Das Kapitel in Kürze
- Der Bereich Mitarbeiter führt alle Personen mit Abteilung, Status, Arbeitsplatz und zugewiesener Ausstattung.
- Die Abteilung ist eine Referenz auf eine verwaltete Liste. Ein Tippfehler erzeugt damit keine zweite Abteilung.
- Das Feld „Remote“ sagt, wie viel jemand außerhalb des Büros arbeitet. Zusammen mit dem Arbeitsplatz beantwortet es die Frage nach ungenutzten Plätzen.
- Beschäftigtendaten sind heikel. Endgültiges Löschen entfernt deshalb auch Notizen und Einträge im Änderungsjournal.
- Der Import aus Excel oder CSV gleicht über Personalnummer oder E-Mail ab.
Die Personenliste
Die Liste zeigt Personalnummer, Name, Abteilung, Position, Status, Remote, Arbeitsplatz, die Zahl der zugewiesenen IT-Assets und die Notizen. Zwei vorbereitete Ansichten stehen bereit.
- Ohne Arbeitsplatz zeigt jede Person, der kein Platz zugeordnet ist.
- Mit defektem Gerät zeigt jede Person, deren Ausstattung ein defektes Gerät enthält. Dieselbe Person bekommt auf dem Grundriss einen roten Marker an ihren Platz.
Die Felder einer Person
| Feld | Art | Wozu |
|---|---|---|
| Vorname, Nachname | Text | Anzeige in allen Listen und auf dem Plan |
| Personalnummer | Text | Abgleich beim Import und bei der Tabellenübernahme |
| Kostenstelle | Text | Zuordnung der Arbeitsplatzkosten im Bericht |
| Position | Text | Rolle im Unternehmen |
| E-Mail, Telefon | Text | Erreichbarkeit, auch als Abgleichkennung |
| Abteilung | Referenz | Verwaltete Liste, Grundlage der Kreuztabellen |
| Status | Auswahl | Aktiv, ausgeschieden und weitere eigene Werte |
| Remote | Auswahl | Von „100 % Büro“ bis „100 % Remote“ |
| Vertrauliche Tätigkeit | Auswahl | Grundlage der Datenschutzbewertung am Platz |
Notizen, Journal und Export nennen den Anzeigenamen einer Person. Eine E-Mail-Adresse steht dort nie.
Platz und Ausstattung
Zu jeder Person gehören zwei Zuordnungen. Die erste ist der Arbeitsplatz, die zweite ist die Ausstattung aus IT-Assets. Beide stehen im Detail und lassen sich dort ändern.
- Die Person in der Liste anklicken. Das Detail öffnet sich.
- Unter „Arbeitsplatz“ einen freien Platz wählen. Der Plan zeigt die Belegung sofort.
- Unter „Ausstattung“ die zugewiesenen Geräte sehen. Neue Geräte kommen über die Ausgabe im Bereich IT-Assets dazu.
Ein Doppelklick auf die Zeile öffnet gleich den Editor mit allen Feldern.
Sammelbearbeitung und Import
Über die Kästchen links lassen sich mehrere Personen auswählen. Danach erscheint eine Leiste mit Sammelaktionen. Ändern lassen sich Status, Abteilung, Remote, vertrauliche Tätigkeit, Position und Kostenstelle in einem Schritt.
Der Import liest eine CSV-Datei aus Excel. Er erkennt Trennzeichen und Zeichensatz selbst und gleicht bestehende Personen über Personalnummer oder E-Mail ab. Vor dem Schreiben zeigt er eine Vorschau mit den erkannten Spalten.
Archivieren und endgültig löschen
Löschen bedeutet in dieser App zunächst archivieren. Die Person verschwindet aus allen Listen, Auswertungen und Suchen und bleibt im Archiv greifbar. Damit ist versehentliches Löschen behebbar.
Ein Löschbegehren nach der Datenschutz-Grundverordnung verlangt mehr. Das endgültige Löschen im Archiv entfernt deshalb auch die Notizen an der Person, die Notizen von der Person und ihre Einträge im Änderungsjournal.
Serverseitige Sicherungen früherer Speicherstände bleiben bestehen. Das steht so auch in der App, statt es zu verschweigen.