Das Kapitel in Kürze
- Diese Seite beantwortet zwanzig Fragen aus dem Alltag. Jede nennt den Weg Schritt für Schritt und das Ergebnis am Ende.
- Es gibt drei Wege zu einer Antwort: die Suche in der Kopfzeile, eine vorbereitete Ansicht in einer Liste und ein Bericht unter Auswertungen.
- Die vorbereiteten Ansichten sind Prädikate über dem Bestand. Sie veralten deshalb nicht.
- Jede Liste lässt sich als Tabelle ausgeben. Damit arbeiten auch Empfänger ohne Zugang zur App weiter.
- Die Spaltenfilter stehen direkt unter der Spaltenüberschrift. Ein Filter wirkt nur, solange die Spalte eingeblendet ist.
Die drei Wege zu einer Antwort
| Weg | Wann er passt | Wo er liegt |
|---|---|---|
| Suche | Ein einzelnes Objekt ist gesucht, und die Nummer oder der Name ist bekannt | Kopfzeile, gilt für den gesamten Bestand |
| Vorbereitete Ansicht | Eine wiederkehrende Frage nach einem Zustand | Menü „Ansicht“ über jeder Liste |
| Spaltenfilter | Eine eigene Kombination aus mehreren Merkmalen | Direkt unter der Spaltenüberschrift |
| Bericht | Eine verdichtete Zahl zum Weitergeben | Bereich Auswertungen, mit Druckansicht |
Wird eine Spalte über das Spalten-Menü ausgeblendet, setzt die App ihren Filter mit aus. Ein Filter, der die Liste kürzt, ohne dass die Spalte zu sehen ist, wäre ein unsichtbarer Grund für fehlende Zeilen.
Wer hat alles ein bestimmtes Gerät?
- Den Bereich IT-Assets öffnen.
- Über das Menü „Spalten“ die Spalten „Modell“, „Zugeordnet“ und „Geräteort“ einblenden.
- In den Filter unter „Modell“ die Modellbezeichnung eintippen, etwa „ThinkPad X13“.
- Nach der Spalte „Zugeordnet“ sortieren, damit gleiche Personen zusammenstehen.
- Über „Exportieren“ die gefilterte Liste als Tabelle ausgeben, falls sie weitergegeben werden soll.
Eine Liste aller Geräte dieses Modells mit der Person dahinter und dem Raum, in dem sie stehen. Die Spalte „Zuletzt gesehen“ sagt zusätzlich, wie aktuell die Ortsangabe ist.
Geht es um eine ganze Gerätegruppe statt um ein Modell, ist der Filter unter „Kategorie“ der bessere Einstieg. Die Kategorien stehen als verwaltete Liste in den Einstellungen.
Wer arbeitet teilweise remote und hat trotzdem einen festen Arbeitsplatz?
- Den Bereich Mitarbeiter öffnen.
- Im Auswahlfeld unter der Spalte „Remote“ den Wert „Teilweise Remote“ wählen.
- Die Spalte „Arbeitsplatz“ einblenden, falls sie ausgeblendet ist.
- Auf die Überschrift „Arbeitsplatz“ klicken. Personen mit Platz stehen dann zusammen, Personen ohne Platz zeigen einen Strich.
- Für „Viel Remote“ denselben Schritt mit dem anderen Wert wiederholen.
Die Liste der Personen, die einen festen Platz belegen und ihn an einem Teil der Woche leer stehen lassen. Das ist die Ausgangsliste für jedes Gespräch über Desk Sharing.
Wie groß das Einsparpotenzial ist, sagt erst die gemessene Auslastung. Der Bericht „Auslastung“ unter Auswertungen zeigt die Belegung über die Zeit statt an einem Stichtag.
Wo steht ein bestimmtes Gerät gerade?
- Die Inventarnummer oder die Seriennummer in die Suche der Kopfzeile eintippen.
- Den Treffer anklicken. Das Detail öffnet sich.
- Unter „Ort“ stehen Raum, Arbeitsplatz, die Herkunft der Angabe und ihr Datum.
- Über „Auf dem Plan zeigen“ springt die Ansicht zum Grundriss und richtet den Blick auf den Platz.
