Das Wichtigste in Kürze
- Eine IT-Inventarverwaltung braucht sieben Pflichtfelder: Inventarnummer, Kategorie, Modell, Seriennummer, Beschaffungsdatum, Person und Arbeitsplatz sowie Status.
- Person und Arbeitsplatz sind zwei getrennte Felder. Die Person wechselt, der Platz bleibt. Wer nur die Person führt, verliert das Gerät beim nächsten Austritt.
- Die Inventarnummer wird bei der Annahme vergeben und noch vor der Ausgabe als Etikett angebracht. Den Weg vom Wareneingang bis zur Ausgabe beschreibt der Leitfaden Vom Wareneingang bis zum Rollout. Ohne Etikett ist bei der Rückgabe nicht feststellbar, welches Gerät gemeint war.
- Der Status ist eine Auswahlliste mit fünf Werten: im Einsatz, auf Lager, defekt, in Reparatur, ausgemustert. Freitext an dieser Stelle zerstört jede Auswertung.
- Ausgabe und Rückgabe erzeugen ein unterschriebenes Protokoll. Das ist der einzige Beleg, der bei Streit über eine Rückgabe standhält.
- Die Abgrenzung zur Anlagenbuchhaltung: Dort geht es um Werte und Abschreibung, hier um Geräte und Orte. Beide Systeme brauchen dieselbe Inventarnummer, sonst lässt sich nichts abgleichen.
- Passwörter, Lizenzschlüssel und Zugangsdaten gehören in einen Passwortmanager. Die Inventarliste bleibt frei davon.
- Eine Tabelle genügt bis etwa 200 Geräten bei überschaubarer Wechselrate. Darüber fehlen Historie und Protokollierung.
Welche Fragen ein Inventar beantworten muss
Bevor über Felder und Werkzeuge gesprochen wird, lohnt die Frage, wofür das Inventar gebraucht wird. Wo die Grenze zwischen Inventarisierung, CMDB und IT-Asset-Management verläuft, steht in den Grundlagen und ausführlicher im Leitfaden CMDB und Asset-Management. Die Fachbegriffe erklärt das ITAM-Glossar. In der Praxis sind es fünf Situationen, und sie stellen unterschiedliche Anforderungen:
| Situation | Gefragt ist | Welches Feld entscheidet |
|---|---|---|
| Eintritt | Was ist auf Lager verfügbar? | Status |
| Austritt | Was hat diese Person? | Person |
| Umzug | Was steht an diesem Platz? | Arbeitsplatz |
| Störung | Welches Modell, welche Garantie? | Modell, Beschaffungsdatum |
| Versicherung / Diebstahl | Welches Gerät genau? | Seriennummer |
Aus dieser Liste folgt der Feldsatz fast von selbst. Was in keiner der fünf Zeilen gebraucht wird, muss auch nicht gepflegt werden. Ist ein Feld nur zu 60 Prozent gepflegt, lässt sich eine leere Zelle nicht mehr von einem echten „nein“ unterscheiden. Dann besser ganz auf das Feld verzichten.
Die sieben Pflichtfelder
- Inventarnummer
- Der Schlüssel. Fortlaufend, nie wiederverwendet, physisch als Etikett am Gerät. Bewährt haben sich Nummernkreise je Kategorie: NB-0001 für Notebooks, MO-0001 für Monitore. Das macht die Nummer beim Vorlesen am Telefon unterscheidbar.
- Kategorie
- Vier bis acht Werte als Auswahlliste: Laptop, Monitor, Dock, Telefon, Drucker, Headset. Mehr Kategorien bringen vor allem mehr Grenzfälle, ohne die Übersicht zu verbessern.
- Hersteller und Modell
- Für Ersatzbeschaffung und Garantiefragen. Bei Monitoren zusätzlich die Zollgröße, weil danach am häufigsten gesucht wird.
- Seriennummer
- Das einzige Feld, das auch der Hersteller kennt. Es entscheidet über Garantieansprüche und ist bei Diebstahl oder Versicherungsfall die Angabe, nach der gefragt wird.
- Beschaffungsdatum und Preis
- Grundlage für Ersatzplanung und die Brücke zur Anlagenbuchhaltung. Der Preis ist auch die Basis für die Versicherungssumme.
- Person und Arbeitsplatz
- Zwei getrennte Felder. Die Person beantwortet „Was hat Frau Berger?“, der Arbeitsplatz beantwortet „Was steht an B-2-014-01?“. Beide Fragen kommen, und keine lässt sich aus der anderen ableiten, schon gar nicht bei geteilten Plätzen.
- Status
- Fünf Werte als Auswahlliste: im Einsatz, auf Lager, defekt, in Reparatur, ausgemustert. Der Status ist das Feld, über das ausgewertet wird, und deshalb das mit der geringsten Toleranz für Freitext.
