Das Wichtigste in Kürze
- Eine IT-Inventur beantwortet eine Frage: Stimmt der erfasste Bestand mit dem tatsächlichen überein?
- Der Rundgang läuft raumweise. Wer stattdessen der Liste folgt, geht dreimal durch dasselbe Stockwerk.
- Vier Ergebnisse genügen, und sie schließen einander aus: am erwarteten Ort bestätigt, anderswo gefunden, nirgends gefunden, noch offen.
- „Noch offen“ ist kein Fehler. Es bedeutet, dass niemand nachgesehen hat, und ist damit etwas anderes als „nicht gefunden“.
- Eine Abweichung wird sofort richtiggestellt. Eine Inventur, die nur aufschreibt, muss zweimal gemacht werden.
- Der Ausgabeort im Protokoll bleibt unverändert, wenn ein Gerät später woanders auftaucht. Beides sind verschiedene Angaben mit verschiedenen Daten.
- Der Rhythmus richtet sich nach der Wechselrate. Einmal jährlich ist der übliche Takt, nach einem Umzug immer.
- Das Ergebnis eines abgeschlossenen Laufs bleibt mit seinem damaligen Umfang lesbar. Sonst ist es als Nachweis wertlos.
Wann eine IT-Inventur fällig ist
Für die handelsrechtliche Inventur gilt § 240 HGB, und sie betrifft das Anlagevermögen. Die IT-Inventur im hier gemeinten Sinn hat einen betrieblichen Anlass, und der ist häufiger als der bilanzielle.
- Turnus. Einmal im Jahr, üblicherweise im ruhigen Quartal.
- Nach einem Umzug. Der Umzug ist der Vorgang, der die meisten Ortsangaben ungültig macht.
- Nach einem Personalwechsel in der IT. Wissen über nicht erfasste Geräte geht mit der Person.
- Vor einer Zertifizierung oder Prüfung. Dort wird nach Nachweisen gefragt, und ein alter Lauf zählt wenig. Was ein Auditor am Inventar prüft, beschreibt der Leitfaden ISO 27001: das Inventar der Werte.
Der stille Anlass ist ein vierter: Wenn niemand mehr weiß, ob die Liste stimmt, ist sie keine Grundlage mehr für Entscheidungen. Ab diesem Punkt wird bei jeder Frage neu gesucht, und die Liste verliert ihren Zweck.
Was vor dem Rundgang geklärt sein muss
- Umfang festlegen. Ein Standort, ein Gebäude, ein Stockwerk oder der gesamte Bestand. Der Umfang gehört in den Lauf und bleibt dort dokumentiert.
- Erwartungsliste erzeugen. Welche Geräte sollten wo stehen? Diese Liste ist das Ergebnis der bisherigen Pflege des Bestands und zugleich ihre Prüfung.
- Etiketten prüfen. Geräte ohne lesbares Etikett kosten im Rundgang die meiste Zeit. Fehlende Etiketten werden vorher nachgedruckt. Wie Geräte- und Raumetiketten für den Rundgang aufgebaut sind, beschreibt der Leitfaden QR-Etiketten und Inventarnummern.
- Zuständigkeit klären. Wer geht, wer entscheidet bei Abweichungen, wer schließt den Lauf ab.
Eine Person liest die Nummern, die zweite quittiert. Bei sechshundert Geräten spart das erfahrungsgemäß einen halben Tag, und die Quote der Tippfehler sinkt deutlich.
Der Rundgang, Raum für Raum
Der Rundgang folgt dem Haus und nicht der Tabelle. In jedem Raum steht die Liste der dort erwarteten Geräte, und jedes gefundene wird angetippt.
Drei Fälle treten auf, und für jeden gibt es genau eine Handlung.
| Fall | Handlung | Was danach im Datensatz steht |
|---|---|---|
| Gerät steht, wo es soll | bestätigen | Der Ort gilt als bestätigt, mit dem heutigen Datum. |
| Gerät steht woanders | neuen Raum angeben | Der Ort wird richtiggestellt. Der Ausgabeort im Protokoll bleibt. |
| Gerät ist nirgends auffindbar | als nicht gefunden vermerken | Das Gerät steht in der Differenzliste. |
| Unerwartetes Gerät gefunden | erfassen und zuordnen | Der Ort wird gesetzt, das Gerät verlässt die offene Gruppe. |
Ein Scanner beschleunigt den Rundgang deutlich, weil er den Abgleich über die Inventarnummer übernimmt. Die Kamera eines Telefons genügt dafür.
