Das Wichtigste in Kürze
- Eine Betriebsvereinbarung ist für Desk Sharing nicht gesetzlich vorgeschrieben, praktisch aber kaum vermeidbar: Die Spielregeln am Platz sind Ordnungsverhalten nach § 87 Absatz 1 Nummer 1 BetrVG, ein Buchungssystem fällt zusätzlich unter Nummer 6.
- Der Mustertext unten hat zwölf Paragrafen. Fünf davon sind erzwingbar mitbestimmt: Buchung, Spielregeln, Ergonomie, Auswertung der Daten und Ausnahmen. Dort entscheidet im Streitfall die Einigungsstelle. Ihr Spruch ersetzt die Einigung (§ 87 Absatz 2 BetrVG).
- Die Quote gehört als Zahl in den Text, je Bereich und mit dem Datum der Erhebung. Eine Vereinbarung ohne Zahl verschiebt den Konflikt nur nach hinten.
- Der längste Verhandlungspunkt ist regelmäßig § 9, die Auswertung der Buchungsdaten. Zweckbindung, Aggregationsstufe und Löschfrist gehören ausformuliert in den Vereinbarungstext selbst. Eine Anlage ist dafür der falsche Ort.
- Abschließbarer Stauraum je Person gehört in den Vereinbarungstext. Steht er nur im Anhang, wird er in Sparrunden als Erster gestrichen und reißt das Konzept mit.
- Eine Erprobungsphase von sechs Monaten mit anschließender Neumessung nimmt der Verhandlung den Druck, die Quote sofort endgültig festzuschreiben.
- Ohne ausdrückliche Regelung wirken die erzwingbar mitbestimmten Teile nach einer Kündigung nach (§ 77 Absatz 6 BetrVG). Das ist oft das Gegenteil dessen, was beim Unterschreiben angenommen wurde.
Warum es eine eigene Vereinbarung braucht
Die Zuweisung eines Arbeitsplatzes ist Sache des Arbeitgebers. Das Direktionsrecht deckt die Frage, wer wo sitzt. Es deckt nicht die Regeln, die Desk Sharing erst funktionsfähig machen. Räumpflicht am Abend, Buchungsfristen, Umgang mit belegten Plätzen ohne anwesende Person: Das ist Ordnungsverhalten und damit mitbestimmt.
Deshalb scheitert der häufigste Abkürzungsversuch: Desk Sharing als Absatz in eine bestehende Vereinbarung zum mobilen Arbeiten zu schreiben. Die beiden Themen berühren sich, sind aber verschieden geregelt. Eine Homeoffice-Richtlinie regelt, wo gearbeitet werden darf; die Desk-Sharing-Vereinbarung regelt, was im Büro passiert, wenn dort weniger Plätze als Personen stehen. Wer beides mischt, muss bei jeder Änderung an der Homeoffice-Quote auch die Platzregeln neu verhandeln.
Betriebsvereinbarung Desk Sharing: Quote, Buchung, Spielregeln, Stauraum, Datenauswertung. Mitbestimmt.
Clean Desk Policy: was am Ende des Tages auf dem Tisch liegen darf. Bei geteilten Plätzen ist sie eine Voraussetzung des Konzepts. Die Zusatzpunkte, die dabei entstehen, sind bei web-copilot.de zu Clean Desk und Desk Sharing zusammengestellt.
Homeoffice-Richtlinie: Ort und Umfang mobiler Arbeit. Sie liefert die Eingangsgröße für die Quote, gehört aber in ein eigenes Dokument.
Der Mustertext, Paragraf für Paragraf
Der folgende Text ist als Ausgangspunkt für eine Verhandlung gemeint. Sein endgültiger Wortlaut entsteht erst am Verhandlungstisch. Die Platzhalter in eckigen Klammern sind die Stellen, an denen die eigene Organisation eingesetzt wird, und zugleich die Stellen, an denen in der Regel verhandelt wird. Nach jedem Paragrafen steht, worauf es bei ihm ankommt.