Der Raum, der Platz und die Aussage, woher diese Angabe stammt. Die Herkunft unterscheidet eine Eingabe von Hand von einer Sichtung bei der letzten Inventur.
Liegt ein Etikett auf dem Gerät, geht es schneller: „Scannen“ in der Kopfleiste der Geräteliste liest den QR-Code und öffnet den Datensatz.
Eine Person verlässt das Unternehmen. Was ist einzusammeln?
- Die Person über die Suche öffnen.
- Im Detail unter „Ausstattung“ stehen alle zugewiesenen Geräte.
- Im Bereich Vorgänge einen Vorgang der Art „Offboarding“ für diese Person anlegen und das Austrittsdatum eintragen.
- Die Geräte im Bereich IT-Assets auswählen und über „Zurücknehmen“ zurückbuchen. Das Rücknahmeprotokoll entsteht dabei.
- Den Lizenzplatz prüfen. Er erscheint danach unter „Rückholbar“ im Bereich Lizenzen.
- Die restlichen Schritte im Vorgang abhaken, etwa Schlüssel und Zugänge.
Eine vollständige Liste dessen, was zurückkommt, dazu ein unterschriebenes Protokoll und ein Lizenzplatz, der wieder frei ist. Die Checkliste hakt die Schritte ab, sobald die Rücknahme gebucht ist.
Der Betrag hinter den rückholbaren Plätzen steht in der Übersicht. Drei vergessene Plätze summieren sich über ein Jahr zu einem spürbaren Betrag.
Eine neue Person kommt. Was braucht sie, und wo sitzt sie?
- Im Bereich Mitarbeiter die Person anlegen, mit Abteilung, Eintrittsdatum und Remote-Angabe.
- Im Bereich Arbeitsplätze über die Belegung einen freien Platz suchen und zuweisen.
- Im Bereich IT-Assets ein Asset-Paket wählen, etwa „Standard Büro“ mit Notebook, Dock, zwei Monitoren, Tastatur und Maus.
- Das Paket über „Ausgeben“ an die Person buchen und das Protokoll drucken.
- Im Bereich Lizenzen die benötigten Plätze zuweisen.
- Im Bereich Vorgänge einen Vorgang der Art „Onboarding“ anlegen. Die erledigten Schritte hakt die App selbst ab.
Ein vollständig ausgestatteter Arbeitsplatz mit Protokoll, Lizenzplätzen und einer Checkliste, auf der nur noch die Schritte offen sind, die außerhalb der App passieren.
Der Grundriss zeigt zusätzlich, welche Netzwerkdose und welche Monitoranzahl am Platz hinterlegt sind. Damit steht vor dem ersten Arbeitstag fest, ob dort etwas fehlt.
Welche Plätze sind frei, und in welchem Raum liegen sie?
- Den Bereich Arbeitsplätze öffnen.
- Im Filter unter der Spalte „Belegung“ auf „frei“ stellen.
- Nach der Spalte „Raum“ sortieren, damit freie Plätze desselben Raums zusammenstehen.
- Einen Platz doppelt anklicken. Die Ansicht springt auf den Grundriss und zeigt ihn.
Die Liste der freien Plätze mit Raum und Stockwerk, dazu die Lage auf dem Grundriss. Die Übersicht nennt dieselbe Zahl als Randnotiz unter „Arbeitsplätze“.
Geht es um einen freien Platz für einen bestimmten Tag statt dauerhaft, ist die Platzbuchung der richtige Bereich.
Welche Verträge müssten in den nächsten drei Monaten gekündigt werden?
- Den Bereich Fristen öffnen.
- Nach der Fristenart „Kündigungsfrist“ filtern.
- Den Zeitraum auf drei Monate stellen.
- Die Liste als Tabelle ausgeben und an die Person weitergeben, die kündigt.
Eine nach Datum sortierte Liste mit dem letzten Tag, an dem eine Kündigung noch rechtzeitig ist. Die App rechnet dieses Datum aus Laufzeitende und Kündigungsfrist.
Diese Frist ist die teuerste der zwölf Arten. Eine verstrichene Kündigungsfrist verlängert den Vertrag um eine ganze Periode. Deshalb steht sie in der Übersicht immer ganz oben.
Wie viele Lizenzplätze zahlen wir zu viel?