Vier Zahlen, die sich nicht überschneiden
Am Ende steht eine Abschlusszahl je Gruppe. Diese vier Zahlen müssen sich zur erwarteten Menge addieren, sonst zählt eine Gruppe doppelt.
Beispiel aus der Abbildung: 52 + 23 + 9 + 16 = 100. Der häufigste Rechenfehler entsteht, wenn „bestätigt“ als erwartet minus fehlend gerechnet wird. Dann stehen die anderswo gefundenen Geräte in zwei Gruppen.
52 + 23 + 9 + 16 = 100
Aus den vier Gruppen folgen drei verschiedene Arbeitspakete. Die anderswo gefundenen Geräte sind bereits erledigt, ihr Ort steht richtig. Die nirgends gefundenen brauchen eine Nachfrage und am Ende eine Entscheidung. Die offenen brauchen einen zweiten Durchgang. Geräte im mobilen Einsatz stehen in keinem Raum. Wie sie trotzdem bestätigt werden, beschreibt der Leitfaden Hardware im mobilen Arbeiten.
Das Ergebnis eines abgeschlossenen Laufs bleibt als Momentaufnahme erhalten, mit seinem damaligen Umfang. Ein Nachweis, der sich nachträglich ändert, ist kein Nachweis. Die vier Gruppen und die Probe darauf sind in einer Inventur mit vier Zählgruppen so umgesetzt, dass ein abgeschlossener Lauf unveränderlich bleibt.
Häufige Fragen
Wie oft muss eine IT-Inventur stattfinden?
Handelsrechtlich gilt für das Anlagevermögen der jährliche Turnus nach § 240 HGB, mit Erleichterungen nach § 241 HGB. Betrieblich richtet sich der Takt nach der Wechselrate: einmal jährlich als Regel, nach jedem Umzug zusätzlich.
Was ist der Unterschied zwischen „nicht gefunden“ und „noch offen“?
„Nicht gefunden“ heißt, jemand hat gesucht und nichts gefunden. „Noch offen“ heißt, niemand hat nachgesehen. Die erste Gruppe braucht eine Entscheidung, die zweite einen zweiten Durchgang. Wer beides zusammenzählt, macht aus ungeprüften Geräten vermisste.
Muss ich für eine Inventur einen Grundriss haben?
Es geht auch ohne, und dann läuft die Inventur nach Liste. Mit gezeichneten Räumen läuft sie raumweise, und das ist der Unterschied zwischen einem und drei Durchgängen durch dasselbe Stockwerk. Wie ein solcher Plan entsteht, steht unter Sitzplan fürs Büro erstellen.
Was passiert mit Geräten, die dauerhaft verschwunden bleiben?
Sie werden nach einer festgelegten Frist ausgesondert, mit Grund „Verlust“ und einem Vermerk zum Suchverlauf. Die Buchhaltung braucht diesen Beleg für die Abschreibung, und die Versicherung fragt nach der Seriennummer.
Was ist der erste Lauf bei einem Bestand aus Excel?
Er ist eine Erstinventur und keine Prüfung. Zuerst wird die Datei übernommen, wie es Von Excel zum räumlichen IT-Inventar beschreibt, danach bestätigt der Rundgang den Ort. Wer beides in einem Schritt versucht, erfasst und prüft gleichzeitig und hat am Ende keinen Nachweis.
Zählt eine Inventur auch Mengenartikel wie Kabel?
Anders. Bei Mengenartikeln wird gezählt und der Bestand fortgeschrieben, statt einzelne Geräte zu bestätigen. Deshalb gehören sie in eine eigene Erfassungsart und nicht in dieselbe Differenzliste.
Quellen und Regelwerke
Dieser Text gibt den Stand vom August 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind der jeweilige Gesetzes- und Regeltext sowie die Umstände des Einzelfalls.