§ 1 Geltungsbereich
Diese Betriebsvereinbarung gilt für alle Beschäftigten der [Firma] am Standort [Standort] in den Bereichen [Bereiche]. Nicht erfasst sind Arbeitsplätze, die nach § 10 als feste Plätze ausgewiesen sind, sowie Beschäftigte in der Ausbildung während der ersten [sechs] Monate.
Der Geltungsbereich ist der Punkt, an dem sich entscheidet, wie groß der Konflikt wird. Eine Vereinbarung für das ganze Haus muss alle Sonderfälle vorwegnehmen; eine je Bereich ist schneller verhandelt und lässt sich anhand der Erfahrungen aus dem ersten Bereich fortschreiben. In welchen Bereichen Plätze geteilt werden, entscheidet der Arbeitgeber. Der Betriebsrat ist dazu nach § 90 BetrVG rechtzeitig zu unterrichten, und die Planung ist mit ihm zu beraten.
§ 2 Begriffsbestimmungen
Arbeitsplatz im Sinne dieser Vereinbarung ist ein mit Tisch, Stuhl, Bildschirm und Anschluss ausgestatteter Platz. Geteilter Platz ist ein Arbeitsplatz ohne feste personelle Zuordnung. Homezone ist eine räumlich abgegrenzte Fläche, die einem Team zugeordnet ist und innerhalb derer die Platzwahl frei ist. Die Sharing-Quote ist das Verhältnis der Beschäftigten eines Bereichs zur Zahl der dort vorhandenen Plätze.
Ohne diesen Paragrafen wird über verschiedene Dinge gesprochen. Die Abgrenzung von Hot Desking, Hoteling und Homezone ist keine Wortklauberei: Sie entscheidet über Flächenbedarf und technischen Aufwand.
§ 3 Quote und Platzzahl
Für den Bereich [Bereich] wird eine Sharing-Quote von [1,3] zu 1 vereinbart. Daraus ergeben sich [n] Arbeitsplätze für [m] Beschäftigte. Grundlage ist die Erhebung der Anwesenheit vom [Zeitraum]. Sinkt die Zahl der Plätze unter [n], ist die Quote vor der Umsetzung neu zu verhandeln.
Eine Vereinbarung ohne Zahl bleibt eine Absichtserklärung. Der letzte Satz ist der wichtigere: Er verhindert, dass die Platzzahl später über den Umweg von Umbauten, Besprechungsraumbedarf oder Sonderflächen still weiter sinkt. Wie die Zahl entsteht, steht unter Desk-Sharing-Quote berechnen.
Die Zahl selbst ist nicht erzwingbar mitbestimmt. Sie folgt aus der Flächenplanung des Arbeitgebers, über die er den Betriebsrat nach § 90 BetrVG unterrichten und mit ihm beraten muss. Die Einigungsstelle kommt nur ins Spiel, wenn die Verdichtung gesicherten arbeitswissenschaftlichen Erkenntnissen offensichtlich widerspricht und die Beschäftigten besonders belastet (§ 91 BetrVG).
§ 4 Homezone
Jedem Team wird eine Homezone mit [n] Plätzen zugeordnet. Innerhalb der Homezone ist die Platzwahl frei. Eine Umverteilung von Plätzen zwischen Homezones erfolgt erst nach Unterrichtung des Betriebsrats und frühestens [vier] Wochen nach deren Ankündigung.
Die Homezone ist der Baustein mit dem besten Verhältnis von Ersparnis zu Reibung. Sie löst zwei der sechs Nachteile auf einmal, Suchzeit und Zerfall der Teamnähe, und kostet wenig, weil sie nur eine Zuordnung ist und keine Technik.
§ 5 Buchung
Plätze werden über [System] gebucht. Eine Buchung ist frühestens [zwei] Wochen im Voraus möglich. Wird ein gebuchter Platz bis [10:00 Uhr] nicht in Anspruch genommen, wird die Buchung automatisch aufgehoben. Dauerbuchungen sind nur nach § 10 zulässig. Für Beschäftigte ohne mobiles Endgerät steht an [Ort] ein Buchungsterminal bereit.