- Den Bereich Lizenzen öffnen.
- Über das Menü „Ansicht“ auf „Rückholbar“ gehen.
- Die Liste zeigt Plätze bei ausgeschiedenen Personen und bei ausgesonderten Geräten.
- Die Plätze im Detail der jeweiligen Lizenz freigeben.
- Anschließend über „Ansicht“ auf „Überbucht“ gehen und prüfen, ob irgendwo zu wenige Plätze gekauft sind.
Der Betrag je Jahr, der ohne Gegenleistung läuft, und die Gegenprobe, ob an anderer Stelle Plätze fehlen. Beide Zahlen stehen auch in der Übersicht.
Ob eine gekaufte Lizenz auch benutzt wird, misst die App nicht. Diese Angabe steht im Portal des Herstellers.
Eine Schwachstelle betrifft eine bestimmte Version. Welche Geräte sind betroffen?
- Den Bereich IT-Assets öffnen.
- Die Spalte „Betriebssystem“ einblenden. Sie führt Name und Version zusammen.
- In den Filter darunter die betroffene Version eintippen.
- Die Spalten „Zugeordnet“ und „Geräteort“ einblenden.
- Die Liste als Tabelle ausgeben. Sie ist die Betroffenheitsliste.
- Nach der Behebung über „Abgleich“ eine frische Datei aus dem Verwaltungssystem einlesen und den neuen Stand übernehmen.
Eine Liste der betroffenen Geräte mit Person und Raum. Damit lässt sich sagen, wen die Meldung betrifft und wo die Geräte stehen.
Die Spalte „Stand erhoben am“ sagt, wie alt die technischen Angaben sind. Eine Betroffenheitsliste aus sechs Monate alten Daten beantwortet die Frage nur ungefähr.
Welche Geräte kennt unser Verwaltungssystem nicht?
- Aus dem Verwaltungssystem, aus dem Netzwerkscan oder aus der Inventarliste eine Datei als CSV oder Tabelle ausgeben.
- Im Bereich IT-Assets in der Kopfleiste auf „Abgleich“ gehen.
- Die Datei wählen und die Spalte bestimmen, über die abgeglichen wird. Das ist üblicherweise die Seriennummer.
- Das dreiteilige Ergebnis durchgehen.
- Je Zeile entscheiden: Stand übernehmen, neu anlegen oder als fehlend markieren.
Drei Gruppen: in beiden Systemen vorhanden, nur in der Datei vorhanden und nur im Bestand vorhanden. Die zweite Gruppe sind Geräte, die im Netz laufen und im Inventar fehlen. Die dritte Gruppe sind Geräte, die das Verwaltungssystem nicht erreicht.
Die Ansicht „Nicht verwaltet“ in der Geräteliste zeigt dieselbe Frage aus der anderen Richtung: Geräte mit Betriebssystem, aber ohne verwaltendes System.
Was kostet ein Arbeitsplatz bei uns im Jahr?
- Den Bereich Auswertungen öffnen.
- Den Bericht „Arbeitsplatzkosten“ wählen.
- Den Standort oder das Stockwerk eingrenzen, falls die Zahl je Ort gebraucht wird.
- Den Bericht über den Druckbefehl des Browsers als Blatt oder PDF ausgeben.
Die Kosten je Platz aus Geräten, Lizenzen, Verträgen und Fläche, dazu die Summe je Stockwerk und Standort. Jede Position nennt ihre Grundlage.
Vor dem ersten Bericht an die Geschäftsführung lohnt der Bericht „Erfassungsqualität“. Er zählt, wo im Datensatz Pflichtangaben fehlen.
Welche Plätze mit vertraulicher Tätigkeit haben keinen Sichtschutz?
- Den Bereich Arbeitsplätze öffnen.
- Die Spalte „Datenschutz“ einblenden. Sie zeigt die gerechnete Bewertung.
- Im Filter darunter auf die Stufe mit Handlungsbedarf stellen.
- Die betroffenen Plätze anklicken und im Block „Datenschutz & Informationssicherheit“ prüfen, was fehlt.
- Alternativ den Bericht „Schutz & Sicherheit“ unter Auswertungen ausgeben.
