Das Wichtigste in Kürze
- Ein Sitzplan mit Klarnamen ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten und braucht eine Rechtsgrundlage. In aller Regel ist das § 26 Absatz 1 BDSG oder Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO – nicht die Einwilligung.
- Eine Einwilligung ist im Arbeitsverhältnis der schlechteste Weg: Sie muss freiwillig sein und ist jederzeit widerrufbar. Ein Sitzplan, aus dem sich einzelne Personen abmelden können, ist wertlos.
- Entscheidend ist nicht das Ob, sondern der Detailgrad je Empfängerkreis. Verwaltung, Belegschaft, Aushang und Besucherbereich brauchen unterschiedliche Fassungen.
- Ein Aushang im Flur ist die heikelste Variante, weil der Empfängerkreis nicht kontrollierbar ist. Dort gehören Raum und Team hin, aber keine Namen.
- Der Sitzplan gehört ins Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Artikel 30 DSGVO – entweder als eigener Eintrag oder als benannter Teil der Personalverwaltung.
- Löschregel: Mit dem Austritt verschwindet der Name. Eine Historie darf geführt werden, aber nur so lange, wie ein konkreter Zweck sie trägt.
- Sobald aus dem Plan Anwesenheiten ableitbar werden – etwa über Buchungsdaten oder Sensorik –, greift das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG. Ein statischer Sitzplan allein löst es nicht aus.
- Eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist für einen gewöhnlichen Sitzplan nicht erforderlich. Sie wird zum Thema, wenn Anwesenheitsdaten systematisch erfasst und ausgewertet werden.
Darf man einen Sitzplan mit Namen überhaupt führen?
Ja. Die Zuordnung von Beschäftigten zu Arbeitsplätzen ist ein normaler Bestandteil der Arbeitsorganisation, und es gibt keinen datenschutzrechtlichen Grundsatz, der sie verbietet. Wer den Empfang danach fragt, wo eine Kollegin sitzt, erwartet eine Antwort – und dass jemand im Haus diese Antwort geben kann, ist kein Datenschutzverstoß, sondern der Normalfall.
Was tatsächlich geprüft werden muss, ist enger gefasst und lässt sich auf drei Fragen reduzieren: Wozu? Wer sieht was? Wie lange? Diese drei Fragen sind in der Praxis das ganze Thema. Alles Weitere – Verzeichnis, Löschkonzept, Beteiligung – folgt daraus.
Die folgenden Abschnitte geben den Stand vom August 2026 wieder und ersetzen keine Rechtsberatung. Bei konkreten Zweifelsfällen – insbesondere bei Auswertungen, Sensorik oder Konzernstrukturen – gehört die Datenschutzbeauftragte oder eine anwaltliche Prüfung dazu.
Welche Rechtsgrundlage trägt – und welche nicht
Für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten kommen in Deutschland zwei Grundlagen in Betracht, und beide führen beim Sitzplan zum selben Ergebnis.
§ 26 Absatz 1 Satz 1 BDSG – Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses
Die naheliegende Grundlage. Die Zuordnung zu einem Arbeitsplatz ist für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich: Ohne sie lässt sich weder ein Arbeitsplatz bereitstellen noch eine Vertretung organisieren noch die Gefährdungsbeurteilung dokumentieren.
Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO – berechtigtes Interesse
Die Alternative, wenn der Zweck über die reine Durchführung hinausgeht – etwa bei einem Sitzplan, der auch der Orientierung von Besuchern dient. Sie verlangt eine dokumentierte Abwägung: Welches Interesse verfolgt der Arbeitgeber, welche Interessen der Beschäftigten stehen dem entgegen, und warum überwiegt das erste? Diese Abwägung ist kein Aufwand von Tagen. Eine halbe Seite reicht – sie muss nur vor der Veröffentlichung existieren und nicht erst, wenn jemand nachfragt.
Warum die Einwilligung der falsche Weg ist
Die Einwilligung wirkt auf den ersten Blick wie der sicherste Weg und ist in Wahrheit der unsicherste. Sie muss nach Artikel 7 Absatz 4 DSGVO freiwillig sein, und im Arbeitsverhältnis ist Freiwilligkeit strukturell zweifelhaft – § 26 Absatz 2 BDSG verlangt dafür eine gesonderte Prüfung. Sie ist jederzeit widerrufbar. Und sie erzeugt ein praktisches Problem, das jede Diskussion beendet: Ein Sitzplan, aus dem sich einzelne Personen herausnehmen können, beantwortet die Frage nicht mehr, für die er gebaut wurde.
„Wir holen sicherheitshalber eine Einwilligung ein“ verschlechtert die Lage. Wer eine Einwilligung einholt, obwohl eine andere Grundlage trägt, kann nachträglich nicht mehr auf diese Grundlage wechseln, wenn jemand widerruft. Die Aufsichtsbehörden sehen darin einen Verstoß gegen den Grundsatz der Transparenz.
Wer darf welchen Detailgrad sehen?
