Wo dieser Bereich ansetzt
Die Rubrik IT-Asset-Management beschreibt den Bestand als Ganzes. Dieser Bereich beschreibt den Alltag der einzelnen Geräte. Er zeigt, wie Geräte beschafft, angenommen, gekennzeichnet, abgeglichen, gebucht, repariert, mitgenommen und am Ende weitergegeben werden.
Jede dieser Stationen hinterlässt eine Angabe am Datensatz, und fast jede hat eine eigene Frist oder Vorschrift. Beim Leasing ist das die Frist zum Laufzeitende. In der Buchhaltung ist es die Wertgrenze, und bei der Weitergabe ist es der Löschnachweis.
Wer vor einer Beschaffung steht, beginnt mit Leasing oder Kauf. Wer einen gewachsenen Bestand ordnen will, beginnt bei den Inventarnummern und beim Abgleich mit der Geräteverwaltung. Wer den Jahresabschluss vorbereitet, beginnt bei der Anlagenbuchhaltung.
Die acht Leitfäden
| Leitfaden | Beantwortet | Für wen |
|---|---|---|
| Leasing oder Kauf bei IT-Geräten | Was 50 Notebooks über 36 Monate kosten und was die Rückgabe verlangt | Geschäftsführung und Einkauf |
| Vom Wareneingang bis zum Rollout | Wie ein Gerät vom Paket bis zur Übergabe an eine Person kommt | IT-Support und Einkauf |
| QR-Etiketten und Inventarnummern | Wie eine Inventarnummer aufgebaut ist und haltbar ans Gerät kommt | IT-Leitung und Office-Management |
| Geräte aus Intune, Jamf oder einem Netzwerkscan übernehmen | Wie technische Gerätelisten mit dem Inventar abgeglichen werden | IT-Betrieb |
| IT-Geräte in der Anlagenbuchhaltung | Welche Wertgrenze gilt und wie Anlagenverzeichnis und Inventar zusammenpassen | Buchhaltung und IT-Leitung |
| Reparatur und Wartung von IT-Geräten dokumentieren | Wann eine Reparatur günstiger ist als ein neues Gerät und was dazu dokumentiert wird | IT-Support und Einkauf |
| Hardware im mobilen Arbeiten | Was für Geräte außer Haus gilt bis zur Rückgabe beim Austritt | HR und IT-Support |
| Altgeräte weiterverwenden statt entsorgen | Welche Wege neben der Entsorgung offenstehen bis hin zur Spende | IT-Leitung und Nachhaltigkeit |
Der rote Faden
Alle acht Leitfäden hängen an derselben Angabe. Das ist die Inventarnummer, die beim Wareneingang entsteht und das Gerät bis zur Weitergabe begleitet.
- Bei der Entscheidung legt der Vertrag fest, ob das Gerät dem eigenen Haus gehört und wann es zurückmuss.
- Beim Eingang entstehen Inventarnummer, Kaufdatum und der Bezug zum Beleg.
- Bei der Kennzeichnung kommt die Nummer als Etikett auf das Gerät.
- Beim Datenabgleich finden technische Listen und Inventar über Seriennummer und Inventarnummer zueinander.
- In der Buchhaltung verbindet dieselbe Nummer Anlagenverzeichnis und Inventar.
- Bei der Reparatur hängen Kosten und Garantiefälle am Gerät und zeigen, wann ein Austausch günstiger ist.
- Im mobilen Einsatz zeigt die Nummer, welcher Person und welchem Vertrag ein Gerät außer Haus zugeordnet ist.
- Bei der Weiterverwendung schließen Löschnachweis und Verwertungsbeleg den Lebenslauf unter derselben Nummer ab.
Fehlt die Nummer an einer Station, lässt sich der Lebenslauf dort nicht mehr nachvollziehen.
Was daneben liegt
Die Rubrik IT-Asset-Management reicht von den Grundlagen über die Inventur bis zur Aussonderung. Die Rubrik IT-Nachweise und Normen zeigt, welche Listen ISO 27001, NIS2, Cyberversicherung und Datenschutz verlangen. Beide greifen auf die Datensätze zurück, die in diesem Bereich entstehen.
- Die IT-Inventarverwaltung beschreibt die Felder, die jeder Gerätedatensatz braucht.
- Der Leitfaden Hardware ausgeben und zurücknehmen zeigt, was in ein Übergabeprotokoll gehört.
- Der Leitfaden Geräte aussondern erklärt die zwei Nachweise am Ende des Lebenslaufs.
- Die Seite zu ISO 27001 und dem Inventar der Werte zeigt, was eine Prüfung im Bestand sehen will.
- Die Seite zur Cyberversicherung beschreibt, welche Nachweise ein Versicherer verlangt.
Häufige Fragen
Womit fange ich an, wenn Geräte gekauft werden sollen?
Am Anfang steht die Entscheidung zwischen Leasing und Kauf. Sie legt fest, wem die Geräte gehören, wie sie gebucht werden und wann sie zurückgehen. Danach folgen Wareneingang und Kennzeichnung.
Wie unterscheidet sich dieser Bereich vom IT-Asset-Management?
Das IT-Asset-Management beschreibt den Bestand, seine Felder und seine Prüfung. Dieser Bereich beschreibt die einzelnen Stationen, die ein Gerät im Alltag durchläuft. Beide verweisen aufeinander.
Sind die Leitfäden an eine bestimmte Software gebunden?
Die Leitfäden sind werkzeugneutral. Sie nennen die Grenzen einer Tabellenlösung ebenso wie die einer Software. Wo eine Funktion dieser App gemeint ist, steht das ausdrücklich dabei.
Wie aktuell sind steuerliche Angaben wie GWG-Grenze und Nutzungsdauer?
Die Angaben geben den Stand vom September 2026 wieder. Die GWG-Grenze liegt bei 800 Euro, der Sammelposten reicht bis 1.000 Euro, und für Computerhardware gilt das BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022. Jede Angabe nennt ihre Fundstelle, damit sich der Stand prüfen lässt.
Regelwerke, auf die sich dieser Bereich stützt
- § 6 EStG, Absatz 2 und 2a: geringwertige Wirtschaftsgüter und Sammelposten
- BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022 zur Nutzungsdauer von Computerhardware und Software, BStBl I 2022 S. 187
- Leasing-Erlasse von 1971 und 1975, Amtliches Einkommensteuer-Handbuch 2025, Anhang 21
- § 240 HGB, Inventar
- DSGVO, insbesondere Artikel 28 und Artikel 32
- Elektro- und Elektronikgerätegesetz (ElektroG)
- BSI IT-Grundschutz-Kompendium, Baustein CON.6 Löschen und Vernichten, Edition 2023