Das Wichtigste in Kürze
- Die Vorlage gibt es als Excel-Arbeitsmappe mit vier Blättern: Anleitung, Inventar, Auswertung und ein Ausgabeprotokoll zum Ausdrucken, ohne Anmeldung.
- Der Spaltensatz folgt den fünf Fragen, die ein Inventar beantworten muss: Was ist verfügbar, was hat diese Person, was steht an diesem Platz, welches Modell mit welcher Garantie, und welches Gerät genau.
- Kategorie und Status sind Auswahllisten. Das verhindert Tippfehler und macht die Auswertung erst möglich.
- Zwei Formeln im Auswertungsblatt übernehmen die Qualitätskontrolle: Geräte ohne Person und Geräte ohne Arbeitsplatz. Beide sollten null ergeben.
- Das Ausgabeprotokoll gehört ausgedruckt und unterschrieben. Es ist der einzige Beleg, der bei Streit über eine Rückgabe standhält.
- Die Etikettierung erfolgt bereits bei der Annahme, deutlich vor der Ausgabe. Wie Inventarnummern aufgebaut sind und warum Excel sie als Text führen muss, steht unter QR-Etiketten und Inventarnummern. Nummernkreise je Kategorie (NB-0001, MO-0001) machen die Nummer am Telefon unterscheidbar.
- Die Tabelle führt keine Historie und protokolliert Statuswechsel nicht automatisch. Ab etwa 200 Geräten oder bei häufigen Wechseln genügt sie deshalb nicht mehr.
Die Vorlage
Die Vorlage hat vier Blätter und acht Beispielzeilen zum Überschreiben. Die Beispiele bilden bewusst auch die unbequemen Fälle ab: ein Gerät auf Lager ohne Person, ein defektes ohne Platz und ein ausgemustertes mit Löschnachweis.
Der Download braucht weder Anmeldung noch E-Mail-Adresse. Die Datei ist frei verwendbar, auch kommerziell.
| Blatt | Was drinsteht | Wer pflegt |
|---|---|---|
| Anleitung | Begründung des Spaltensatzes, Etikettierung, Grenzen | niemand (nur zum Lesen) |
| Inventar | Eine Zeile je Gerät, elf Spalten, zwei Auswahllisten | IT |
| Auswertung | Bestand nach Status, Anschaffungswert, zwei Prüfformeln | rechnet selbst |
| Ausgabeprotokoll | Formular zum Ausdrucken für Ausgabe und Rückgabe | je Vorgang |
Warum genau diese Spalten
Diese Vorlage ist auf IT-Geräte zugeschnitten: Seriennummer, Betriebssystem, Garantie. Für Schreibtische, Stühle und Schränke passt der Spaltensatz nicht. Dafür steht unter Inventarliste für die Büroausstattung ein eigener Aufbau mit acht Spalten.
Elf Spalten klingen nach viel. Sieben davon sind Pflicht, vier optional. Der Unterschied ist wichtig, weil jede zusätzliche Spalte eine dauerhafte Pflegeverpflichtung ist.
Die beiden Spalten, über die am meisten diskutiert wird
Person und Arbeitsplatz. Der Reflex ist, nur eine davon zu führen, meist die Person, weil sie beim Ausgeben bekannt ist. Das rächt sich in drei Situationen: beim Umzug (was steht an diesem Platz?), beim Support (der Monitor in B-2-014 flackert) und bei geteilten Plätzen, wo ein Gerät zu einem Platz und nicht zu einer Person gehört.
Seriennummer. Wird oft als Doppelung zur Inventarnummer empfunden und ist das Gegenteil: Die Inventarnummer ist die eigene Kennung, die Seriennummer die des Herstellers. Bei einem Garantiefall, einer Versicherungsmeldung oder einer Diebstahlanzeige wird nach der Seriennummer gefragt. Die eigene Inventarnummer hilft dort nicht weiter.
Die vier optionalen Spalten
Preis, Beschaffungsdatum, Arbeitsplatz und Bemerkung. Der Preis ist die Brücke zur Versicherungssumme und zur Ersatzplanung; das Beschaffungsdatum beantwortet die Garantiefrage. Beide sind bei der Anlage bekannt und kosten keinen laufenden Aufwand. Das unterscheidet sie von Feldern, die dauerhaft gepflegt werden müssten.
Was bewusst fehlt: Lizenzschlüssel, Passwörter, MAC-Adressen und IP-Adressen. Die ersten beiden gehören in einen Passwortmanager, die letzten beiden in die Netzwerkdokumentation. Die Begründung im Einzelnen steht unter IT-Inventarverwaltung: Grundlagen.
Etikettierung und Nummernkreise
Die Inventarnummer nützt nur, wenn sie am Gerät klebt. Das klingt selbstverständlich und ist der Schritt, der in den meisten Beständen fehlt.
- Nummernkreise je Kategorie. NB für Notebooks, MO für Monitore, DK für Docks, TE für Telefone. Vierstellig fortlaufend. Der Vorteil zeigt sich am Telefon: „MO-0013“ ist verständlich, „0013“ nicht.
- Etikett bei der Annahme. Nicht bei der Ausgabe: Zwischen Annahme und Ausgabe liegen oft Wochen, und in dieser Zeit sind die Geräte nicht unterscheidbar.