Hier entscheidet sich, ob ein Sitzplan datenschutzrechtlich unauffällig bleibt. Der Grundsatz der Datenminimierung aus Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO verlangt, dass Daten „dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt“ sind. Praktisch übersetzt: Nicht jeder Empfängerkreis braucht dieselbe Fassung.
| Empfängerkreis | Zweck | Zulässiger Detailgrad | Was nicht hineingehört |
|---|---|---|---|
| Verwaltende Stelle | Pflege des Plans, Zuweisung, Auswertung | Vollständig: Name, Team, Platz, Status, Ausstattung, Sperrgründe, Historie | Personalaktendaten jeder Art |
| Alle Beschäftigten | Orientierung, Vertretung, Zusammenarbeit | Name, Team, Raum, Platz | Ausstattung, Sperrgründe, Änderungshistorie |
| Aushang im Haus | Wegeleitung auf der Etage | Raum und Team | Namen – der Empfängerkreis ist nicht kontrollierbar |
| Empfang und Besucher | Wegeleitung im Gebäude | Raumnummer und Funktion | Namen, Teamzuordnung |
Der Aushang ist der Punkt, an dem die meisten Häuser danebenliegen. Ein Plan mit Namen, der im Flur hängt, ist für jede Person zugänglich, die das Gebäude betritt – Handwerker, Reinigungskräfte, Besucher, Bewerberinnen. Er wird fotografiert, und danach ist nicht mehr nachvollziehbar, wohin die Daten gelangt sind. Das ist keine theoretische Sorge: Es ist der typische Sachverhalt, mit dem eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde beginnt.
Die praktikable Lösung ist unspektakulär. Am Aushang steht der Raum mit Team und Funktion („B-2-014 · Vertrieb“), die namentliche Zuordnung liegt im Intranet hinter der Anmeldung. Das kostet nichts und nimmt der Frage die Schärfe.
Welche Angaben auf einem Sitzplan nichts verloren haben
Ein Sitzplan wird breiter geteilt als jede Personalliste. Was darauf steht, ist faktisch im Haus bekannt. Diese Felder gehören deshalb nicht hinein – unabhängig davon, wie praktisch sie wären:
- Gesundheitsdaten jeder Art. Auch mittelbare: „braucht barrierefreien Zugang“ oder „Platz wegen Rücken“ ist eine Angabe nach Artikel 9 DSGVO und damit besonders geschützt. Der Bedarf gehört berücksichtigt, aber nicht dokumentiert – jedenfalls nicht dort.
- Vertragsart, Befristung, Teilzeitgrad. Ohne Ortsbezug und ohne betrieblichen Zweck an dieser Stelle.
- Geburtsdatum, private Anschrift, private Telefonnummer. Gehört in die Personalverwaltung.
- Fehlzeiten und Urlaubsangaben. Ein Statusfeld „im Urlaub bis“ verwandelt den Sitzplan in ein Abwesenheitsverzeichnis – mit ganz anderen Anforderungen.
- Fotos ohne Einwilligung. Ein Sitzplan mit Porträtfotos ist beim Onboarding beliebt und rechtlich anspruchsvoll: Hier ist die Einwilligung tatsächlich der übliche Weg, und sie muss dann auch widerrufbar bleiben.
Umgekehrt ist ein Feld regelmäßig unproblematisch, das oft weggelassen wird: die Funktionsbezeichnung. Sie ist ohnehin bekannt, erleichtert die Orientierung erheblich und wirft keine Fragen auf.
Sechs Fragen vor der ersten Veröffentlichung
Diese Liste ist so gebaut, dass sie in einer Stunde abzuarbeiten ist. Wer sie beantworten kann, ist bei einer Anfrage der Aufsichtsbehörde auskunftsfähig – und das ist der eigentliche Zweck.
Zur Löschfrist im Besonderen
Für die Löschung gibt es keine gesetzliche Frist, die man nachschlagen könnte; sie ergibt sich aus dem Zweck. Bewährt hat sich diese Aufteilung: Der Name verschwindet mit dem Austritt oder dem Platzwechsel – dafür braucht es keine Frist, das ist die Pflege selbst. Die Historie, also die Information, wer wann wo saß, ist begründbar für den Zeitraum, in dem sie noch gebraucht wird: bei Fragen der Arbeitssicherheit, bei der Rückverfolgung von Geräten, bei Streit über eine Rückgabe. Zwei bis drei Jahre sind dafür eine Größenordnung, die sich vertreten lässt, wenn sie begründet und aufgeschrieben ist. Eine unbegrenzt aufbewahrte Historie ist es nicht.
Wann der Betriebsrat mitzureden hat
Ein statischer Sitzplan löst für sich genommen kein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG aus. Diese Vorschrift greift bei technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen – und die Rechtsprechung legt „bestimmt“ weit aus: Es genügt, dass die Einrichtung objektiv zur Überwachung geeignet ist.