Der Platzbezug ist der Punkt, an dem sich Inventar und Sitzplan berühren. Er beantwortet die Umzugsfrage und dazu die Frage, die beim Support ständig auftaucht: „Der Monitor im Raum B-2-014 flackert.“ Ohne Platzbezug ist das eine Suchaufgabe. Das setzt eine konsistente Nummerierung voraus.
Was nicht hineingehört
- Passwörter, Lizenzschlüssel und Zugangsdaten. Sie gehören in einen Passwortmanager. Eine Inventarliste wird breiter geteilt als jede Zugangsdatenbank: Office-Management, Support, teilweise externe Dienstleister sehen sie.
- Private Angaben zur Person über den Namen hinaus.
- Kommentare zur Nutzung. „Geht sorglos mit Geräten um“ ist eine Leistungsbewertung im falschen System.
Der Lebenszyklus und seine Belege
Ein Inventar durchläuft sieben Prozessstationen, von der Beschaffung bis zur Entsorgung. An jeder Station ändert sich der Status, und an vier von ihnen entsteht ein Beleg. Wo der Beleg fehlt, entsteht später zuverlässig Streit.
Die Station, die übersprungen wird
Die häufigste Lücke liegt zwischen Beschaffung und Ausgabe: Geräte werden geliefert, ausgepackt und direkt weitergegeben. Danach fehlen Datensatz, Nummer und Etikett. Bei der Rückgabe zwei Jahre später lässt sich dann nicht mehr feststellen, welches Gerät gemeint war. Sind drei gleiche Laptops im Umlauf, ist die Frage nach dem Zustand nicht mehr beantwortbar.
Der Aufwand für die Inventarisierung beträgt etwa fünf Minuten je Gerät: Karton öffnen, Seriennummer erfassen, Etikett drucken und aufkleben, Datensatz anlegen. Der Aufwand für die Rekonstruktion im Nachhinein beträgt ein Vielfaches, und sie gelingt nur teilweise.
Ausgabe und Rückgabe
Beide erzeugen ein unterschriebenes Protokoll mit Gerät, Inventarnummer, Zustand und Datum. Das wirkt bürokratisch und ist der einzige Beleg, der bei einer Auseinandersetzung über eine Rückgabe standhält. Ohne Protokoll steht Aussage gegen Aussage, und für den Zustand bei Übergabe ist der Arbeitgeber darlegungspflichtig.
In der Praxis funktioniert das nur, wenn das Protokoll Teil eines Prozesses ist, der ohnehin läuft: Es wird beim Onboarding mit unterschrieben und beim Offboarding mit abgehakt. Ein eigenständiger Protokollprozess wird nicht benutzt. Die Abläufe stehen unter Onboarding: Arbeitsplatz vorbereiten und Offboarding.
Entsorgung
Am Ende steht die Ausmusterung mit zwei Nachweisen: der Datenlöschung und der ordnungsgemäßen Entsorgung nach dem Elektro- und Elektronikgerätegesetz. Beide gehören als Dokument abgelegt und im Inventar vermerkt: Der Datensatz bleibt erhalten und wird auf „ausgemustert“ gesetzt. Ein gelöschter Datensatz zeigt später nicht mehr, wohin das Gerät gegangen ist.
Inventar, Anlagenbuchhaltung und Asset Management
Möbel und Einrichtung werden meist getrennt geführt, weil Felder und Lebenszyklus andere sind. Die gemeinsame Klammer ist die Inventarnummer. Der Aufbau steht unter Inventarliste für die Büroausstattung.
Drei Systeme, die sich überschneiden und verschiedene Zwecke haben. Die Verwechslung führt regelmäßig dazu, dass ein System gekauft wird, das die eigentliche Frage nicht beantwortet.
| System | Führt | Fragt | Wer betreibt es |
|---|---|---|---|
| IT-Inventar | Geräte mit Ort und Person | Wo ist welches Gerät und bei wem? | IT |
| Anlagenbuchhaltung | Werte und Abschreibungen | Was steht noch in den Büchern? | Buchhaltung |
| IT-Asset-Management | Geräte, Lizenzen, Verträge, Lebenszykluskosten | Was kostet uns die IT über die Laufzeit? | IT-Leitung |
Die praktische Empfehlung: Nicht versuchen, alles in einem System abzubilden. Die Anlagenbuchhaltung folgt steuerlichen Regeln und interessiert sich nicht dafür, in welchem Raum ein Monitor steht. Was zählt, ist die gemeinsame Nummer: Sie macht den Abgleich bei der Inventur möglich, und genau dafür ist sie da.
Die Verbindung zum Flächenbestand entsteht über den Arbeitsplatz. Wie dieses Datenmodell insgesamt aussieht, steht unter Flächenmanagement: Aufgaben, Daten, Kennzahlen.
