Das Wichtigste in Kürze
- Belegungsquote = belegte Plätze ÷ nutzbare Plätze. Gesperrte Plätze gehören nicht in den Nenner.
- Auslastungsgrad = anwesende Personen ÷ vorhandene Plätze. Misst Nutzung, nicht Zuweisung – und braucht deshalb eine Messung.
- Sharing Ratio = Personen ÷ Plätze. 1,3 : 1 heißt 13 Personen auf 10 Plätze.
- Peak-Auslastung = Anwesende am stärksten Tag ÷ vorhandene Plätze. Das ist die Zahl, nach der geplant wird.
- m² je anwesender Person ist nur vergleichbar, wenn dieselbe Flächendefinition zugrunde liegt. BGF und NUF weichen um 20 bis 30 Prozent voneinander ab.
- Der Durchschnitt sitzt nie im Büro: In einer typischen Wochenverteilung kommt der Mittelwert an keinem einzigen Wochentag vor.
- Drei Fehlschlüsse stecken in fast jeder Auswertung – Mittelwerte über Ferienzeiten, ein einzelner Peak-Tag als Normalfall, und Kapazität mit Nachfrage verwechselt.
- Statt des Maximums das 90. Perzentil verwenden: Es filtert Ausreißer heraus, ohne den Peak zu verlieren.
Warum fast jeder Streit über den Nenner geht
Wenn in einer Runde zwei Auslastungszahlen für dieselbe Etage kursieren, liegt das fast nie an unterschiedlichen Messungen. Es liegt daran, dass unterschiedlich geteilt wurde.
Ein Beispiel mit echten Zahlen. Eine Etage hat 88 Tische. Vier sind wegen Umbau gesperrt. 71 sind Personen fest oder geteilt zugewiesen. Im Mittel sind 58 tatsächlich besetzt, am vollsten Tag 79.
| Was gerechnet wird | Rechnung | Ergebnis | Wer sagt das |
|---|---|---|---|
| Zuweisungsquote | 71 ÷ 88 | 81 % | Office-Management |
| Zuweisungsquote, korrekt | 71 ÷ 84 | 85 % | wer den Nenner kennt |
| Mittlere Auslastung | 58 ÷ 84 | 69 % | Controlling |
| Peak-Auslastung | 79 ÷ 84 | 94 % | die Belegschaft |
| Auslastung inkl. Besprechungsräumen | 58 ÷ 104 | 56 % | wer falsch abgegrenzt hat |
Alle fünf Zahlen sind rechnerisch richtig. Sie beantworten verschiedene Fragen, und genau das geht in Berichten unter. Die Konsequenz für die Praxis ist simpel: Jede Auslastungszahl gehört mit Zähler und Nenner ausgewiesen, nicht als nackte Prozentangabe. Das kostet eine Zeile und verhindert die halbe Diskussion.
Die fünf Formeln mit Rechenbeispiel
Belegungsquote
Misst, wie viel der nutzbaren Kapazität vergeben ist. „Belegt“ heißt hier zugewiesen, nicht besetzt – die Zahl kommt aus dem Sitzplan und braucht keine Messung.
88 Plätze, 4 gesperrt, 71 zugewiesen → 71 ÷ 84 = 84,5 %
Wofür sie taugt: schnelle Aussage, ob noch Plätze vergeben werden können. Wofür nicht: eine Aussage über tatsächliche Nutzung. Eine Etage kann zu 100 Prozent zugewiesen und zu 50 Prozent genutzt sein – das ist bei festen Plätzen in hybriden Organisationen der Normalfall.
Auslastungsgrad
Die Zahl, die aus einer Messung kommt. Sie sagt, wie viele Plätze zu einem Zeitpunkt tatsächlich benutzt wurden.
58 Anwesende, 84 nutzbare Plätze → 69 %
Sharing Ratio
Die Planungsgröße für geteilte Arbeitsplätze. Sie wird als Verhältnis geschrieben, nicht als Prozentwert – 1,3 : 1 bedeutet 13 Personen auf 10 Plätze.
130 Personen, 100 Plätze → 1,3 : 1
Wie diese Zahl ermittelt und nach sechs Monaten nachjustiert wird, steht ausführlich unter Desk-Sharing-Quote berechnen.
Peak-Auslastung
Die wichtigste Kennzahl für Flächenentscheidungen. Sie beantwortet die Frage, die Menschen tatsächlich erleben: Wie voll ist es, wenn es voll ist?
79 Anwesende am Mittwoch, 84 nutzbare Plätze → 94 %
Das absolute Maximum enthält Ausreißer – den Tag mit der Betriebsversammlung, den Tag der Weihnachtsfeier. Das 90. Perzentil (also der Wert, den 90 Prozent aller Messungen nicht überschreiten) ist die robustere Größe. In Excel: =QUANTIL(Bereich;0,9). Der Unterschied liegt in der Praxis bei fünf bis zwölf Prozentpunkten.
Quadratmeter je anwesender Person
Die Kennzahl, mit der Häuser untereinander verglichen werden – und die am häufigsten falsch verglichen wird, weil „Bürofläche“ nicht definiert ist.
1.840 m² NUF, 58 Anwesende → 31,7 m² je anwesender Person
Der Wert wirkt hoch, weil er Anwesende und nicht Beschäftigte im Nenner hat. Er ist nur mit einem anderen Haus vergleichbar, wenn dort dieselbe Flächendefinition verwendet wird. BGF, NRF, NUF und Mietfläche nach MF-GIF weichen erheblich voneinander ab – die Unterschiede stehen unter BGF, NUF und Mietfläche.