Zwei Dinge fehlen in fast jedem Entwurf: die automatische Freigabe und der Zugang für Beschäftigte ohne Diensthandy. Ohne die erste blockieren No-Shows die Kapazität, ohne die zweite entsteht eine Gruppe, die vom Verfahren praktisch ausgeschlossen ist.
§ 6 Spielregeln am Platz
Der Arbeitsplatz wird am Ende des Arbeitstages vollständig geräumt. Persönliche Gegenstände werden im zugewiesenen Schrank verwahrt. Das Belegen eines Platzes ohne Anwesenheit, insbesondere durch Ablegen von Gegenständen, ist unzulässig. Telefonate von mehr als [zehn] Minuten werden in den dafür vorgesehenen Räumen geführt.
Das ist der Paragraf, den alle lesen. Er ist erzwingbar mitbestimmt und sollte kurz sein: Jede Regel, die nicht durchgesetzt wird, entwertet die übrigen. Das informelle Platzhalten durch Jacken und Taschen taucht in jedem Konzept ohne ausdrückliches Verbot wieder auf.
§ 7 Stauraum
Jeder von dieser Vereinbarung erfassten Person wird ein abschließbarer persönlicher Schrank mit mindestens [x] Litern Volumen zugewiesen. Der Schrank befindet sich in der Homezone des jeweiligen Teams. Die Zuweisung erfolgt vor Beginn der Umstellung.
Der letzte Satz ist der entscheidende. Stauraum, der erst nach dem Umbau beschafft wird, kommt in der Praxis Monate später. Die Umstellung wird in dieser Zeit als Zumutung erlebt statt als Konzept. Der Flächenbedarf dafür gehört in die Flächenrechnung, weil er sonst die Ersparnis überschätzt.
§ 8 Ergonomie und Ausstattung
Jeder geteilte Platz ist in Sitzhöhe, Tischhöhe und Bildschirmposition ohne Werkzeug einstellbar. Beschäftigte werden bei Einführung und danach jährlich in die Einstellung unterwiesen. Personenbezogene Hilfsmittel nach arbeitsmedizinischer Empfehlung bleiben der jeweiligen Person zugeordnet und sind von der Platzteilung ausgenommen.
Der dritte Satz verhindert den häufigsten Härtefall: eine Sonderausstattung, die es zwar gibt, die aber morgens an einem anderen Platz steht. Was am Bildschirmarbeitsplatz ohnehin gilt, ändert sich durch das Teilen nicht, nachzulesen unter Vorschriften am Bildschirmarbeitsplatz.
Mitbestimmt ist dieser Paragraf nach § 87 Absatz 1 Nummer 7 BetrVG, denn er regelt den Gesundheitsschutz im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften. Dazu gehört die Unterweisung nach § 12 ArbSchG. Die Pflichten aus Arbeitsschutzgesetz und Arbeitsstättenverordnung gelten unabhängig von jeder Vereinbarung. Mitbestimmt ist, wie sie im Betrieb umgesetzt werden.
§ 9 Auswertung der Buchungs- und Belegungsdaten
Daten aus dem Buchungssystem werden ausschließlich zur Steuerung der Flächenbelegung verwendet. Auswertungen erfolgen ausschließlich aggregiert auf Ebene [Etage / Bereich] und mit einer Mindestgruppengröße von [fünf] Personen. Eine Auswertung des Anwesenheitsverhaltens einzelner Beschäftigter findet nicht statt und ist technisch ausgeschlossen. Personenbezogene Buchungsdaten werden nach [30] Tagen gelöscht. Der Betriebsrat erhält [quartalsweise] die aggregierte Auswertung.
Dieser Paragraf kostet die meiste Verhandlungszeit, und das zu Recht: Ein Buchungssystem ist eine technische Einrichtung, die zur Verhaltenskontrolle geeignet ist. Das genügt für die Mitbestimmung nach § 87 Absatz 1 Nummer 6, unabhängig davon, ob jemand sie so nutzen will. Die Mindestgruppengröße ist der Punkt, an dem die Zusage praktisch überprüfbar wird; dieselbe Logik gilt bei der Messung der Büroauslastung und beim Sitzplan selbst.
