Hardware-Rollout: vom Wareneingang bis zur Ausgabe

Sechs Stationen zwischen Karton und Arbeitsplatz

Ein Rollout wird meist vom Ende her geplant: Wann sitzen die Menschen an ihren Plätzen? Für das Inventar zählt der Anfang. Die Lücke entsteht, wenn Kartons geöffnet und Geräte direkt verteilt werden. Danach gibt es weder Etikett noch Datensatz, und die Seriennummer steht nur noch auf dem Karton im Altpapier.

Die Abbildung oben zeigt sechs Stationen. Jede setzt die vorige voraus und hinterlässt einen Beleg. Wer die Reihenfolge einhält, beantwortet später jede Frage nach Herkunft, Garantie oder Verbleib. Welche Felder der Datensatz braucht, beschreibt die IT-Inventarverwaltung. Fällt der Rollout mit einem Umzug zusammen, gehört er in den Zeitplan aus Büroumzug planen.

Den Wareneingang prüfen

Die Prüfung legt drei Dinge nebeneinander: die Bestellung, den Lieferschein und die Ware. Jede Abweichung zwischen zweien davon ist ein Befund. Er wird am selben Tag mit Foto und Kartonnummer festgehalten.

Bei dreißig gleichen Notebooks ist eine Stichprobe der übliche Weg. Einige Geräte werden eingeschaltet, und die Ausstattung wird mit der Bestellung verglichen. Jeder Karton mit äußerem Schaden wird zusätzlich geöffnet.

Die Rügeobliegenheit nach § 377 HGB

Ist der Kauf für beide Seiten ein Handelsgeschäft, muss der Käufer die Ware nach § 377 HGB unverzüglich nach der Ablieferung untersuchen, soweit das im ordnungsgemäßen Geschäftsgang tunlich ist. Einen Mangel muss er dem Verkäufer unverzüglich anzeigen. Unterbleibt die Anzeige, gilt die Ware als genehmigt. Ausgenommen sind Mängel, die bei der Untersuchung nicht erkennbar waren. Sie werden unverzüglich nach ihrer Entdeckung angezeigt.

Unverzüglich bedeutet nach der Begriffsbestimmung in § 121 BGB ohne schuldhaftes Zögern. Eine feste Zahl von Tagen nennt das Gesetz nicht. Eine Hausregel schafft Klarheit: Geprüft wird am Liefertag, und die Rüge geht spätestens am folgenden Arbeitstag in Textform an den Händler. Für die Frist genügt nach § 377 Absatz 4 HGB die rechtzeitige Absendung.

Transportschäden beim Frachtführer anzeigen

Für Schäden durch den Transport gilt eine zweite Regel, und sie richtet sich an den Frachtführer. Wird ein äußerlich erkennbarer Schaden nicht spätestens bei der Ablieferung angezeigt, vermutet § 438 HGB eine vollständige und unbeschädigte Ablieferung. Für äußerlich nicht erkennbare Schäden gilt dieselbe Vermutung, wenn sie nicht innerhalb von sieben Tagen angezeigt werden. Eine Anzeige nach der Ablieferung braucht die Textform.

Ein beschädigter Karton wird deshalb auf dem Ablieferbeleg vermerkt, bevor der Fahrer geht, und fotografiert, bevor er geöffnet wird. Die Lieferbedingungen des Händlers können eigene Meldefristen vorsehen. Ein Blick hinein gehört vor die erste Lieferung.

Vor der ersten Nutzung erfassen und etikettieren

Die Erfassung wird am häufigsten übersprungen, weil die Geräte am Liefertag bereits gebraucht werden. Mit einer Seriennummernliste des Händlers ist sie ein Import. Ohne Liste wird jede Nummer vom Karton gescannt. Nachträglich kostet sie ein Vielfaches, weil jedes Gerät erst gefunden werden muss.

• Die Seriennummer kommt aus der Liste oder vom Karton. Dort stehen mehrere Codes, und nur einer ist die Seriennummer. Bei Apple-Geräten liefert der Scan der Verpackung ein vorangestelltes S, das nach Angabe von Apple nicht zur Seriennummer gehört.
• Die Inventarnummer vergibt das Haus bei der Annahme. Aufbau und Etikett beschreibt Inventarnummern und QR-Etiketten.
• Lieferant, Bestellnummer, Rechnungsnummer und Kaufdatum verbinden das Gerät mit dem Beleg. Wie Inventar und Buchhaltung zusammenkommen, beschreibt IT-Geräte in der Anlagenbuchhaltung.
• Das Garantieende folgt aus Kaufdatum und Garantiezeit. Die Garantie des Herstellers läuft in der Regel ab Kauf oder Auslieferung. Sie läuft also auch, während das Gerät im Lager liegt.
• Der Lagerort ist ein Raum und steht von diesem Moment an am Gerät.

Das Etikett kommt in derselben Station an das Gerät. Wer es erst bei der Ausgabe aufklebt, verwechselt unter Zeitdruck zwei gleiche Notebooks, und das Protokoll passt nicht mehr zum Gerät. Eine Regel lässt sich jederzeit prüfen: Im Lager liegt kein Gerät ohne Etikett.

