Belegungsplan als Excel-Vorlage

Die zwei Dateien

Beide gehören zusammen: Der PDF-Zählbogen wandert mit durch die Etage, die Excel-Datei nimmt die Zahlen auf und rechnet. Wer die Erhebung digital erfassen will, kann den Bogen überspringen – die Erfahrung ist allerdings, dass auf Papier zuverlässiger gezählt wird, weil niemand dabei ein Gerät entsperren muss.

Was in der Excel-Datei steckt

Einen Belegungsplan in Excel selbst erstellen

Wer die Vorlage nicht übernehmen, sondern verstehen will, wie sie gebaut ist: Der Aufbau dauert etwa eine halbe Stunde und besteht aus zwei Blättern. Entscheidend ist, dass die Erfassung flach bleibt – eine Zeile je Etage und Tag – und die Auswertung getrennt davon rechnet. Kreuztabellen, in denen die Tage als Spalten nach rechts wachsen, sind nach acht Wochen unbrauchbar.

1. Blatt „Erfassung“ anlegen mit den Spalten Datum, Wochentag, Etage, nutzbare Plätze, Zählung vormittags, Zählung mittags, Zählung nachmittags, Bemerkung.
2. Wochentag automatisch ableiten statt ihn zu tippen: =TEXT(A2;"TTT"). Das verhindert die Tippfehler, an denen später jede Auswertung nach Wochentag scheitert.
3. Etage als Auswahlliste über Daten → Datenüberprüfung. Freitext erzeugt „2. OG“, „2.OG“ und „OG 2“ als drei verschiedene Etagen.
4. Tagesspitze je Zeile berechnen: =MAX(E2:G2). Gezählt wird dreimal am Tag, gerechnet wird mit dem höchsten Wert – nicht mit dem Mittelwert der drei Zählungen.
5. Auslastung je Zeile: =MAX(E2:G2)/D2, formatiert als Prozent.
6. Blatt „Auswertung“ mit einer Zeile je Etage: Messtage über =ZÄHLENWENN(), Spitzenauslastung über =MAXWENNS(), mittlere Auslastung über =MITTELWERTWENN() – jeweils mit der Etage als Kriterium.
7. Druckbereich einrichten, bevor die Datei benutzt wird: Querformat, fixierte Kopfzeile, Wiederholungszeile oben. Wer den Plan zum Ausdrucken braucht, merkt das sonst erst am Tag der Besprechung.

Die fünf Zählregeln, die vorher feststehen müssen

Eine Zählung ist nur vergleichbar, wenn alle Zählenden dieselbe Regel anwenden. Sonst misst man die Zählenden und nicht die Etage. Diese fünf Punkte gehören vorab abgestimmt – sie stehen auch auf dem PDF-Bogen:

1. Ein Platz gilt als genutzt, wenn dort eine Person arbeitet. Jacke über der Lehne, Tasche am Tisch oder ein aufgeklappter Laptop ohne Person zählen nicht. Das klingt kleinlich und macht in der Praxis fünf bis zehn Prozentpunkte Unterschied.
2. Drei Zählungen am Tag. 9:30, 11:30 und 14:30 Uhr. Der 11:30-Wert liegt in der Regel am höchsten; wer nur einmal zählt, verfehlt ihn je nach Uhrzeit deutlich.
3. Gesperrte Plätze getrennt notieren. Sie sind weder frei noch belegt.
4. Besprechungs- und Pausenräume nicht mitzählen. Sie haben eine eigene Kapazitätslogik – siehe Besprechungsräume: Belegung und Engpässe.
5. Besondere Tage markieren. Betriebsversammlung, Brückentag, Schulferien, Umzug. Diese Tage werden nicht gelöscht, sondern gekennzeichnet – sonst fehlt später die Erklärung für einen Ausreißer.

Was die Vorlage rechnet – und wie man es liest

Die Auswertung ist bewusst knapp gehalten. Fünf Zahlen je Etage, mehr braucht keine Entscheidung.