Die drei Fehlschlüsse, die in fast jeder Auswertung stecken
1. Der Mittelwert über Ferienzeiten
Ein Jahresdurchschnitt, der Sommerferien, Brückentage und die Weihnachtswochen enthält, liegt systematisch zu niedrig – in vielen Häusern um zehn bis fünfzehn Prozentpunkte. Daraus wird dann geschlossen, dass ein Drittel der Fläche überflüssig ist. Die Korrektur besteht nicht darin, diese Zeiten wegzulassen, sondern sie getrennt auszuweisen: „78 Prozent in Regelwochen, 41 Prozent in Ferienwochen“ ist eine ehrliche Aussage.
2. Der Peak-Tag als Normalfall
Der umgekehrte Fehler, meist von der anderen Seite des Tisches. Ein einzelner Tag mit 103 Prozent – Betriebsversammlung, alle da – wird zum Beleg dafür, dass dringend Fläche fehlt. Auch hier hilft das 90. Perzentil: Es zeigt, wie voll es an den vollen Tagen wirklich ist, ohne den Ausnahmetag mitzuschleppen.
3. Kapazität mit Nachfrage verwechselt
Der häufigste und folgenreichste. Alle 84 Plätze sind zugewiesen, also ist die Etage ausgelastet – so lautet der Schluss. Tatsächlich sind im Mittel 58 Menschen da. Die Zuweisungsquote beschreibt eine Verwaltungstatsache, nicht die Wirklichkeit.
Dieser Fehlschluss hat eine spiegelbildliche Variante, die seltener benannt wird: Aus einer gemessenen Auslastung von 58 Prozent folgt nicht, dass 42 Prozent der Fläche wegkönnen. Wer nicht kommt, weil beim letzten Versuch nichts frei war, taucht in keiner Zählung auf. Bei knappen Flächen unterschätzt jede Anwesenheitsmessung den Bedarf – und zwar genau dann am stärksten, wenn es besonders eng ist.
Meine Einschätzung dazu: Diese asymmetrische Unsicherheit ist der Grund, warum Flächenreduktionen häufiger zu weit gehen als zu wenig weit. Die Zahl, die für Abbau spricht, ist messbar. Die Gegenzahl ist es nicht.
Wie man die Zahlen berichtet, ohne zu täuschen
Vier Angaben gehören zu jeder berichteten Auslastungszahl. Sie passen in eine Fußzeile und verhindern die meisten Rückfragen:
- Zähler und Nenner im Klartext. „58 von 84 nutzbaren Plätzen“ statt „69 %“.
- Zeitraum und Zahl der Messtage. „22 Messtage, 3.–28. November 2026“.
- Die Spanne, nicht nur der Mittelwert. „54 bis 94 Prozent, Peak mittwochs“.
- Was ausgeschlossen wurde. „Ohne Betriebsversammlung am 12.11.“
Ein Bericht, der so gebaut ist, sieht weniger souverän aus als eine einzelne runde Zahl. Er hält aber der Nachfrage stand, und das ist bei Flächenentscheidungen der relevantere Test – sie werden Jahre später noch zitiert, etwa im Kostenrahmen eines Büroumzugs oder in der Begründung einer Büroform.
Häufige Fragen
Wie berechnet man die Belegungsquote?
Belegte Plätze geteilt durch nutzbare Plätze, wobei nutzbare Plätze die Gesamtzahl abzüglich der gesperrten ist. Beispiel: 88 Plätze, davon 4 gesperrt und 71 zugewiesen, ergibt 71 ÷ 84 = 84,5 Prozent. Gesperrte Plätze im Nenner zu lassen ist der häufigste Rechenfehler.
Was ist der Unterschied zwischen Belegungsquote und Auslastungsgrad?
Die Belegungsquote misst, wie viele Plätze zugewiesen sind – eine Verwaltungsgröße aus dem Sitzplan. Der Auslastungsgrad misst, wie viele tatsächlich genutzt werden, und braucht dafür eine Erhebung. In hybriden Organisationen liegen beide Werte 20 bis 40 Prozentpunkte auseinander.
Welche Auslastung ist normal für ein Büro?
Bei festen Plätzen liegt die gemessene Anwesenheit in vielen deutschen Büros zwischen 50 und 70 Prozent im Mittel, mit Spitzen um 90 Prozent am vollsten Wochentag. Ein belastbarer Vergleich entsteht aber erst im eigenen Haus über mehrere Monate – Branchenwerte streuen zu stark.
Warum soll man nach dem Peak planen und nicht nach dem Durchschnitt?
Weil der Durchschnitt an keinem realen Tag vorkommt. Bei einer typischen Wochenverteilung von 61 Prozent montags bis 94 Prozent mittwochs liegt der Mittelwert bei 73 Prozent – ein Wert, der an keinem einzigen Tag eintritt. Wer danach plant, hat an zwei von fünf Tagen zu wenig Plätze.
Wie viele Quadratmeter pro Mitarbeiter sind üblich?
Je nach Büroform und Flächendefinition zwischen etwa 8 und 15 m² Nutzfläche je Arbeitsplatz. Die Zahl ist nur vergleichbar, wenn dieselbe Flächendefinition zugrunde liegt – zwischen BGF und NUF liegen 20 bis 30 Prozent. Die arbeitsschutzrechtlichen Mindestwerte stehen in der ASR A1.2.
Weiterführende Quellen
- BAuA – ASR A1.2 „Raumabmessungen und Bewegungsflächen“, Ausgabe September 2013
- gif e.V. – Flächendefinitionen (MF-GIF 2023) – Bezugsgröße für Flächenkennzahlen