Das Wichtigste in Kürze
- Die Aussonderung ist der Vorgang, der einen Lebenslauf abschließt. Ohne ihn bleibt ein Gerät im Bestand, das es nicht mehr gibt.
- Zwei Nachweise gehören dazu, und sie sind zweierlei: die Datenlöschung betrifft die Daten, die Verwertung betrifft das Gerät.
- Ein Entsorgungsschein ist kein Löschnachweis. Ein Löschprotokoll ist keine Entsorgungsbestätigung.
- Solange ein Nachweis fehlt, ist der Vorgang offen. Diese offenen Vorgänge gehören in dieselbe Fristenliste wie Garantien und Prüftermine.
- Zwanzig Altgeräte gehen als eine Lieferung. Ein Vorgang mit Sammelbeleg und Übergabetermin genügt, die Seriennummern hängen daran.
- Wiederverwendung wird gezählt. Ohne Zählung gibt es keine belastbare Aussage über die Nutzungsdauer im Haus.
- Umweltwerte ohne nachvollziehbare Datenbasis gehören in keinen Bericht. Gezählt wird, was erfasst ist.
- Das Gerät verschwindet vom Plan und bleibt im Lebenslauf. Beides gehört zusammen.
Warum die Aussonderung ein eigener Vorgang ist
In vielen Beständen endet der Lebenslauf mit einem Statuswechsel auf „ausgemustert“. Was danach mit dem Gerät geschehen ist, steht nirgends. Beim nächsten Datenschutzaudit wird genau danach gefragt, und die Antwort lautet dann: Das weiß niemand mehr.
Ein Aussonderungsvorgang hält fest, was geschehen ist: Grund, Datum, Empfänger, betroffene Geräte mit Seriennummern und die beiden Nachweise. Er ist damit der Beleg, den die Buchhaltung für die Abschreibung und der Datenschutz für die Löschung braucht. Er schließt die Kette ab, die bei der Ausgabe an eine Person beginnt und in der Bestandspflege weiterläuft.
Zwei Pflichten, zwei Belege
Datenlöschung und Verwertung werden regelmäßig in einen Topf geworfen, weil sie am selben Tag passieren. Rechtlich folgen sie verschiedenen Vorschriften.
| Nachweis | Was er belegt | Woraus die Pflicht folgt |
|---|---|---|
| Datenlöschung | Die Daten auf dem Gerät sind unwiederbringlich entfernt. | DSGVO, Artikel 32, und die eigene Löschkonzeption |
| Verwertung oder Weitergabe | Das Gerät ist ordnungsgemäß entsorgt oder übergeben. | ElektroG, bei Verkauf zusätzlich das Kaufrecht |
- Überschreiben. Software überschreibt den Datenträger. Für Magnetplatten der Normalfall.
- Kryptografisches Löschen. Der Schlüssel wird vernichtet, die Daten bleiben unlesbar. Für verschlüsselte SSD der schnellste Weg.
- Physische Zerstörung. Der Datenträger wird geschreddert. Für defekte Geräte oft die einzige Möglichkeit.
- Datenträger einbehalten. Das Gerät geht ohne Datenträger weg. Für hohe Schutzbedarfe der sichere Weg.
Sechs Schritte vom Beschluss bis zum Beleg
- Kandidaten sammeln. Dazu gehören Geräte mit erreichter Nutzungsdauer, defekte Geräte und solche, die bei zwei Inventuren nicht gefunden wurden. Ob sich bei einem defekten Gerät die Reparatur noch lohnt, rechnet der Leitfaden Reparatur und Wartung dokumentieren vor.
- Entscheidung treffen. Verwertung, Verkauf, Spende oder Weitergabe im Haus. Die Entscheidung gehört zum Vorgang. Welcher Weg sich für welches Gerät eignet, beschreibt der Leitfaden Altgeräte weiterverwenden.
- Daten löschen. Verfahren wählen, durchführen, Protokoll ablegen.
- Übergabe vorbereiten. Seriennummern auflisten, Abholung terminieren, Beleg vorbereiten.
- Übergeben. Der Empfänger quittiert die Menge und die Seriennummern.
- Nachweise ablegen. Löschprotokoll und Verwertungsbeleg am Vorgang, Bestand aktualisieren.
