Mitbestimmung bei Umbau, Umzug und Desk Sharing

Die fünf einschlägigen Vorschriften

Bei Büro-, Umbau- und Arbeitsmodellprojekten kommen fünf Vorschriften des Betriebsverfassungsgesetzes in Betracht. Sie unterscheiden sich darin, wie weit die Beteiligung geht – und diese Unterscheidung entscheidet über den Zeitbedarf.

Der praktische Unterschied zwischen Zeile eins und den übrigen ist erheblich. Bei § 90 muss der Arbeitgeber informieren und beraten – er kann danach entscheiden. Bei den übrigen Zeilen geht ohne Einigung nichts; im Streit entscheidet die Einigungsstelle, und das dauert Monate.

§ 87 Absatz 1 Nummer 1: Ordnungsverhalten

Diese Vorschrift wird in Büroprojekten am häufigsten übersehen, obwohl sie am häufigsten greift. Sie gibt dem Betriebsrat ein echtes Mitbestimmungsrecht bei „Fragen der Ordnung des Betriebs und des Verhaltens der Arbeitnehmer im Betrieb“.

Die entscheidende Abgrenzung ist die zwischen Ordnungsverhalten und Arbeitsverhalten:

Ordnungsverhalten – mitbestimmungspflichtig

Regeln, die das Zusammenleben im Betrieb betreffen, ohne unmittelbar die Arbeitsleistung zu steuern. Beispiele aus dem Bürokontext: eine Clean-Desk-Regel, Regeln zur Nutzung geteilter Arbeitsplätze, eine Ordnung für Besprechungsräume, Vorgaben zu Essen am Platz.

Arbeitsverhalten – nicht mitbestimmungspflichtig

Weisungen, wie die geschuldete Arbeit auszuführen ist. Die Anweisung, einen bestimmten Vorgang zuerst zu bearbeiten, ist Arbeitsverhalten. Die Anweisung, den Schreibtisch abends leer zu räumen, ist es nicht.

Die Grenze ist im Einzelfall nicht immer eindeutig, und die Rechtsprechung legt den Begriff des Ordnungsverhaltens eher weit aus. Für die Praxis folgt daraus eine einfache Regel: Wenn eine Regel aufgeschrieben und für alle verbindlich gemacht wird, gehört der Betriebsrat dazu. Das kostet zwei bis vier Wochen und erspart die Diskussion darüber, ob die Regel überhaupt wirksam ist.

§ 87 Absatz 1 Nummer 6: technische Überwachung

Diese Vorschrift greift bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Der Begriff „bestimmt“ wird von der Rechtsprechung weit ausgelegt: Es genügt, dass die Einrichtung objektiv geeignet ist. Auf die Absicht des Arbeitgebers kommt es nicht an.

Im Bürokontext fallen darunter:

• Buchungssysteme für Arbeitsplätze. Sie erzeugen Daten darüber, wer wann wo war – daraus lässt sich Anwesenheit rekonstruieren, unabhängig davon, ob das gewollt ist.
• Belegungssensorik. Auch wenn Sensoren technisch keine Person erkennen: In Verbindung mit dem Sitzplan ist der Bezug herstellbar.
• Zutritts- und Badge-Systeme, sobald sie für Auslastungsauswertungen genutzt werden. Die Zweckänderung ist hier der kritische Punkt.
• WLAN-Auswertungen zur Belegungsmessung.
• Check-in-Systeme für Besprechungsräume, etwa Tablets an der Tür.

Nicht darunter fällt eine manuelle Stichprobenzählung, die nur Summen je Etage erfasst – sie ist keine technische Einrichtung. Das ist einer der Gründe, warum die manuelle Messung für eine erste Auslastungserhebung praktikabler ist, als sie klingt; die Methoden im Vergleich stehen unter Büroauslastung messen.

Was in die Vereinbarung gehört

Bei technischen Systemen hat sich ein Satz von Punkten bewährt, der die Zustimmung wahrscheinlich macht, ohne den Nutzen zu zerstören: eine klare Zweckbindung (wofür die Daten verwendet werden dürfen), eine Aggregationsstufe (keine Auswertung unterhalb von Gruppen einer Mindestgröße), Löschfristen, ein ausdrückliches Auswertungsverbot auf Personenebene und ein Einsichtsrecht des Betriebsrats in die tatsächlichen Auswertungen.

Was in eine Betriebsvereinbarung zu Desk Sharing gehört

Acht Punkte, die sich in solchen Vereinbarungen bewährt haben. Die Reihenfolge ist bewusst so gewählt, dass die strittigen Punkte nicht am Anfang stehen. Wer den ausformulierten Wortlaut sucht: Unter Betriebsvereinbarung Desk Sharing stehen zwölf Paragrafen als Mustertext, jeweils mit Kommentar und Rechtsgrundlage.

1. Geltungsbereich und Zweck. Welche Bereiche, welche Flächen, ab wann – und warum. Der Zweck gehört benannt, weil jede spätere Auslegung darauf zurückgreift.
2. Quote je Bereich mit dem Rechenweg, nicht nur mit dem Ergebnis. Eine nachvollziehbare Herleitung nimmt der Zahl den Charakter einer Setzung.
3. Homezones und Zuordnung. Welches Team hat welche Fläche, wie viele Plätze, und was passiert bei Überbelegung.
4. Ausstattung und Stauraum. Ein abschließbarer Spind je Person, einheitliche Peripherie, Regelungen für persönliche Hilfsmittel.
5. Buchungssystem, falls vorhanden: Zweckbindung, welche Daten, wie lange, wer sieht was, Auswertungsverbot auf Personenebene.
6. Spielregeln – Clean Desk, Umgang mit Nichterscheinen, Reservierungszeiten. Das ist der Teil, der unter § 87 Absatz 1 Nummer 1 fällt.
7. Ausnahmen. Gesundheitliche Erfordernisse, Schwerbehinderung, Hilfsmittelbedarf, Funktionen mit gebundenem Arbeitsplatz. Ohne benannte Ausnahmen wird jeder Einzelfall zum Konflikt.
8. Überprüfung und Laufzeit. Ein fester Termin nach sechs Monaten, an dem die Quote anhand echter Daten überprüft wird, und eine Kündigungsregelung.

Der achte Punkt ist der, der Zustimmung am wahrscheinlichsten macht. Eine Vereinbarung mit eingebauter Überprüfung ist leichter zu unterschreiben als eine, die dauerhaft gelten soll – weil beide Seiten wissen, dass die erste Quote auf einer Annahme beruht. Das Vorgehen beim Nachjustieren steht unter Desk-Sharing-Quote berechnen.

Wann der Betriebsrat wo einsteigt

Die häufigste Ursache für gestoppte Projekte ist nicht Ablehnung, sondern zu späte Beteiligung. Ein Zeitplan, der funktioniert:

Ein Punkt, der selten ausgesprochen wird: Die frühe Beteiligung ist nicht nur rechtlich geboten, sie ist auch inhaltlich nützlich. Der Betriebsrat kennt die Bereiche, in denen ein Konzept scheitern wird, oft besser als die Planung – weil er die Beschwerden bekommt. Diese Information vorher zu haben ist mehr wert als die Zeit, die die Beteiligung kostet.

Häufige Fragen