Das Kapitel in Kürze
- Der Bereich Lizenzen führt Softwarelizenzen mit Plätzen, Laufzeit, Kosten und Zuweisung.
- Ein Lizenzplatz geht an eine Person, an ein Gerät oder an beides. Dadurch ist am Arbeitsplatz auf dem Grundriss sichtbar, was dort lizenziert ist.
- Überbuchte Lizenzen erscheinen als Zahl in der Übersicht. Zu wenige Plätze sind ein kaufmännisches Risiko.
- Rückholbare Plätze nennen den Betrag je Jahr. Ein Platz bei einer ausgeschiedenen Person ist bares Geld.
- Das Ablaufdatum einer Lizenz läuft in dieselbe Fristenliste wie Garantien und Verträge.
Die Lizenzliste
Die Liste zeigt Bezeichnung, Hersteller, Lizenzart, Plätze, belegte Plätze, Gültigkeit, Kosten und die Jahreskosten. Die Jahreskosten rechnet die App aus Betrag und Abrechnungszyklus. Es gibt genau eine Umrechnung dafür, deshalb stimmen Liste, Übersicht und Bericht überein.
Vorbereitete Ansichten
- Überbucht zeigt jede Lizenz, bei der mehr Plätze vergeben sind als gekauft.
- Rückholbar zeigt Plätze bei ausgeschiedenen Personen oder bei ausgesonderten Geräten, mit dem Betrag je Jahr.
Die Felder einer Lizenz
| Feld | Beispiel | Wozu |
|---|---|---|
| Bezeichnung | Microsoft 365 Business Standard | Anzeige |
| Hersteller | Microsoft | Verwaltete Liste, gemeinsam mit den Geräten |
| Lizenzart | Abonnement, Dauerlizenz, Volumenlizenz, Open Source, Miete | Unterscheidet laufende von einmaligen Kosten |
| Plätze | 25 | Grundlage für die Überbuchung |
| Gültig bis | 2027-03-31 | Erzeugt die Frist „Lizenz läuft ab“ |
| Kosten und Währung | 12,60 EUR | Grundlage der Jahreskosten |
| Abrechnung | monatlich, quartalsweise, jährlich, einmalig | Umrechnung auf das Jahr |
| Lieferant | Systemhaus | Verwaltete Liste |
| Lizenzschlüssel | Zeichenkette | Nachweis beim Hersteller |
Plätze zuweisen
- Die Lizenz in der Liste anklicken. Das Detail zeigt die vergebenen Plätze.
- Über „Platz zuweisen“ eine Person, ein Gerät oder beides wählen.
- Die Zahl der freien Plätze rechnet die App mit.
- Scheidet eine Person aus, erscheint ihr Platz unter „Rückholbar“.
Manche Lizenzen hängen an der Person, andere am Gerät. Wer beides zulässt, kann beide Fälle abbilden. Zusätzlich ist damit am Arbeitsplatz sichtbar, welche Software dort lizenziert ist.
Was die Lizenzverwaltung hier leistet
Dieser Bereich verwaltet gekaufte Plätze, Laufzeiten und Kosten. Er misst keine tatsächliche Nutzung und verhandelt keine Verträge. Für die Frage, ob eine gekaufte Lizenz auch benutzt wird, braucht es Daten aus dem Herstellerportal.
Nicht genehmigte Software ist ein eigener Ausschnitt bei den Geräten. Er stammt aus der Softwareliste am Gerät und aus der Freigabeliste in den Einstellungen.