Das Wichtigste in Kürze
- Flächenmanagement umfasst sechs Aufgaben: Bestand führen, Belegung planen, Umbau und Umzug begleiten, Flächenkosten umlegen, Mietverträge überwachen und Arbeitsschutzvorgaben nachweisen.
- Es baut auf einem Datenmodell mit fünf Ebenen auf: Standort → Gebäude → Stockwerk → Raum → Arbeitsplatz. Jede Ebene hat eigene Attribute und eine eigene Flächenzahl.
- Vier bis fünf Kennzahlen genügen für die Berichterstattung: Flächenkosten je Arbeitsplatz, Leerstandsquote, Belegungsdichte und Flächeneffizienz NUF zu BGF.
- CAFM steht für Computer-Aided Facility Management: Software, die Gebäudedaten, Flächen, Instandhaltung, Wartungsverträge und Dienstleister zusammenführt.
- Der Schritt zu CAFM lohnt sich in der Regel ab etwa 500 Arbeitsplätzen oder mehreren Standorten. Er ist dabei ein Einführungsprojekt von Monaten; der Softwarekauf ist darin nur ein kleiner Teil.
- Unterhalb dieser Schwelle reicht eine Tabelle oder ein leichtgewichtiges Werkzeug mit Grundrissbezug. Der begrenzende Faktor ist selten die Datenmenge. Meist entscheidet die Zahl der Menschen, die pflegen.
- Das häufigste Scheitern beim Aufbau: Die Datenstruktur wird von der Software vorgegeben statt von den Fragen, die beantwortet werden sollen.
- Flächenmanagement ist zunächst eine organisatorische Zuständigkeit, unabhängig von der eingesetzten Software. Ohne benannte Zuständigkeit veraltet jeder Bestand trotzdem.
Was Flächenmanagement im Büroalltag umfasst
Der Begriff klingt nach Großkonzern und beschreibt eine Aufgabe, die es in jeder Organisation ab etwa dreißig Arbeitsplätzen gibt, meist ohne dass sie so heißt. Sie wird dann vom Office-Management nebenbei erledigt, und das funktioniert überraschend lange.
Konkret geht es um sechs Dinge:
- Bestand führen. Welche Flächen, Räume und Arbeitsplätze existieren, mit welchen Eigenschaften?
- Belegung planen und zuweisen. Wer sitzt wo, wo ist Platz, wo wird es eng?
- Umbau und Umzug begleiten. Vom Szenario am Grundriss bis zur Abnahme.
- Flächenkosten umlegen. Was kostet ein Arbeitsplatz, und welche Kostenstelle übernimmt die Kosten?
- Mietverträge und Fristen überwachen. Kündigungstermine, Optionen, Indexanpassungen.
- Arbeitsschutzvorgaben nachweisen. Die flächenbezogenen Teile der Gefährdungsbeurteilung.
Die ersten drei Punkte sind operativ und fallen täglich an. Die letzten drei sind periodisch, aber folgenreich. Ein übersehener Kündigungstermin kostet mehr als ein Jahr schlechte Belegungsplanung.
Das Datenmodell, auf dem alles aufbaut
Unabhängig vom Werkzeug bildet Flächenmanagement dieselbe Hierarchie ab. Wer eine Ebene überspringt, kann bestimmte Fragen später nicht mehr beantworten und merkt es erst, wenn sie gestellt werden.
| Ebene | Enthält | Beantwortet |
|---|---|---|
| Standort | Adresse, Mietvertrag, Kündigungsfrist | Was kostet uns Ulm im Jahr? |
| Gebäude | BGF, Baujahr, Eigentümer | Wie effizient ist Haus B im Vergleich zu Haus A? |
| Stockwerk | NRF, Fluchtwegzuständigkeit | Wie ausgelastet ist das 2. OG? |
| Raum | NUF, Nutzungsart, Ausstattung | Wie viele m² je Arbeitsplatz in diesem Raum? |
| Arbeitsplatz | Status, Person, Team, Technik | Wo ist noch Platz für drei neue Leute? |
Die Ebene, die am häufigsten fehlt, ist das Stockwerk. Es wirkt redundant zwischen Gebäude und Raum. Gebraucht wird es, sobald jemand Etagenkapazitäten, Fluchtwegzuständigkeiten oder Reinigungszyklen ableiten will, alles Fragen, die sich auf Etagen beziehen. Die praktische Umsetzung samt Nummernsystematik steht unter Raum- und Arbeitsplatznummerierung.
