Das Wichtigste in Kürze
- Vier Methoden stehen zur Wahl: manuelle Stichprobenzählung, Auswertung von Zutritts- und Badge-Daten, WLAN-Auswertung und Sensorik am Platz. Sie unterscheiden sich um den Faktor 100 in den Kosten und um genauso viel in der rechtlichen Hürde.
- Für die erste belastbare Aussage reicht in fast allen Fällen die manuelle Zählung. Sie kostet nichts außer Zeit, braucht keine Freigabe und liefert nach vier Wochen eine Zahl, mit der sich arbeiten lässt.
- Badge-Daten sagen, wer im Gebäude war. Sie sagen nicht, ob ein Arbeitsplatz genutzt wurde. Für Flächenfragen ist das zu grob, für die Mitbestimmung reicht es allemal.
- WLAN zählt Geräte und nicht Menschen. Ein Faktor von etwa 1,5 bis 2 Geräten je Person ist üblich und schwankt zwischen Abteilungen so stark, dass er nicht pauschal herausgerechnet werden kann.
- Sensorik ist die einzige Methode, die einzelne Arbeitsplätze minutengenau erfasst. Sie ist auch die einzige, bei der die Mitbestimmung nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG praktisch immer greift.
- Der Erhebungszeitraum entscheidet über die Aussagekraft mehr als die Methode. Vier Wochen sind das Minimum, acht sind besser, und Schulferien gehören ausgeschlossen oder getrennt ausgewiesen.
- Drei Wochen im November beweisen nichts, weil der November in der Jahresverteilung zufällig im Hoch liegt. Wer dort misst, plant die Fläche für den vollsten Monat.
- Vor jeder Methodenwahl muss feststehen, wofür die Zahl gebraucht wird. Für eine Kündigungsfrist reicht eine Größenordnung. Für die Einführung von Desk Sharing braucht es Tagesverteilungen.
Erst die Frage, dann die Methode
Die Methodenwahl wird meist zu früh diskutiert. Sinnvoll wird sie erst, wenn feststeht, welche Entscheidung mit der Zahl getroffen werden soll, denn davon hängt ab, wie genau sie sein muss.
| Entscheidung | Nötige Genauigkeit | Passende Methode |
|---|---|---|
| Fläche kündigen oder verlängern | Größenordnung, ±10 % | manuelle Zählung |
| Desk-Sharing-Quote festlegen | Tagesverteilung über Wochen | manuelle Zählung oder Badge-Daten |
| Einzelne Etage umbauen | Auslastung je Zone | manuelle Zählung, zonenweise |
| Reinigungsintervalle anpassen | Nutzung je Raum | Sensorik oder Badge je Zone |
| Arbeitsplätze abbauen | belastbar je Platz | nur Sensorik |
Der Fehler, der Geld kostet, ist die Überdimensionierung. Ein Sensorprojekt für zweihundert Plätze bindet Budget, IT und Betriebsrat für Monate. Am Ende beantwortet es eine Frage, die vier Wochen Strichliste auch beantwortet hätten.
Die vier Methoden im Einzelnen
Manuelle Stichprobenzählung
Eine Person geht dreimal am Tag durch die Etage und notiert, wie viele Plätze besetzt sind. Das klingt archaisch und ist für die meisten Fragen die richtige Antwort. Für zweihundert Plätze dauert ein Durchgang etwa zehn Minuten. Das ergibt dreißig Minuten am Tag und über vier Wochen rund zehn Stunden für eine belastbare Aussage.
Die Schwäche liegt in der Definitionsfrage, was als „besetzt“ gilt. Ohne vorher abgestimmte Regel zählt jede Person anders, und die Werte sind untereinander nicht vergleichbar. Die Regeln stehen auf dem Zählbogen.
Die Stärke ist, dass sie nebenbei Beobachtungen liefert, die keine Sensorik erzeugt: dass eine Zone gemieden wird, dass in einem Raum die Jalousie immer unten ist, dass drei Leute regelmäßig im Besprechungsraum arbeiten, weil es im Großraum zu laut ist. Diese Beobachtungen erklären die Zahlen. Deshalb empfehle ich eine manuelle Erhebung auch dann, wenn Sensorik bereits installiert ist.
Zutritts- und Badge-Daten
Die Anlage existiert in vielen Häusern ohnehin, die Daten fallen an. Der Reiz ist, dass die Erhebung nichts kostet. Das Problem ist die Auflösung: Ein Badge sagt, dass jemand das Gebäude betreten hat. Er sagt nicht, ob diese Person acht Stunden an einem Arbeitsplatz saß oder zwei Stunden in Besprechungen war und dann wieder ging.
Für die Frage „wie viele Menschen sind im Haus?“ sind Badge-Daten gut. Für „wie viele Arbeitsplätze werden gebraucht?“ sind sie eine Obergrenze und keine Antwort. Rechtlich sind sie heikler als sie wirken: Die Daten sind personenbezogen, auch wenn nur Summen ausgewertet werden sollen, und die Zweckänderung von Zutrittskontrolle zu Flächenanalyse ist begründungspflichtig.
