Das Wichtigste in Kürze
- Eine Inventarliste für die Büroausstattung erfasst Möbel, Einrichtung und Technik mit acht Spalten: Inventarnummer, Bezeichnung, Warengruppe, Standort, Arbeitsplatz, Zugang am, Anschaffungswert und Zustand.
- Pflicht sind vier davon – Inventarnummer, Bezeichnung, Standort und Zugangsdatum. Alles andere ist nützlich und kostet Pflege.
- Inventarnummer und Seriennummer sind nicht dasselbe: Die Inventarnummer vergibt das eigene Haus und sie bleibt, die Seriennummer stammt vom Hersteller und identifiziert das Gerät.
- Der Standort gehört in dasselbe Nummernsystem wie der Sitzplan. Zwei getrennte Raumbezeichnungen sind der häufigste Grund, warum eine Inventarliste nach zwei Jahren nicht mehr benutzt wird.
- Ausgesonderte Stücke werden nicht gelöscht, sondern im Zustand gekennzeichnet – sonst fehlt der Nachweis, wohin sie gegangen sind.
- Stand August 2026: Eine handelsrechtliche Inventurpflicht nach § 240 HGB besteht für Kaufleute ohnehin. Die Büroliste ist kein Ersatz für das Anlagenverzeichnis, liefert ihm aber die Standortdaten, die dort fehlen.
Drei Listen, die oft verwechselt werden
„Inventarliste“ meint je nach Abteilung etwas anderes. Die Buchhaltung denkt an das Anlagenverzeichnis, die IT an ihre Geräteverwaltung, das Office-Management an die Frage, wie viele Drehstühle im Haus stehen und in welchem Zustand. Diese Seite behandelt die dritte Liste – die über Möbel und Einrichtung.
- Inventarliste Büroausstattung
- Möbel, Einrichtung, Kleingeräte. Geführt vom Office- oder Facility-Management. Leitfrage: Was steht wo, in welchem Zustand, und was muss ersetzt werden?
- IT-Inventar
- Endgeräte, Bildschirme, Zubehör, Lizenzen. Geführt von der IT, mit anderen Feldern (Seriennummer, Betriebssystem, Garantie) und einem eigenen Lebenszyklus. Der Aufbau steht unter IT-Inventarverwaltung, die Tabelle dazu unter IT-Inventarliste.
- Anlagenverzeichnis
- Alles über der Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter, geführt von der Buchhaltung mit Abschreibung und Buchwert. Enthält den Wert, aber fast nie den Raum – und ist deshalb für die Frage „wo steht das Ding?“ unbrauchbar.
Der übliche Fehler ist, alles in eine Tabelle zu zwingen. Der bessere Weg ist eine gemeinsame Inventarnummer über alle drei Listen hinweg: Dann lässt sich ein Stück verknüpfen, ohne dass drei Abteilungen dieselben Felder pflegen. Wer die IT-Seite ohnehin formal regeln muss, findet bei web-copilot.de eine Vorlage für die IT-Richtlinie, in der ein geführtes Inventar als Anforderung auftaucht.
Die acht Spalten und was sie leisten
Die Abbildung oben zeigt den Aufbau. Hier steht, warum jede Spalte drin ist – und woran man merkt, dass eine fehlt.
| Spalte | Beispiel | Wozu sie da ist | Pflicht |
|---|---|---|---|
| Inventarnummer | M-0142 | Eindeutige, hauseigene Kennung. Bleibt auch nach Umzug und Reparatur gleich. | ja |
| Bezeichnung | Steh-Sitz-Schreibtisch | Was es ist, in der Sprache des Hauses. Nicht die Artikelbezeichnung des Herstellers. | ja |
| Warengruppe | Möbel | Grobe Gruppe für Auswertungen: Möbel, Technik, Leuchten, Küche, Sonstiges. Als Auswahlliste, nicht als Freitext. | nein |
| Standort | HH-2-214 | Gebäude, Etage, Raum – im selben Nummernsystem wie der Sitzplan. | ja |
| Arbeitsplatz | 2-214-03 | Nur bei Stücken, die zu einem Platz gehören. Leer bei Schränken und Gemeinschaftsmöbeln. | nein |
| Zugang am | 12.03.2024 | Datum der Anschaffung. Trägt die Altersstruktur und damit die Ersatzplanung. | ja |
| Anschaffungswert | 890,00 | Brutto oder netto – einmal festlegen und dabei bleiben. Grundlage für die Versicherung und für die Abstimmung mit der Buchhaltung. | nein |
| Zustand | in Ordnung | Auswahlliste: in Ordnung, Mangel gemeldet, in Reparatur, ausgesondert. Die Spalte, die aus einer Liste eine Planungsgrundlage macht. | nein |
Zustand wird beim ersten Aufbau fast immer weggelassen, weil die Liste „nur zum Zählen“ gedacht ist. Ohne sie lässt sich später nicht begründen, warum 40 Stühle ersetzt werden sollen.
Arbeitsplatz fehlt, solange es keinen Sitzplan gibt. Sobald einer existiert, ist es die Spalte, über die sich Inventar und Sitzplan verbinden lassen – vorausgesetzt, beide benutzen dieselbe Raumnummerierung.