Datenschutzrechtlich stützt sich die Auswertung auf Artikel 6 Absatz 1 DSGVO. Eine Betriebsvereinbarung kann nach Artikel 88 DSGVO genauere Regeln festlegen. Nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 19. Dezember 2024 (C-65/23) muss sie dabei die allgemeinen Anforderungen der DSGVO einhalten, insbesondere Artikel 5 und Artikel 6 Absatz 1. Ob eine Verarbeitung erforderlich ist, prüfen die Gerichte in vollem Umfang. § 26 BDSG, den ältere Muster an dieser Stelle nennen, ist seit dem Urteil C-34/21 vom 30. März 2023 als Rechtsgrundlage umstritten.
Ausnahmen, Erprobung, Laufzeit
§ 10 Feste Plätze und Ausnahmen
Feste Arbeitsplätze werden eingerichtet für: Beschäftigte mit entsprechender arbeitsmedizinischer Empfehlung, Arbeitsplätze mit ortsgebundener Ausstattung, Beschäftigte mit Schwerbehinderung auf Wunsch sowie [weitere]. Die Feststellung erfolgt durch [Stelle] im Einvernehmen mit dem Betriebsrat. Die Zahl der festen Plätze wird dem Betriebsrat [jährlich] mitgeteilt.
Ausnahmen, die vorher benannt sind, werden akzeptiert. Ausnahmen, die im Einzelfall ausgehandelt werden, erzeugen den Eindruck von Willkür und binden über Jahre Führungskraft-Zeit. Der Verzicht auf eine Begründungspflicht im Einzelfall schützt deshalb vor allem die Führungskräfte selbst.
Mitbestimmt ist § 10, soweit er Ausnahmen von den Buchungs- und Räumregeln aus § 5 und § 6 festlegt. Diese Regeln fallen unter § 87 Absatz 1 Nummer 1 BetrVG, und ihre Ausnahmen gehören dazu.
§ 11 Erprobung und Nachjustierung
Die Regelung wird zunächst für [sechs] Monate erprobt. Vor Ablauf erhebt [Stelle] die tatsächliche Belegung erneut nach der in § 3 genannten Methode. Weicht die Spitzenbelegung um mehr als [zehn] Prozentpunkte von der Annahme ab, wird die Quote angepasst. Die Beschäftigten werden [zum Ende der Erprobung] befragt.
Dieser Paragraf ist das wirksamste Mittel gegen eine festgefahrene Verhandlung. Er verschiebt den Streit über die genaue Zahl auf einen Zeitpunkt, an dem beide Seiten Daten haben statt Annahmen, und macht aus einer Grundsatzfrage eine Rechenfrage.
§ 12 Inkrafttreten, Laufzeit, Kündigung
Diese Vereinbarung tritt am [Datum] in Kraft. Sie kann mit einer Frist von [drei] Monaten zum Monatsende gekündigt werden. Die Betriebsparteien nehmen unverzüglich Verhandlungen über eine Nachfolgeregelung auf. [Eine Nachwirkung nach § 77 Absatz 6 BetrVG wird ausgeschlossen. / Die Vereinbarung wirkt bis zum Abschluss einer Nachfolgeregelung nach.]
Der Klammersatz ist die einzige Stelle, an der beide Seiten zwischen zwei Fassungen wählen müssen. Ohne ausdrückliche Regelung gilt die Nachwirkung für erzwingbar mitbestimmte Inhalte: Die Vereinbarung bleibt also nach der Kündigung anwendbar, bis eine neue steht. Wer das nicht will, muss es hinschreiben.
Ein Muster ersetzt keine Prüfung am eigenen Fall. Betriebsverfassungsrechtliche Zuständigkeit (Betriebsrat, Gesamt- oder Konzernbetriebsrat), bestehende Vereinbarungen und tarifliche Regelungen entscheiden mit darüber, was geregelt werden darf.