WLAN-Auswertung
Access Points wissen, wie viele Geräte mit ihnen verbunden sind. Daraus lässt sich eine räumliche Verteilung ableiten, die deutlich feiner ist als bei Badge-Daten, auf Etagen- und teilweise Zonenebene.
Die systematische Schwäche: Gezählt werden Geräte. Laptop, Telefon, Tablet, gelegentlich ein Headset mit eigener Verbindung. Der Umrechnungsfaktor liegt in der Praxis bei etwa 1,5 bis 2 und schwankt zwischen Abteilungen erheblich. Vertrieb hat andere Gerätezahlen als Buchhaltung. Wer diesen Faktor pauschal ansetzt, produziert eine Zahl mit Nachkommastelle und einem Fehler von zwanzig Prozent.
Rechtlich ist die MAC-Adresse nach herrschender Auffassung ein personenbezogenes Datum, auch wenn sie zufällig wechselt. Eine Auswertung braucht daher dieselbe Sorgfalt wie Badge-Daten.
Sensorik am Arbeitsplatz
Infrarot-, Ultraschall- oder Drucksensoren erfassen, ob ein einzelner Platz besetzt ist, minutengenau und ohne Personenbezug im technischen Sinn. Das ist die einzige Methode, die Fragen auf Platzebene beantwortet: Welche Plätze werden nie genutzt? Wie lange dauert der Peak?
Kosten: als Größenordnung 30 bis 120 Euro je Platz für Hardware, dazu Installation und laufende Plattformkosten. Für zweihundert Plätze ist das ein fünfstelliges Projekt.
Rechtlich ist Sensorik der Fall, bei dem die Mitbestimmung nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG praktisch immer greift. Die Rechtsprechung stellt darauf ab, ob eine technische Einrichtung objektiv geeignet ist, Verhalten zu überwachen. Ob das beabsichtigt ist, spielt keine Rolle. Ein Sensor, der zeigt, dass Platz B-2-014-03 an einem Dienstag besetzt war, ist in Kombination mit dem Sitzplan personenbeziehbar. Details unter Mitbestimmung bei Umbau, Umzug und Desk Sharing.
Ein Sensorprojekt ohne Betriebsvereinbarung wird schnell zum Konflikt mit Vorlaufzeit. Der Aufwand für die Vereinbarung, etwa Zweckbindung, Aggregationsstufe, Löschfristen und Auswertungsverbot auf Einzelplatzebene, gehört von Anfang an in den Zeitplan. Sechs bis zwölf Wochen sind realistisch.
Erhebungszeitraum und Stichprobengröße
Die Methodenwahl bekommt die ganze Aufmerksamkeit, und der Erhebungszeitraum entscheidet mehr über die Aussagekraft. Eine schlechte Methode über acht Wochen liefert bessere Entscheidungen als eine gute Methode über fünf Tage.
Die Jahresverteilung
Anwesenheit schwankt über das Jahr in einem Muster, das in fast allen Häusern gleich aussieht: Hoch im Frühjahr, deutlicher Einbruch in den Sommerferien, zweites Hoch im Herbst, Einbruch zum Jahreswechsel. Wer im November misst, misst im Hoch. Wer im August misst, misst im Tal. Beide Zahlen sind richtig und beide sind als Planungsgrundlage falsch.
Der saubere Umgang: entweder über ein volles Jahr messen (aufwendig, aber bei Sensorik ohnehin der Fall) oder zwei Zeiträume erheben, einen im Hoch und einen in einer normalen Phase, und die Differenz ausweisen. Was nicht geht, ist eine einzelne Messung als Jahresdurchschnitt zu verkaufen.
Die Wochenverteilung
Sie ist in hybriden Organisationen der wichtigere Zyklus. Typisch ist ein Muster mit Spitze am Dienstag oder Mittwoch und einem starken Abfall am Freitag. Der Abstand zwischen dem vollsten und dem leersten Tag beträgt in vielen Häusern fünfzig Prozentpunkte und mehr.
Das hat eine Konsequenz, die regelmäßig übersehen wird: Ein Mittelwert über die Woche beschreibt keinen einzigen realen Tag. Geplant wird nach dem Peak-Tag, sonst ist es an zwei von fünf Tagen zu eng, und das ist die Erfahrung, die zählt. Wie man daraus einen Flächenbedarf ableitet, steht unter Hybrides Arbeiten: Büro richtig dimensionieren.
Wie viele Messpunkte
Als praktikable Regel: mindestens 20 Messtage je Bezugseinheit, verteilt über mindestens vier Wochen, mit allen fünf Wochentagen mehrfach vertreten. Weniger als 20 Messtage bedeutet, dass ein einzelner ungewöhnlicher Tag das Ergebnis um mehrere Prozentpunkte verschiebt.