Praktisch verläuft die Grenze dort, wo aus einer Zuordnung eine Zeitreihe wird:
- Kein Mitbestimmungsrecht nach Nr. 6
- Ein Plan, der zeigt, wer welchem Platz zugeordnet ist. Der Zustand ist statisch und sagt nichts über Anwesenheit.
- Mitbestimmungsrecht wahrscheinlich
- Sobald erfasst wird, wann jemand welchen Platz genutzt hat – über ein Buchungssystem, über Zutrittsdaten oder über Sensorik. Dann entsteht ein Bewegungsprofil, auch wenn niemand es auswerten will.
Unabhängig davon greift bei einer wesentlichen Änderung der Arbeitsplätze § 90 BetrVG mit Unterrichtung und Beratung. Wer den Betriebsrat erst kennenlernt, wenn der Plan fertig ist, verliert typischerweise mehr Zeit als die Beteiligung gekostet hätte. Die Details zu den einschlägigen Paragrafen stehen unter Mitbestimmung bei Umbau, Umzug und Desk Sharing; was in eine Betriebsvereinbarung gehört, ebenfalls dort.
Für Häuser, die auf geteilte Plätze umstellen, ist das der Punkt, an dem sich Datenschutz und Mitbestimmung berühren: Ein Buchungssystem erzeugt fast immer Daten, aus denen sich Anwesenheit rekonstruieren lässt. Was daraus folgt, steht unter Desk Sharing: Konzept, Regeln, Grenzen.
Vier Muster, die regelmäßig auffallen
- Eine Fassung für alle. Derselbe Plan hängt im Flur, liegt im Intranet und steht in der Empfangsmappe. Das ist der mit Abstand häufigste Befund – und der am einfachsten zu behebende.
- Der Plan im offenen Netzlaufwerk. Die Excel-Datei liegt in einem Ordner, auf den historisch alle Zugriff haben. Formal eine Verarbeitung ohne Zugriffskonzept, praktisch eine Datei, die irgendwann in einer Mail landet.
- Ausgeschiedene Personen stehen noch drin. Nicht aus bösem Willen, sondern weil Pflege ohne Auslöser nicht stattfindet. Der Austrittsprozess aus HR muss den Sitzplan mit anstoßen – siehe Offboarding.
- Der Plan im Intranet ist öffentlich erreichbar. Kommt vor, wenn das Intranet über eine URL ohne Anmeldung ausgeliefert wird. Ein Test im privaten Browserfenster dauert zehn Sekunden und wird selten gemacht.
Häufige Fragen
Braucht man für einen Sitzplan die Einwilligung der Mitarbeitenden?
In der Regel nicht. Die Verarbeitung stützt sich üblicherweise auf § 26 Absatz 1 BDSG oder auf das berechtigte Interesse nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Eine Einwilligung wäre im Arbeitsverhältnis rechtlich heikel, weil sie freiwillig sein muss, und praktisch untauglich, weil sie jederzeit widerrufen werden kann.
Darf ein Sitzplan mit Namen im Flur aushängen?
Rechtlich möglich, aber schwer zu begründen und in der Praxis nicht zu empfehlen. Ein Aushang erreicht einen unkontrollierbaren Empfängerkreis einschließlich Besuchern und externen Dienstleistern. Üblich und unproblematisch ist ein Aushang mit Raum und Team; die namentliche Zuordnung gehört hinter eine Anmeldung.
Muss der Sitzplan ins Verarbeitungsverzeichnis?
Ja. Artikel 30 DSGVO verlangt ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten. Der Sitzplan kann als eigener Eintrag geführt oder ausdrücklich in den Eintrag zur Personalverwaltung aufgenommen werden. Wichtig sind Zweck, Datenkategorien, Empfängerkreise und Löschfristen.
Wie lange darf gespeichert bleiben, wer wo gesessen hat?
So lange, wie ein konkreter Zweck es trägt. Der aktuelle Name verschwindet mit Austritt oder Platzwechsel. Für die Historie sind zwei bis drei Jahre eine vertretbare Größenordnung, wenn sie begründet und dokumentiert ist – etwa für Rückverfolgung von Geräten oder Fragen der Arbeitssicherheit. Unbegrenzt aufbewahren ist nicht begründbar.
Ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig?
Für einen gewöhnlichen Sitzplan nein. Eine DSFA nach Artikel 35 DSGVO wird erforderlich, wenn die Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko birgt – etwa bei systematischer Erfassung von Anwesenheiten über Sensorik oder Buchungssysteme, aus denen sich Bewegungsprofile ergeben.
Quellen und Regelwerke
- § 26 BDSG – Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) – insbesondere Art. 5 Abs. 1 lit. c, Art. 6 Abs. 1 lit. f, Art. 30, Art. 35
- § 87 BetrVG – Mitbestimmungsrechte, insbesondere Absatz 1 Nummer 6
- Datenschutzkonferenz – Kurzpapiere der Aufsichtsbehörden zu Verzeichnis und Interessenabwägung
Dieser Text gibt den Stand vom August 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind der jeweilige Gesetzes- und Regeltext sowie die Umstände des Einzelfalls.