Die Liste der Plätze, an denen jemand mit vertraulicher Tätigkeit sitzt und an denen Sichtschutz, abschließbarer Raum oder abschließbare Ablage fehlen.
Diese Frage lässt sich nur beantworten, weil Plätze in dieser App eigene Attribute haben. Ein reines Geräteprogramm kennt keine Arbeitsplätze und kann diese Auswertung nicht rechnen.
Welche Prüfungen sind überfällig?
- Den Bereich Fristen öffnen.
- Nach den Fristenarten „Prüfung Arbeitsplatz“ und „DGUV V3 Prüfung“ filtern.
- Überfälliges steht oben und ist rot markiert.
- Für Geräte zusätzlich im Bereich IT-Assets die Ansicht „Prüfung überfällig“ öffnen.
- Nach der Prüfung das Datum im Detail des Platzes oder des Geräts eintragen. Die nächste Fälligkeit rechnet die App aus dem Intervall.
Eine Liste mit allem, was an Fläche und Geräten geprüft werden muss, sortiert nach Fälligkeit. Die Intervalle stehen in den Einstellungen.
Die Prüftermine an der Fläche stehen in derselben Liste wie Garantien und Verträge. Es gibt genau eine Rechenquelle für alle Fristen.
Eine Etage zieht um. Was ist betroffen?
- Den Bereich Vorgänge öffnen und auf den Reiter „Umzüge“ wechseln.
- Auf „Umzug planen“ gehen.
- Als Quellort das Stockwerk wählen, als Zielort das neue Stockwerk oder Gebäude.
- Den Termin eintragen.
- Die Liste der betroffenen Plätze, Personen und Geräte prüfen. Sie entsteht aus dem Grundriss.
- Die Zielbelegung festlegen und den Umzug am Stichtag über „Ausführen“ buchen.
Eine vollständige Liste dessen, was mitzieht, und ein Plan, der bis zum Ausführen nichts am heutigen Stand ändert. Erst der Knopf „Ausführen“ bucht die neuen Orte.
Ohne die Trennung von Plan und Ist wäre jede Planung für den Oktober eine Falschmeldung über den heutigen Bestand.
Ein Gerät ist verschwunden. Was jetzt?
- Das Gerät über die Suche öffnen.
- Im Detail nachsehen, wann es zuletzt gesehen wurde und woher die Ortsangabe stammt.
- Den Status auf „verloren“ setzen. Das Gerät erscheint danach in der Ansicht „Verloren oder gestohlen“ und in der Übersicht.
- Eine Notiz mit dem Sachverhalt am Gerät hinterlegen.
- Taucht es wieder auf, den Status zurücksetzen und den Ort berichtigen.
- Bleibt es verschwunden, den Vorgang „Aussonderung“ anlegen und den Verbleib dokumentieren.
Ein nachvollziehbarer Vorgang statt einer Lücke in der Liste. Die Spalten „Zuletzt gesehen“ und „Letzte Inventur“ sagen, wie lange das Gerät schon nicht bestätigt wurde.
Die Ansicht „Lange nicht gesichtet“ zeigt Geräte, deren letzte Bestätigung länger zurückliegt als das eingestellte Intervall. Das ist die Vorstufe zu dieser Frage.
Wir wollen ein Gebäude zu viert inventarisieren. Wie geht das?
- Den Bereich Inventur öffnen.
- Für jede zählende Person einen eigenen Durchgang starten.
- Als Umfang je Durchgang eine der vier Inventurgruppen wählen. Sie überschneiden sich nicht.
- Jede Person öffnet ihren Durchgang auf dem Mobiltelefon über die eigene Adresse.
- Antippen bedeutet gesehen. Ein Gerät im falschen Raum wird protokolliert und gleich richtiggestellt.
- Nach dem Abschluss die vier Differenzlisten nebeneinander legen.
Vier parallele Durchgänge ohne Doppelzählung, dazu vier Differenzlisten und ein berichtigter Standort für jedes Gerät, das woanders gefunden wurde.
Die Sichtungen liegen in einem eigenen, fortlaufenden Speicher. Deshalb können vier Personen gleichzeitig zählen, ohne einander zu überschreiben.
Ein Gerät wird ausgesondert. Welche Nachweise braucht es?