Sondertage, etwa Betriebsversammlung, Brückentag, Umzug oder Feuerwehrübung, werden gekennzeichnet und getrennt ausgewiesen. Gelöscht werden sie nicht. Wer sie stillschweigend entfernt, kann später nicht mehr erklären, warum die Stichprobe kleiner ist als angekündigt.
Was bei Erhebungen regelmäßig schiefgeht
- Die Messung wird angekündigt. Gut gemeint und verhaltensändernd: In der Woche nach der Ankündigung steigt die Anwesenheit messbar. Wer ankündigen muss, etwa weil der Betriebsrat beteiligt ist, sollte die erste Woche als Einschwingphase behandeln und getrennt ausweisen.
- Nur die volle Etage wird gemessen. Die Erhebung startet dort, wo es eng ist, weil dort der Druck herkommt. Damit fehlt der Vergleich. Die Aussage „bei uns ist es voll“ hat dann keinen Bezugspunkt.
- Gesperrte Plätze werden mitgezählt. Der häufigste Rechenfehler. Er senkt jede Quote und führt zu dem Schluss, dass Fläche übrig ist. Der Status je Platz gehört deshalb in den Sitzplan.
- Die Zahl wird ohne Spanne berichtet. „Die Auslastung liegt bei 68 Prozent“ ist eine Scheingenauigkeit. „Zwischen 54 und 91 Prozent, im Mittel 68, Peak am Mittwoch“ ist eine Aussage, mit der jemand entscheiden kann.
- Es wird gemessen, ohne vorher zu sagen, was daraus folgt. Das erzeugt Misstrauen, das jede Erhebung verzerrt, und den Verdacht, dass es in Wahrheit um Abbau geht. Wenn es um Abbau geht, ist es besser, das zu sagen.
Häufige Fragen
Wie misst man die Auslastung von Büroarbeitsplätzen?
Vier Wege sind üblich: manuelle Stichprobenzählung, Auswertung von Zutritts- und Badge-Daten, WLAN-Auswertung und Sensorik am Platz. Für die meisten Flächenfragen reicht die manuelle Zählung über vier bis acht Wochen mit drei Zählungen am Tag. Sie kostet nur Zeit und braucht keine technische Einrichtung.
Wie lange muss eine Auslastungsmessung laufen?
Mindestens vier zusammenhängende Wochen mit rund 20 Messtagen je Bezugseinheit, besser acht Wochen. Kürzere Zeiträume erwischen zufällig Projektphasen oder Brückentage. Schulferien gehören ausgeschlossen oder getrennt ausgewiesen, weil die Anwesenheit dort systematisch niedriger liegt.
Sind WLAN-Daten zur Auslastungsmessung geeignet?
Bedingt. Sie zählen Geräte und nicht Menschen. Üblich sind 1,5 bis 2 Geräte je Person, mit erheblichen Unterschieden zwischen Abteilungen. Für Trends über Zeit sind sie brauchbar, für absolute Platzzahlen nicht. Datenschutzrechtlich sind sie wie personenbezogene Daten zu behandeln.
Braucht man für Belegungssensoren eine Betriebsvereinbarung?
In aller Regel ja. § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG greift bei technischen Einrichtungen, die objektiv geeignet sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Auf die Absicht kommt es dabei nicht an. Für die Vereinbarung sollte man sechs bis zwölf Wochen Vorlauf einplanen.
Was ist eine realistische Auslastung für ein Büro?
Bei festen Plätzen liegt die gemessene Anwesenheit in vielen deutschen Büros zwischen 50 und 70 Prozent, mit Spitzen um 90 Prozent am vollsten Wochentag. Eine dauerhafte Peak-Auslastung über 95 Prozent bedeutet, dass es regelmäßig zu eng ist. Ein belastbarer Vergleichswert entsteht aber erst im eigenen Haus über mehrere Monate.
Womit führe ich die Messung dauerhaft weiter?
Eine einmalige Erhebung beantwortet die Flächenfrage. Für den laufenden Betrieb braucht es Plätze mit Status, eine Historie und eine Auswertung je Etage. WerSitztWo? hält Plätze, Status und Historie an einem Grundriss, und die Mengen je Tarif stehen bei den Tarifen.
Quellen und Regelwerke
- § 87 BetrVG, Mitbestimmungsrechte, insbesondere Absatz 1 Nummer 6
- DSGVO, Art. 5 Abs. 1 lit. b (Zweckbindung), Art. 6 Abs. 1 (Rechtsgrundlage bei personenbezogenen Erhebungsdaten) und Art. 35 (Folgenabschätzung)
- § 26 BDSG, Beschäftigtendatenschutz. Ob Absatz 1 seit dem EuGH-Urteil C-34/21 vom 30. März 2023 noch als Rechtsgrundlage dient, ist umstritten
Dieser Text gibt den Stand vom September 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind der jeweilige Gesetzes- und Regeltext sowie die Umstände des Einzelfalls.