Wer übernimmt das Flächenmanagement?
In den meisten mittelständischen Organisationen gibt es keine Stelle mit diesem Namen. Die Aufgaben sind auf drei bis vier Rollen verteilt, und das funktioniert, solange klar ist, wer welchen Teil hat. Unklar wird es typischerweise an zwei Nahtstellen.
| Aufgabe | Liegt üblicherweise bei | Häufige Nahtstelle |
|---|---|---|
| Bestand und Belegung | Office-Management | keine |
| Umbau und Umzug | Office-Management mit externer Planung | Wer entscheidet über Abweichungen vom Budget? |
| Flächenkosten und Umlage | Buchhaltung / Controlling | Welche Flächenzahl ist die Bezugsgröße? |
| Mietverträge und Fristen | Geschäftsführung oder Recht | Wer erinnert rechtzeitig an Kündigungstermine? |
| Arbeitsschutznachweis | Fachkraft für Arbeitssicherheit | Wer liefert die Layouts mit eingezeichneten Bewegungsflächen? |
Die erste Nahtstelle ist die Bezugsgröße für Kosten. Wenn das Controlling mit Mietfläche rechnet und das Office-Management mit Nutzfläche, weichen die Kennzahlen um 15 bis 25 Prozent voneinander ab, ohne dass jemand einen Fehler gemacht hat. Das lässt sich in einer Sitzung klären und wird trotzdem selten geklärt. Die Begriffe stehen unter Flächenkennzahlen.
Die zweite ist die Fristenüberwachung. Sie liegt formal bei der Geschäftsführung und praktisch bei niemandem, weil sie nur alle paar Jahre relevant wird. Ein Kalendereintrag 24 Monate vor jedem Kündigungstermin kostet fünf Minuten und ist die wirtschaftlich wirksamste Einzelmaßnahme im ganzen Flächenmanagement.
Welche Kennzahlen berichtet werden
Die Versuchung, viele Kennzahlen zu berichten, ist groß und kontraproduktiv. Vier bis fünf werden gelesen, alles darüber wird überblättert.
- Flächenkosten je Arbeitsplatz
- Miete plus Nebenkosten geteilt durch die Zahl der Arbeitsplätze. Die Kennzahl, die Geschäftsführungen verstehen. Bezugsgröße ist üblicherweise die Mietfläche, weil dafür gezahlt wird. Das gehört dazugeschrieben.
- Leerstandsquote
- Anteil der Flächen ohne Nutzung. Wichtig: Nicht mit einer niedrigen Belegungsquote verwechseln. Ein zugewiesener, aber selten besetzter Platz ist kein Leerstand.
- Belegungsdichte
- Quadratmeter je Arbeitsplatz. Nur mit Bezugsgröße vergleichbar, siehe Flächenkennzahlen.
- Flächeneffizienz NUF zu BGF
- Sie zeigt, welcher Anteil der Brutto-Grundfläche als Nutzungsfläche dient. Werte über 0,70 gelten als gut. Die Kennzahl bewertet das Gebäude unabhängig von der Organisation, die es nutzt. Sie eignet sich für den Vergleich von Standortalternativen.
Zusätzlich gehört in fast jeden Bericht eine Liste: die anstehenden Fristen der nächsten 24 Monate. Kündigungstermine, Optionsausübungen, Indexanpassungen. Sie sind der Teil des Flächenmanagements mit der höchsten finanziellen Hebelwirkung und dem geringsten Aufwand.
Was CAFM ist und wann es sich lohnt
CAFM steht für Computer-Aided Facility Management: Software, die Gebäudedaten, Flächen, Anlagen, Instandhaltung, Wartungsverträge, Dienstleister und oft auch Energiedaten in einem System führt. Der Kern ist meist ein Grundrissmodell, an dem alle anderen Daten hängen.