Welcher Punkt worauf beruht
Die Unterscheidung zwischen erzwingbarer Mitbestimmung und freiwilliger Vereinbarung bestimmt, wer am Ende entscheidet, wenn keine Einigung zustande kommt. Bei den erzwingbaren Punkten wird die Einigungsstelle auf Antrag einer Seite tätig, und ihr Spruch ersetzt die Einigung (§ 87 Absatz 2 und § 76 Absatz 5 BetrVG). Bei den übrigen Punkten wird sie nur tätig, wenn beide Seiten es wollen (§ 76 Absatz 6 BetrVG). Ohne Einigung gibt es dort keine Vereinbarung. Der Arbeitgeber entscheidet dann allein, soweit Gesetz und Arbeitsverträge es zulassen.
| Regelungspunkt | Grundlage | Wer entscheidet im Streitfall | Typischer Streitpunkt |
|---|---|---|---|
| § 5 Buchung | § 87 I Nr. 1 und Nr. 6 BetrVG | Einigungsstelle | Vorlauffrist und automatische Freigabe |
| § 6 Spielregeln am Platz | § 87 I Nr. 1 BetrVG | Einigungsstelle | Räumpflicht und Umgang mit Verstößen |
| § 8 Ergonomie | § 87 I Nr. 7 BetrVG mit ArbSchG und ArbStättV | Einigungsstelle im Rahmen der Arbeitsschutzvorschriften | Unterweisung und personengebundene Hilfsmittel |
| § 9 Auswertung der Daten | § 87 I Nr. 6 BetrVG sowie Art. 6 und Art. 88 DSGVO | Einigungsstelle | Aggregationsstufe und Löschfrist |
| § 10 Ausnahmen | § 87 I Nr. 1 BetrVG für Ausnahmen von § 5 und § 6 | Einigungsstelle | Wer die Ausnahme feststellt und ob sie begründet werden muss |
| § 3 Quote und Platzzahl | § 90 BetrVG und im Sonderfall § 91 BetrVG | Arbeitgeber nach Beratung und im Fall des § 91 die Einigungsstelle | Erhebungszeitraum: Ferien, Projektphasen, Umzugsjahr |
| § 4 Homezone | freiwillig nach § 88 BetrVG | Arbeitgeber (ohne Einigung keine Vereinbarung) | Größe der Zone und Umverteilung zwischen Teams |
| § 7 Stauraum | § 90 BetrVG und bei besonderer Belastung § 91 BetrVG | Arbeitgeber und im Fall des § 91 die Einigungsstelle | Volumen je Person und Zeitpunkt der Beschaffung |
| § 11 Erprobung | freiwillig | Arbeitgeber | Länge und Folge der Neumessung |
| § 12 Nachwirkung | § 77 VI BetrVG | gilt kraft Gesetzes für die erzwingbaren Teile ohne abweichende Regelung | Ausschluss ja oder nein |
Woran Verhandlungen in der Praxis hängen
Die Vorstellung, ein Betriebsrat wolle Desk Sharing verhindern, trifft selten zu. Was in veröffentlichten Einigungsstellenverfahren und Praxisberichten, etwa in den Handreichungen der Hans-Böckler-Stiftung zu Betriebsvereinbarungen, regelmäßig auftaucht, sind drei andere Muster.
- Die Zahl kommt vor der Messung. Steht die Quote bereits in einer Vorstandsvorlage, bevor die Anwesenheit erhoben wurde, ist die Verhandlung faktisch eine Verteidigung. Eine Messung, an deren Methode der Betriebsrat beteiligt war, ist der billigste Weg, das zu vermeiden.
- Die Auswertung bleibt unbestimmt. „Auswertungen erfolgen datenschutzkonform“ ist eine Zusage ohne Prüfmaßstab. Erst eine Mindestgruppengröße macht daraus etwas, dessen Einhaltung sich zeigen lässt.
- Der Stauraum steht in der Anlage. Was nicht im Vereinbarungstext steht, steht im Budget, und Budgets ändern sich. Der Schrank ist der Posten, an dem sich später entscheidet, ob die Regeln als fair empfunden werden.
