Das Kapitel in Kürze
- Die Auswertungen beantworten die Frage nach dem Stand des Bestands. Die Übersicht beantwortet die Frage nach dem heutigen Tag.
- Zehn Berichte stehen bereit. Jeder ist als Blatt gebaut und hat ein eigenes Druck-Stylesheet.
- Die Flächenzahlen kommen aus der gezeichneten Form, auch bei Räumen mit Ecken.
- Der Bericht „Nachweise“ ist die Mappe für ein Audit, für die Cyberversicherung und für Prüfungen.
- Der Bericht „Erfassungsqualität“ sagt, was im Datensatz noch fehlt.
Die zehn Berichte
| Bericht | Beantwortet | Grundlage |
|---|---|---|
| Belegung | Wie ausgelastet sind die Plätze je Standort, Gebäude und Stockwerk? | Plätze und ihre Belegung, dazu die Kreuztabelle Abteilung nach Stockwerk |
| Flächen | Wie viele Quadratmeter je Raum, Stockwerk und Person? | Die gezeichnete Form der Räume |
| IT-Assets | Wie verteilen sich Geräte nach Status, Alter und Defekten? | Der Gerätebestand mit seinem Ort |
| Anlagenwert | Was ist der Bestand wert, und wie schreibt er ab? | Kaufpreis, Kaufdatum und Nutzungsdauer |
| Arbeitsplatzkosten | Was kostet ein Arbeitsplatz im Jahr? | Geräte, Lizenzen, Verträge und Fläche |
| Schutz & Sicherheit | Wo fehlen Sichtschutz, abschließbare Ablage oder Prüfungen? | Die Attribute am Arbeitsplatz und die vertrauliche Tätigkeit |
| Technischer Stand | Welche Versionen laufen, und wo läuft nicht genehmigte Software? | Betriebssystem, Version und Softwareliste am Gerät |
| Nachweise | Was lässt sich einem Prüfer vorlegen? | Inventurabschlüsse, Protokolle, Lösch- und Verwertungsnachweise |
| Auslastung | Wie war die Belegung über die Zeit? | Die Buchungen aus der Platzbuchung |
| Erfassungsqualität | Was fehlt im Datensatz? | Pflichtangaben je Objektart |
Drucken und ausgeben
Jeder Bericht hat ein Druck-Stylesheet. Der Druckbefehl des Browsers erzeugt daraus ein vorzeigbares Blatt oder eine PDF-Datei. Ein PDF-Erzeuger auf dem Server ist dafür nicht nötig.
Zusätzlich lässt sich die zugrunde liegende Liste als Tabelle ausgeben. Damit arbeiten Empfänger weiter, die keinen Zugang zur App haben.
Erfassungsqualität
Ein Bericht ist so gut wie der Datensatz darunter. Der Bericht „Erfassungsqualität“ zählt, wie viele Datensätze je Objektart eine Pflichtangabe vermissen lassen. Das ist die Liste, die vor dem ersten Bericht an die Geschäftsführung abgearbeitet gehört.
- Geräte ohne Kostenstelle oder ohne Ort.
- Personen ohne Abteilung oder ohne Arbeitsplatz.
- Räume ohne Fläche oder ohne Nutzungsart.
- Verträge ohne Gegenstand und Lizenzen ohne Platzzahl.