Das Lager als eigener Ort

Ein Lager ist im Inventar ein Raum mit Nummer wie jedes Büro. Der Freitext „Lager“ genügt, bis es einen zweiten Schrank, einen Keller oder einen zweiten Standort gibt. Die Nummer folgt demselben Schema wie alle anderen Räume, beschrieben unter Raum- und Arbeitsplatznummerierung.

Zwei Angaben beschreiben ein Gerät im Lager vollständig. Der Status sagt, dass es verfügbar ist. Der Ort sagt, in welchem Raum es liegt. Ziehen die Geräte vor der Ausgabe an einen anderen Standort, wird der Lagerort umgebucht, bevor der Transporter fährt. Wie ein Inventar den Ort als Referenz auf einen gezeichneten Raum führt, mit Datum und Herkunft der Angabe, zeigt die Leistungsübersicht zum IT-Asset-Management mit Raumplan.

Bereitstellen: Image oder automatische Registrierung

Zwischen Lager und Ausgabe wird das Gerät betriebsbereit gemacht. Zwei Wege sind verbreitet, und sie stellen verschiedene Anforderungen an den Wareneingang.

Beispiele für die zweite Kategorie sind Windows Autopilot und die automatische Geräteregistrierung von Apple über Apple Business, das früher Apple Business Manager hieß. Bei Autopilot übernehmen nach Angabe von Microsoft idealerweise Hersteller, Händler oder Distributor die Registrierung, indem sie den Hardware-Hash des Geräts hochladen. Nach einem Tausch der Hauptplatine passt dieser Hash nicht mehr, und das Gerät muss neu registriert werden.

Bei Apple erscheinen Geräte in Apple Business, wenn sie direkt bei Apple oder bei einem teilnehmenden autorisierten Händler gekauft wurden, der dem Konto zugeordnet ist. Andere Geräte lassen sich mit Apple Configurator nachträglich hinzufügen. Dann können Nutzerinnen und Nutzer sie 30 Tage lang selbst aus der Verwaltung lösen.

Die Bereitstellung endet mit einer Probe: Jede Seriennummer aus dem Wareneingang muss in der Geräteverwaltung stehen. Wie sich beide Listen vergleichen lassen, zeigt Geräte aus Intune, Jamf oder einem Netzwerkscan übernehmen.

Ausgabe mit Protokoll

Die Ausgabe hält Person, Gerät mit Inventar- und Seriennummer, Datum, Ort, Zustand und Zubehör fest und endet mit einer Unterschrift. Was in das Protokoll gehört, steht unter Hardware ausgeben und zurücknehmen.

Beim Rollout gehen viele Geräte am selben Tag hinaus. Zwei Dinge beschleunigen diesen Tag. Das erste ist ein Paket je Person, in dem Notebook, Netzteil und Zubehör bereits zusammenliegen. Das vorbereitete Protokoll liegt obenauf. Das zweite ist eine feste Ausgabestelle, an der jede Person ihr Paket abholt, prüft und unterschreibt. Den übrigen Ablauf für neue Beschäftigte beschreibt Onboarding: Arbeitsplatz vorbereiten.

Die Durchlaufzeit vom Wareneingang bis zur Ausgabe

Die Durchlaufzeit misst, wie viele Arbeitstage ein Gerät zwischen Anlieferung und Ausgabe im Haus verbringt. Sie trennt den eigenen Teil des Rollouts von der Lieferzeit des Händlers. Eine lange Durchlaufzeit bindet Geld in Geräten, die niemand nutzt, und verbraucht Garantiezeit.

Reservegeräte, die bewusst auf Lager liegen, zählen nicht zur Durchlaufzeit eines Rollouts. Für sie gilt eine eigene Größe, die Lagerdauer.

30 Notebooks für einen neuen Standort

Ein Unternehmen eröffnet einen Standort mit 30 Arbeitsplätzen. Der erste Arbeitstag vor Ort heißt im Folgenden Tag 0. Alle anderen Angaben sind Arbeitstage davor oder danach. Die Dauern sind Annahmen für ein Haus mit zentraler IT und einem Händler, der automatisch registriert.

Der größte Teil davon ist Wartezeit auf den Starttag. Eine Lieferung drei Arbeitstage später hätte die Durchlaufzeit auf 12 Tage gesenkt, und Pilot und Puffer hätten trotzdem Platz gehabt.

Was in der Praxis schiefgeht

• Die Kartons gehen direkt an die Plätze. Dann fehlen Datensatz und Etikett, und die Seriennummer landet mit dem Karton im Altpapier.
• Die Rüge kommt mit der Ausgabe. Wer zwei Wochen nach der Lieferung bemerkt, dass zehn Geräte ein englisches Tastaturlayout haben, hat die unverzügliche Anzeige nach § 377 HGB meist versäumt.
• Die automatische Registrierung wurde nicht bestellt. Die IT liest die Hardware-Hashes dann von Hand aus oder richtet jedes Gerät einzeln ein.
• Der Scanner liest den falschen Code. Ein Scan ohne Kontrolle füllt die Spalte Seriennummer mit Artikelnummern, und beim ersten Abgleich passt keine Zeile.
• Ersatz und Rücksendung laufen am Inventar vorbei. Wer den Datensatz des zurückgeschickten Geräts nicht schließt, hat ein Gerät zu viel im Bestand.

Häufige Fragen