Erstaunlich oft liegt das Problem im Zeitplan. Sechs bis zwölf Wochen Verhandlungsdauer sind bei einem Thema dieser Reichweite normal. Projekte, die den Betriebsrat erst nach der Möbelbestellung einbeziehen, verlieren am Ende mehr Zeit als die, die ihn von Anfang an mitlaufen lassen. Die Reihenfolge steht unter Mitbestimmung bei Umbau, Umzug und Desk Sharing.
Häufige Fragen
Ist eine Betriebsvereinbarung für Desk Sharing Pflicht?
Nein, eine Pflicht zum Abschluss gibt es nicht. Mehrere Bestandteile des Konzepts sind aber erzwingbar mitbestimmt: die Spielregeln am Platz nach § 87 Absatz 1 Nummer 1 BetrVG, ein Buchungssystem nach Nummer 6 und die Ergonomie am geteilten Platz nach Nummer 7. Ohne Einigung können Betriebsrat und Arbeitgeber die Einigungsstelle anrufen. Die Vereinbarung ist deshalb weniger eine Pflicht als der übliche Weg, zu einem Ergebnis zu kommen.
Kann der Betriebsrat Desk Sharing verhindern?
Die unternehmerische Entscheidung, Fläche anders zu nutzen, kann er nicht ersetzen. Er kann aber die Ausgestaltung mitentscheiden, und ohne Regelung zu Buchung und Spielregeln lässt sich das Konzept praktisch nicht betreiben. In der Wirkung bedeutet das: verzögern und verändern ja, verhindern nein.
Gehört die Quote in die Vereinbarung oder in eine Anlage?
In den Text. Eine Quote in der Anlage lässt sich ändern, ohne die Vereinbarung zu ändern. Genau das ist der Streitfall, der später entsteht. Sinnvoll ist die Zahl je Bereich, mit dem Erhebungszeitraum als Bezugsgröße und einer Untergrenze für die Platzzahl.
Was gilt, wenn die Vereinbarung gekündigt wird?
Bei erzwingbar mitbestimmten Inhalten wirkt sie nach § 77 Absatz 6 BetrVG nach: Sie bleibt anwendbar, bis eine neue Regelung steht. Wer das nicht möchte, muss die Nachwirkung im Text ausschließen. Für freiwillige Inhalte gilt die Nachwirkung nicht.
Reicht eine Regelungsabrede statt einer Betriebsvereinbarung?
Für eine Erprobungsphase kann das genügen. Die Regelungsabrede bindet nur die Betriebsparteien und wirkt nicht unmittelbar auf die Arbeitsverhältnisse: Räumpflichten und Buchungsregeln lassen sich darüber gegenüber Beschäftigten nicht durchsetzen. Für den Dauerbetrieb ist die Betriebsvereinbarung der belastbarere Weg.
Quellen und Regelwerke
- § 87 BetrVG, Mitbestimmungsrechte
- § 76 BetrVG, Einigungsstelle
- § 77 BetrVG, Durchführung von Betriebsvereinbarungen
- § 90 BetrVG, Unterrichtungs- und Beratungsrechte
- § 91 BetrVG, Mitbestimmungsrecht bei besonderen Belastungen
- § 12 ArbSchG, Unterweisung
- DSGVO, insbesondere Art. 5, Art. 6 Abs. 1 und Art. 88
- § 26 BDSG, Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses. Ob Absatz 1 seit dem EuGH-Urteil C-34/21 noch als Rechtsgrundlage dient, ist umstritten
- EuGH, Urteil vom 30. März 2023, C-34/21, zu Art. 88 DSGVO und nationalen Vorschriften zum Beschäftigtendatenschutz
- EuGH, Urteil vom 19. Dezember 2024, C-65/23, zu Betriebsvereinbarungen als Kollektivvereinbarungen nach Art. 88 DSGVO
Dieser Text gibt den Stand vom September 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind der jeweilige Gesetzes- und Regeltext sowie die Umstände des Einzelfalls.