwa 100 Arbeitsplätzen oder wenn intern niemand die Zeit hat, in der Regel ja. Der Nutzen liegt weniger in der Planung als in der laufenden Koordination der Gewerke, also genau dort, wo die Nachträge entstehen. Die Kosten liegen bei 5 bis 10 Prozent der Gesamtsumme.
Quellen und Bezugsgrößen
- § 535 BGB, Inhalt und Hauptpflichten des Mietvertrags
- § 548 BGB, Verjährung der Ersatzansprüche und des Wegnahmerechts
- gif e.V., Flächendefinitionen (MF-GIF 2023), Bezugsgröße für Miet- und Ausbaukosten