Die Vorlage weist zusätzlich die mittlere Auslastung aus, damit die Spanne sichtbar wird. Eine Etage mit 90 Prozent Peak und 62 Prozent Mittel ist ein anderer Fall als eine mit 90 Prozent Peak und 84 Prozent Mittel: Im ersten Fall gibt es zwei sehr volle Tage und drei ruhige, im zweiten ist es durchgehend eng. Die erste Situation löst man mit Teamtagen, die zweite nur mit Fläche.

Die vier Farbstufen sind Erfahrungswerte und gehören an das eigene Haus angepasst. Wichtiger als der genaue Wert ist, dass er vor der Messung feststeht. Wer die Schwellen nachträglich festlegt, legt sie erfahrungsgemäß so, dass das gewünschte Ergebnis herauskommt.

Von der Tabelle zur Entscheidung

Nach vier Wochen liegen etwa zwanzig Messtage je Etage vor. Aus diesen Zahlen lassen sich drei Aussagen ableiten, und es lohnt sich, sie in dieser Reihenfolge zu prüfen.

1. Wie groß ist die Spanne zwischen Peak und Mittel? Liegen beide dicht beieinander, ist die Fläche gleichmäßig ausgelastet – dann hilft nur mehr oder weniger Fläche. Klaffen sie auseinander, ist die Nutzung ungleich über die Woche verteilt, und das lässt sich organisatorisch lösen: mit Teamtagen, versetzten Ankerzeiten oder geteilten Plätzen.
2. Ist die Verteilung über die Etagen ungleich? Eine Etage mit 94 Prozent neben einer mit 52 Prozent ist kein Flächenproblem, sondern ein Zuschnittproblem. Die Lösung kostet einen Umzug innerhalb des Hauses und keine Miete.
3. Gibt es Plätze, die nie besetzt waren? Diese Frage beantwortet eine Summenzählung nicht – dafür braucht es eine platzgenaue Erhebung. Der Verdacht entsteht aber schon hier, wenn eine Etage dauerhaft weit unter der Kapazität bleibt.

Was aus diesen Aussagen folgt, hängt vom Arbeitsmodell ab. Bei festen Plätzen führt eine dauerhaft niedrige Auslastung zur Frage nach Flächenabgabe, bei hybriden Modellen eher zur Frage nach der richtigen Quote – nachzulesen unter Desk-Sharing-Quote berechnen. Beides sind Entscheidungen mit langer Bindung, und beide vertragen es nicht, auf vier Wochen Daten gestützt zu werden. Vier Wochen sind der Einstieg, nicht der Beweis.

Woran die Tabelle scheitert

Drei Dinge lassen sich in einer Tabelle nicht lösen, und sie sind unabhängig von der Formelqualität:

• Sie misst Anwesenheit, nicht Bedarf. Wer nicht ins Büro kommt, weil beim letzten Versuch kein Platz frei war, taucht in keiner Zählung auf. Bei knappen Flächen ist das ein systematischer Fehler nach unten, und er ist nicht durch mehr Messpunkte zu beheben.
• Sie kennt keine Uhrzeit-Auflösung. Drei Stichproben zeigen nicht, ob der Peak zwanzig Minuten oder vier Stunden dauert. Für diese Frage führt kein Weg an Sensorik vorbei – mit allen Folgen, die im Methodenvergleich stehen.
• Ab etwa fünf Etagen wird die Wochenansicht unübersichtlich. Dann eine Datei je Gebäude – das ist unelegant und immer noch besser als eine Tabelle, die niemand liest.

Was die Tabelle dagegen gut kann: Sie ist in einer Stunde eingerichtet, kostet nichts, braucht keine IT-Freigabe und keinen Betriebsrat. Für die erste belastbare Aussage über eine Fläche ist das die richtige Größenordnung. Wer danach genauer messen will, hat mit den Zahlen aus vier Wochen ein Argument, mit dem sich ein aufwendigeres Verfahren begründen lässt.

Häufige Fragen