Der Nutzen ist real und liegt in der Verknüpfung: Wer wissen will, welche Wartungsverträge für die Anlagen im 2. OG laufen, welche Flächen davon betroffen sind und wer dort sitzt, bekommt das aus einem System. In einer Tabellenlandschaft ist das ein halber Arbeitstag.
Der Aufwand, der unterschätzt wird
Ein CAFM-Projekt ist kein Softwarekauf. Der Aufwand liegt in drei Posten, von denen nur einer im Angebot steht:
- Datenaufbereitung. Grundrisse müssen in ein verwertbares Format, Räume abgegrenzt, Flächen berechnet, Bestandsdaten bereinigt. In gewachsenen Beständen ist das der größte Posten. Er ist zugleich der am wenigsten delegierbare, weil nur intern bekannt ist, welche Daten stimmen.
- Prozessdefinition. Wer meldet was wann? Ein System bildet Prozesse ab, es erzeugt sie nicht. Wo vorher niemand zuständig war, ist es hinterher auch niemand.
- Schnittstellen. Zu HR für Personendaten, zur Buchhaltung für Kostenstellen, oft zur IT für Assets. Jede Schnittstelle ist ein eigenes Teilprojekt, und welche Fragen vorher geklärt sein müssen, steht unter Schnittstellen im IT-Asset-Management.
Als Orientierung: Unterhalb von etwa 500 Arbeitsplätzen oder ohne mehrere Standorte steht der Aufwand meist nicht im Verhältnis zum Nutzen. Dann genügt eine gut geführte Tabelle oder ein leichtgewichtiges Werkzeug mit Grundrissbezug, das Flächen, Plätze und Menschen führt und die Anlagentechnik bewusst auslässt. Der Werkzeugvergleich steht unter Sitzplan fürs Büro erstellen.
Erst die Fragen aufschreiben, die das System beantworten soll. Dann prüfen, welche Daten dafür nötig sind. Dann das Werkzeug auswählen. Der umgekehrte Weg, also Software auswählen und die Datenstruktur übernehmen, die sie vorgibt, ist der häufigste Grund, warum eingeführte Systeme nach zwei Jahren nicht gepflegt werden.
Häufige Fragen
Was ist Flächenmanagement?
Flächenmanagement umfasst das Führen des Flächenbestands, die Belegungsplanung, die Begleitung von Umbau und Umzug, die Umlage von Flächenkosten, die Überwachung von Mietverträgen und den Nachweis flächenbezogener Arbeitsschutzvorgaben. Eine eigene Stelle dafür gibt es selten; in kleineren Organisationen übernimmt sie das Office-Management nebenbei.
Was bedeutet CAFM?
CAFM steht für Computer-Aided Facility Management. Solche Systeme führen Gebäudedaten, Flächen, Anlagen, Instandhaltung und Verträge in einem Modell zusammen, das meist auf Grundrissen aufsetzt. Der Nutzen liegt in der Verknüpfung; der Aufwand liegt in Datenaufbereitung, Prozessdefinition und Schnittstellen.
Ab wann lohnt sich CAFM-Software?
Als Orientierung ab etwa 500 Arbeitsplätzen oder sobald mehrere Standorte mit eigener Gebäudetechnik zu führen sind. Darunter überwiegt der Einführungsaufwand meist den Nutzen. Entscheidend ist weniger die Platzzahl als die Frage, ob Instandhaltung und Wartungsverträge mitgeführt werden sollen.
Welche Kennzahlen gehören in einen Flächenbericht?
Vier bis fünf genügen: Flächenkosten je Arbeitsplatz, Leerstandsquote, Belegungsdichte in Quadratmetern je Platz und Flächeneffizienz als Verhältnis NUF zu BGF. Dazu eine Liste der Mietvertragsfristen der nächsten 24 Monate, der Teil mit der höchsten finanziellen Hebelwirkung bei geringstem Aufwand. Wie die IT-Seite derselben Rechnung aussieht, steht unter IT-Kosten je Arbeitsplatz.
Weiterführende Quellen
- gif e.V., Flächendefinitionen und MF-GIF 2023
- DIN 277-1:2021-08 „Grundflächen und Rauminhalte im Hochbau“
- GEFMA, Richtlinien zum Facility Management, u. a. GEFMA 100 zur Struktur des FM
- Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), gesetze-im-internet.de