- Das Gerät öffnen und den Vorgang „Aussonderung“ anlegen.
- Empfänger, Datum und Seriennummer eintragen.
- Den Löschnachweis hinterlegen, also das Protokoll über die Datenlöschung.
- Den Verwertungsnachweis hinterlegen, also den Entsorgungsschein oder die Bestätigung der Weitergabe.
- Solange einer der beiden fehlt, steht der Vorgang als „Nachweis offen“ in der Fristenliste.
Ein abgeschlossener Vorgang mit zwei Belegen. Beide zusammen beantworten die Fragen, die später gestellt werden: Wo ist das Gerät geblieben, und sind die Daten darauf gelöscht?
Ein Entsorgungsschein ist kein Löschnachweis, und ein Löschprotokoll ist keine Entsorgungsbestätigung. Deshalb verlangt die App beide.
Wie viele Arbeitsplätze brauchen wir bei der gemessenen Auslastung?
- Die Platzbuchung über mehrere Wochen laufen lassen.
- Den Bereich Auswertungen öffnen und den Bericht „Auslastung“ wählen.
- Die Belegung über die Zeit ablesen statt an einem Stichtag.
- Den Bericht „Belegung“ daneben legen. Er zeigt die Auslastung je Standort, Gebäude und Stockwerk.
- Den Bericht „Flächen“ ergänzen, wenn die Quadratmeter je Person gebraucht werden.
Eine gemessene Grundlage für die Zahl der Plätze statt einer Schätzung. Aus der gemessenen Spitzenbelegung und einem Zuschlag ergibt sich die Desk-Sharing-Quote.
Die Mindestgruppengröße im Mitbestimmungs-Paket sorgt dafür, dass kleine Gruppen keine Auswertung erzeugen. Aus einer Auslastungszahl soll keine Verhaltenskontrolle werden.
Welche Geräte hängen an keinem Wartungsvertrag?
- Den Bereich IT-Assets öffnen.
- Über das Menü „Ansicht“ auf „Ohne Vertragsdeckung“ gehen.
- Die Spalte „Vertrag“ einblenden, um die gedeckten Geräte zum Vergleich zu sehen.
- Die Gegenprobe machen: Unter Verträge zeigt die Übersicht die Verträge ohne Gegenstand.
- Fehlende Bindungen im Detail des Vertrags nachtragen.
Zwei Listen, die zusammengehören: Geräte ohne Deckung und Verträge ohne Gegenstand. Meistens ist die zweite Liste ein Pflegefehler und die erste eine echte Lücke.
Bei einer Reparatur schlägt die App „unter Vertrag“ vor, wenn ein Wartungsvertrag das Gerät deckt. Damit wird eine Leistung nicht doppelt bezahlt.
Was fehlt im Datensatz, bevor der erste Bericht rausgeht?
- Den Bereich Auswertungen öffnen.
- Den Bericht „Erfassungsqualität“ wählen.
- Die Liste von oben nach unten abarbeiten. Sie zählt je Objektart, wie viele Datensätze eine Pflichtangabe vermissen lassen.
- Für Geräte zusätzlich die Ansicht „Ohne Kostenstelle“ in der Geräteliste öffnen.
- Für Personen die Ansicht „Ohne Arbeitsplatz“ öffnen.
- Den Bericht nach der Korrektur erneut aufrufen und die Zahlen vergleichen.
Eine konkrete Aufgabenliste statt eines Gefühls. Ein Bericht ist so gut wie der Datensatz darunter, und diese Liste sagt, wo er noch dünn ist.
Große Lücken lassen sich oft in einem Zug schließen: Mehrere Zeilen markieren und über die Sammelbearbeitung denselben Wert setzen.
Wenn keiner dieser Wege passt
Bleibt eine Frage offen, gibt es zwei weitere Wege. Der erste ist der Export: Jede Liste gibt alle Attribute als Tabelle aus, auch die ausgeblendeten Spalten. In Excel lässt sich damit jede Kombination bilden.
Der zweite Weg ist der lesende Zugriff über einen API-Schlüssel. Er steht mit Konto in den Einstellungen und eignet sich für eigene Skripte und Auswertungen.
App öffnen Alle zwanzig Wege lassen sich am Beispielbestand ausprobieren.