Das Kapitel in Kürze
- Der Bereich Fristen führt alles zusammen, was ausläuft, endet oder fällig wird.
- Es gibt genau eine Rechenquelle dafür. Übersicht, Fristenliste und die Erinnerung per E-Mail zeigen deshalb dieselben Termine.
- Zwölf Fristenarten kommen aus Geräten, Lizenzen, Verträgen, Vorgängen und Arbeitsplätzen.
- Die Prüftermine am Arbeitsplatz stehen in derselben Liste. Diese Termine kennt ein reines Geräteprogramm nicht.
- Die Vorlaufzeit der Erinnerung steht in den Einstellungen.
Die zwölf Fristenarten
| Fristenart | Entsteht aus | Führt zu |
|---|---|---|
| Kündigungsfrist | Laufzeitende minus Kündigungsfrist eines Vertrags | Verträge |
| Vertragsende | Laufzeit bis | Verträge |
| Lizenz läuft ab | Gültig bis einer Lizenz | Lizenzen |
| Garantie endet | Garantie bis eines Geräts | IT-Assets |
| Aussonderung geplant | Geplante Aussonderung am Gerät | IT-Assets |
| Nutzungsdauer erreicht | Kaufdatum plus Nutzungsdauer in Monaten | IT-Assets |
| Prüfung Arbeitsplatz | Letzte Prüfung am Platz plus Intervall | Arbeitsplätze |
| DGUV V3 Prüfung | Letzte Prüfung der Betriebsmittel plus Intervall | Arbeitsplätze |
| Rückgabe vereinbart | Vereinbarter Rückgabetermin aus der Ausgabe | IT-Assets |
| Reparatur überfällig | Offener Wartungsvorgang ohne Abschluss | IT-Assets |
| Inventur fällig | Letzter Durchgang plus Intervall | Inventur |
| Nachweis offen | Aussonderung ohne Lösch- oder Verwertungsnachweis | IT-Assets |
Die Fristenliste
Die Liste ist nach Datum sortiert. Überfälliges steht oben und ist rot markiert. Filtern lässt sich nach Fristenart und nach Zeitraum. Ein Klick auf eine Zeile führt zum Objekt, aus dem die Frist stammt.
Der Export schreibt die gefilterte Liste als Tabelle. Damit lässt sich eine Fristenübersicht an die Geschäftsführung weitergeben, ohne dass jemand Zugang zur App braucht.
Die Erinnerung per E-Mail
Mit Konto verschickt der Server eine Zusammenfassung der anstehenden Fristen. Die Vorlaufzeit steht in den Einstellungen unter „Dokumente & Fristen“. Die Zusammenfassung nutzt dieselbe Rechenquelle wie die Liste.
Sobald jede Ansicht ihre eigene Frist rechnet, gibt es drei Definitionen von „läuft bald ab“. Die Erinnerung schickt dann etwas anderes, als die Übersicht zeigt. Alles läuft hier durch dieselbe Sammelfunktion.