Was in der Praxis regelmäßig schiefgeht
- Das Gerät hängt nur an der Person. Beim Austritt verschwindet mit der Person auch das Gerät aus der Liste, oder es bleibt der Person zugeordnet, die längst weg ist. Beides ist gleich unbrauchbar.
- Kein Etikett. Die Nummer steht in der Tabelle und nicht am Gerät. Damit fehlt sie im entscheidenden Moment, bei der Rückgabe.
- Der Status ist Freitext. Nach einem Jahr stehen „defekt“, „kaputt“, „geht nicht“ und „siehe Ticket 4711“ in derselben Spalte, und keine Auswertung funktioniert mehr. Die Bereinigung beschreibt Von Excel zum räumlichen IT-Inventar.
- Zubehör wird nicht geführt. Dockingstations, Netzteile, Adapter und Headsets sind einzeln günstig und in Summe erheblich. Sie sind es auch, die beim Offboarding am häufigsten fehlen.
- Das Lager ist ein Schrank ohne Bestand. Geräte auf Lager stehen physisch da, sind aber nicht als verfügbar erfasst. Dann wird neu bestellt, obwohl Reserve vorhanden wäre.
- Keine regelmäßige Inventur. Einmal im Jahr eine Stichprobe von zwanzig Prozent genügt, um die Abweichungsrate zu kennen. Wer nie prüft, weiß nicht, ob die Liste zu 95 oder zu 60 Prozent stimmt, und behandelt beide gleich.
Zur letzten Zeile ein praktischer Hinweis: Eine Stichprobe ist aussagekräftiger als eine Vollinventur, die einmal gemacht und dann drei Jahre nicht wiederholt wird. Zwanzig Prozent des Bestands im Jahr, zufällig ausgewählt, kosten für 200 Geräte etwa einen halben Tag und liefern eine Abweichungsrate, aus der sich ableiten lässt, wie sehr man der Liste trauen kann.
Häufige Fragen
Welche Felder braucht eine IT-Inventarliste?
Sieben: Inventarnummer, Kategorie, Hersteller und Modell, Seriennummer, Beschaffungsdatum mit Preis, Person und Arbeitsplatz sowie Status. Person und Arbeitsplatz sind zwei getrennte Felder: Die Person wechselt, der Platz bleibt.
Was ist der Unterschied zwischen IT-Inventar und Anlagenbuchhaltung?
Das IT-Inventar führt Geräte mit Ort und Person und beantwortet, wo etwas ist und bei wem. Die Anlagenbuchhaltung führt Werte und Abschreibungen nach steuerlichen Regeln. Beide Systeme müssen nicht zusammengelegt werden, aber dieselbe Inventarnummer verwenden. Sonst lässt sich bei der Inventur nichts abgleichen.
Wie oft sollte man IT-Inventur machen?
Eine Stichprobe von etwa 20 Prozent des Bestands einmal im Jahr genügt und ist aussagekräftiger als eine Vollinventur alle drei Jahre. Für 200 Geräte dauert das rund einen halben Tag und liefert eine Abweichungsrate, aus der sich ableiten lässt, wie verlässlich die Liste ist.
Braucht man ein Ausgabeprotokoll für Firmengeräte?
Rechtlich vorgeschrieben ist es nicht, praktisch ist es der einzige Beleg, der bei Streit über eine Rückgabe standhält. Es sollte Gerät, Inventarnummer, Zustand und Datum enthalten und von beiden Seiten unterschrieben sein. Am besten wird es Teil des Onboarding-Prozesses, sonst wird es nicht benutzt. Die sechs Angaben im Einzelnen stehen unter Hardware ausgeben und zurücknehmen.
Muss das Inventar mit anderen Systemen abgeglichen werden?
Nur dort, wo eine Angabe anderswo entsteht. Namen und Austritte kommen aus dem Personalsystem, Patchstand und Verschlüsselung aus der Geräteverwaltung, Ort und Verantwortung bleiben im Inventar. Welche Wege dafür infrage kommen, steht unter Schnittstellen im IT-Asset-Management.
Ab wann reicht eine Excel-Tabelle für das IT-Inventar nicht mehr?
Als Orientierung ab etwa 200 Geräten oder bei häufigen Wechseln. Begrenzend wirkt seltener die Zeilenzahl als das Fehlen von Historie und Protokollierung: Eine Tabelle zeigt den aktuellen Stand, nicht, wer wann was hatte. Genau das ist aber die Auskunft, die bei Streit gebraucht wird.
Quellen und Regelwerke
- Elektro- und Elektronikgerätegesetz (ElektroG), Pflichten bei der Entsorgung
- DSGVO, insbesondere Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e und Artikel 32, Löschung von Daten auf ausgemusterten Geräten
- BSI IT-Grundschutz, Bausteine zu Beschaffung, Betrieb und Aussonderung von Geräten