Inventarnummer und Seriennummer auseinanderhalten
Die beiden Nummern werden regelmäßig in dieselbe Spalte geschrieben. Das geht so lange gut, bis ein Gerät im Garantiefall getauscht wird: Dann stimmt die Seriennummer nicht mehr, und mit ihr verliert der Eintrag seine Geschichte.
| Inventarnummer | Seriennummer | |
|---|---|---|
| Wer vergibt sie | das eigene Haus | der Hersteller |
| Wann sie sich ändert | nie – auch nicht bei Umzug oder Reparatur | bei jedem Austausch des Geräts |
| Wozu sie dient | Wiederfinden, Zählen, Zuordnen zu Raum und Platz | Garantie, Support, eindeutiger Nachweis gegenüber dem Hersteller |
| Wo sie steht | auf dem aufgeklebten Etikett | auf dem Typenschild des Geräts |
| Bei Möbeln | immer vorhanden, wenn etikettiert wurde | meist nicht vorhanden – deshalb ist die Inventarnummer bei Möbeln die einzige Kennung |
Ein Nummernkreis, der zwanzig Jahre hält
Bewährt hat sich ein Präfix je Warengruppe und eine fortlaufende Nummer ohne Bedeutung: M-0142 für Möbel, T-0088 für Technik. Was in die Nummer nicht hineingehört, ist der Standort. Sobald ein Schrank in ein anderes Stockwerk wandert, wäre die Nummer sonst falsch – und ihr Neuvergeben zerstört die Verbindung zu allen älteren Belegen.
Die Etiketten sollten den Raum überleben, in dem sie kleben. Papieretiketten am Tischbein lösen sich innerhalb weniger Jahre; Kunststoffetiketten mit aufgedrucktem Barcode oder QR-Code halten und lassen sich beim Rundgang mit dem Telefon einlesen.
Einen bestehenden Bestand aufnehmen
Der Aufbau der Liste ist nicht das Problem – die erste Aufnahme ist es. Ein Rundgang durch ein Stockwerk mit 60 Arbeitsplätzen dauert erfahrungsgemäß einen halben bis einen ganzen Tag, wenn währenddessen etikettiert wird.
- Raumliste vorbereiten. Erst die Räume in der Tabelle anlegen, dann hineingehen. Wer im Raum anfängt, erfindet unterwegs Raumbezeichnungen.
- Nummernkreis festlegen und genug Etiketten drucken – lieber 20 Prozent zu viele als ein zweiter Durchgang.
- Raum für Raum, immer im Uhrzeigersinn ab Tür. Das klingt kleinlich, verhindert aber die vergessene Ecke hinter dem Schrank.
- Zustand sofort mit aufnehmen. Ein zweiter Durchgang nur für den Zustand findet nicht statt.
- Gemeinschaftsmöbel zuletzt. Küche, Flur, Besprechungsräume haben oft keine Arbeitsplatzzuordnung und lassen sich schneller in einem Zug aufnehmen.
Der Aufwand lohnt sich an zwei Stellen sofort: bei der nächsten Versicherungsmeldung und beim Büroumzug, wo die Liste zur Grundlage für Packlisten, Möbelplanung und die Entscheidung wird, was gar nicht erst mitgenommen wird.
Woran die Tabelle scheitert
Eine Tabelle trägt einen Standort, einen überschaubaren Bestand und einen Menschen, der sie pflegt. Sie scheitert zuverlässig an drei Punkten – und zwar unabhängig davon, wie gut sie aufgebaut ist.
- Mehrere Personen gleichzeitig. Sobald zwei Standorte parallel pflegen, entstehen zwei Wahrheiten. Eine Datei auf einem Netzlaufwerk löst das nicht, ein geteiltes Tabellenblatt in der Cloud nur halb.
- Die Verbindung zur Person. Wem ein Stuhl zugewiesen ist, ändert sich häufiger als der Stuhl selbst. Eine Tabelle kann das abbilden, aber nicht nachvollziehbar protokollieren – dafür braucht es einen Änderungsverlauf.
- Der Bestand über etwa 500 Positionen. Danach dauert die Suche länger als der Blick in den Raum, und genau ab da wird die Liste nicht mehr benutzt.
Ich halte den zweiten Punkt für den unterschätztesten. Bei den ersten beiden Grenzen merkt man sofort, dass etwas nicht stimmt; beim dritten wird die Liste einfach still aufgegeben, und niemand entscheidet das je bewusst. Wer an diesen Punkt kommt, steht vor der Wahl zwischen einer Fachanwendung und dem Eingeständnis, dass die Liste nur noch zählt und nicht mehr verortet.
Häufige Fragen
Was gehört in eine Inventarliste für die Büroausstattung?
Mindestens Inventarnummer, Bezeichnung, Standort und Anschaffungsdatum. Sinnvoll dazu: Warengruppe, Arbeitsplatz, Anschaffungswert und Zustand. Weitere Spalten sind schnell hinzugefügt, aber jede von ihnen muss dauerhaft gepflegt werden – deshalb ist die kürzere Liste in der Praxis die haltbarere.
Was ist der Unterschied zwischen Inventarnummer und Seriennummer?
Die Inventarnummer vergibt das eigene Haus, sie bleibt über die gesamte Nutzungsdauer gleich und dient dem Wiederfinden. Die Seriennummer stammt vom Hersteller, identifiziert das einzelne Gerät und ändert sich, wenn ein Gerät getauscht wird. Beide gehören in getrennte Spalten.
Muss eine Inventarliste geführt werden?
Für Kaufleute besteht nach § 240 HGB eine Inventurpflicht; sie betrifft das handelsrechtliche Inventar und nicht die Büroliste im hier beschriebenen Sinn. Kleine Einzelkaufleute können nach § 241a HGB befreit sein. Unabhängig davon verlangen Versicherungen im Schadensfall einen Nachweis über den Bestand.
Reicht Excel für die Büroausstattung?
Für einen Standort mit bis zu etwa 500 Positionen und einer zuständigen Person: ja. Kritisch wird es bei mehreren Standorten, bei gleichzeitiger Pflege durch mehrere Personen und sobald nachvollziehbar sein muss, wann sich eine Zuordnung geändert hat.