Zwischen Schritt fünf und sechs vergehen oft Wochen, weil der Verwerter seinen Beleg nachreicht. Genau deshalb braucht der Vorgang den Zustand „Nachweis offen“. Ohne ihn wird der Beleg vergessen, sobald das Gerät aus dem Haus ist.
Was zählbar ist und was nicht
Wiederverwendung ist die wirksamste Maßnahme für die Umweltbilanz eines Geräts und gleichzeitig die einfachste zu zählen. Ein Gerät, das im Haus weitergegeben wird, erscheint am neuen Platz mit seiner alten Inventarnummer.
| Kennzahl | Wie sie entsteht | Aussagekraft |
|---|---|---|
| Ausgesonderte Geräte je Jahr | Zählung der Vorgänge | belastbar |
| Anteil Wiederverwendung | Vorgänge mit Weitergabe geteilt durch alle | belastbar |
| Durchschnittliche Nutzungsdauer | Aussonderungsdatum minus Kaufdatum | belastbar |
| Eingespartes CO₂ | Umrechnung über fremde Faktoren | nur mit genannter Quelle |
Eine Zahl zu eingespartem CO₂ ohne Quelle und Berechnungsweg schadet mehr, als sie nützt. Wer sie ausweist, sollte den Faktor, das Bezugsjahr und die Herkunft nennen.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Aussonderungsbelege aufbewahren?
Buchungsbelege sind nach § 257 Absatz 4 HGB acht Jahre aufzubewahren, seit 2025 statt vorher zehn. Der Löschnachweis gehört zur Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen und sollte mindestens so lange verfügbar sein, wie Ansprüche geltend gemacht werden können. ISO 27001 verlangt in Control 7.14 die sichere Entsorgung oder Wiederverwendung von Geräten. Für bestimmte digitale Anbieter regelt die Durchführungsverordnung zu NIS2 dasselbe ausdrücklich. Die Einzelheiten stehen unter ISO 27001: das Inventar der Werte und NIS2 und das Asset-Management.
Reicht ein Werksreset als Löschnachweis?
Bei durchgängig verschlüsselten Geräten ist der Werksreset mit Schlüsselvernichtung ein anerkanntes Verfahren. Bei unverschlüsselten Datenträgern reicht er nicht. Entscheidend ist, dass das gewählte Verfahren zum Schutzbedarf passt und dokumentiert ist.
Was mache ich mit Geräten, die bei der Inventur verschwunden bleiben?
Nach zwei erfolglosen Läufen werden sie mit dem Grund „Verlust“ ausgesondert, mit Vermerk zum Suchverlauf. Die Buchhaltung braucht diesen Beleg, und der Datenschutz braucht die Bewertung, welche Daten auf dem Gerät waren.
Können mehrere Geräte in einem Vorgang stehen?
Ja, das ist der Normalfall. Zwanzig Altgeräte gehen als eine Lieferung mit einem Beleg und einem Übergabetermin. Die Seriennummern hängen am Vorgang, damit im Nachhinein nachvollziehbar ist, welches Gerät dabei war.
Wie hängt die Aussonderung mit dem Anlagenwert zusammen?
Mit der Aussonderung endet die Abschreibung, und ein etwaiger Restbuchwert wird ausgebucht. Deshalb gehören Datum und Grund in beide Systeme. Die verbindende Angabe ist die Inventarnummer. Wie die Abschreibung in die Kosten je Arbeitsplatz eingeht, steht dort. Wie der Anlagenabgang gebucht wird, beschreibt der Leitfaden IT-Geräte in der Anlagenbuchhaltung.
Womit führe ich Aussonderungen mit beiden Nachweisen?
Eine Tabelle genügt, solange jemand die offenen Nachweise nachhält. Sobald der Bestand wächst, braucht es einen Vorgang mit dem Zustand „Nachweis offen“ und einer Frist darauf. Die Aussonderung mit zwei Nachweisen führt Löschnachweis und Verwertungsbeleg getrennt am selben Vorgang.
Quellen und Regelwerke
- Elektro- und Elektronikgerätegesetz (ElektroG)
- DSGVO, Artikel 32 (Sicherheit der Verarbeitung)
- § 240 HGB, Inventar
- BSI IT-Grundschutz
Dieser Text gibt den Stand vom August 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind der jeweilige Gesetzes- und Regeltext sowie die Umstände des Einzelfalls.