- Robuste Etiketten. Papieretiketten lösen sich innerhalb eines Jahres. Polyester- oder Vinyletiketten halten die Nutzungsdauer durch und kosten wenige Cent mehr.
- Position festlegen. Immer dieselbe Stelle: bei Notebooks die Unterseite, bei Monitoren die Rückseite unten rechts. Sonst wird bei jeder Rückgabe gesucht.
- Nummern nie wiederverwenden. Auch nach der Ausmusterung nicht. Sonst ist jede Historie mehrdeutig.
Fünf Minuten je Gerät bei der Annahme: auspacken, Seriennummer erfassen, Etikett drucken, aufkleben, Datensatz anlegen. Für eine Lieferung von zwanzig Notebooks sind das gut anderthalb Stunden. Die Rekonstruktion im Nachhinein dauert ein Vielfaches und gelingt nur teilweise: Seriennummern lassen sich auslesen, die Zuordnung zu Beschaffungsvorgang und Preis aber nicht mehr.
Wie man einen bestehenden Bestand aufnimmt
Der Normalfall ist ein gewachsener Bestand ohne Liste. Eine Vollaufnahme unter Zeitdruck scheitert regelmäßig, deshalb hat sich ein anderes Vorgehen bewährt.
- Mit dem Lager anfangen. Alles, was nicht ausgegeben ist, liegt an einem Ort und lässt sich in ein bis zwei Stunden erfassen und etikettieren. Das schafft sofort eine belastbare Aussage über die Reserve.
- Dann die Neuzugänge. Ab sofort wird jedes neue Gerät bei der Annahme inventarisiert. Der Bestand wächst damit von selbst korrekt weiter, ohne Projekt.
- Danach die Rückläufer. Jedes Gerät, das durch einen Wechsel oder eine Reparatur zurückkommt, wird bei dieser Gelegenheit aufgenommen. Nach etwa einem Jahr ist so ein erheblicher Teil des Bestands erfasst, ohne dass jemand durch die Etagen gelaufen wäre.
- Zum Schluss eine Begehung für den Rest. Was nach einem Jahr noch fehlt, sind die Geräte, die niemand angefasst hat. Für 200 Plätze ist das ein Tag zu zweit: eine gute Gelegenheit, gleichzeitig den Sitzplan abzugleichen.
Der Unterschied zur Vollaufnahme: Das Verfahren braucht kein Zeitfenster, das ohnehin nicht freigegeben wird, und es liefert von Anfang an nutzbare Teilergebnisse. Wer beim ersten Onboarding nach der Umstellung schon eine gepflegte Lagerliste hat, sieht den Nutzen sofort. Siehe Onboarding: Arbeitsplatz vorbereiten.
Woran die Tabelle scheitert
Drei Dinge lassen sich in einer Tabelle nicht lösen:
- Keine Historie
- Die Tabelle zeigt den aktuellen Stand. Wer im März welches Gerät hatte, steht nirgends. Genau das ist aber die Auskunft, die bei einem Streit über eine Rückgabe oder bei einer Sicherheitsfrage gebraucht wird.
- Kein automatischer Statuswechsel
- Dass ein Gerät zurückgegeben wurde, muss jemand eintragen. Ohne Anbindung an den Offboarding-Prozess passiert das unregelmäßig, und dann steht ein Gerät monatelang bei einer Person, die nicht mehr im Haus ist.
- Keine Protokollierung
- Wer hat wann welchen Wert geändert? In einer Tabelle nicht nachvollziehbar. Bei einem Bestand, an dem mehrere Personen arbeiten, ist das die Grenze.
Was die Tabelle dafür gut kann: Sie ist in einer Stunde eingerichtet, braucht keine Freigabe und keine Einführung. Für einen Bestand bis etwa 200 Geräte mit überschaubarer Wechselrate ist das die richtige Größenordnung, und deutlich besser als ein System, das eingeführt und dann nicht gepflegt wird.
Wer wechselt, sollte zwei Dinge mitnehmen: die Inventarnummern (sie bleiben gültig) und die Erkenntnis, welche Felder tatsächlich benutzt wurden. Ein Systemwechsel ist der richtige Moment, um Felder zu streichen. Für neue Felder ist später Zeit, wenn der Bestand im neuen System steht.
Alle drei Grenzen betreffen denselben Punkt: Eine Tabelle kennt nur den heutigen Stand. Ein Inventar mit Historie und Raumbezug führt stattdessen jede Änderung als Vorgang mit Datum und Person, und der Ort hängt am gezeichneten Raum statt an einer Textspalte.
Häufige Fragen
Ist die Inventarliste kostenlos?
Ja, als direkter Download ohne Formular, ohne E-Mail-Abfrage und ohne Wasserzeichen. Sie darf in Unternehmen und für kommerzielle Zwecke verwendet und angepasst werden.
Funktioniert die Vorlage in LibreOffice?
Ja, einschließlich Auswahllisten und Formeln. Die beiden Prüfformeln nutzen SUMMENPRODUKT und übernehmen ohne Anpassung. In Google Sheets funktioniert der Import ebenfalls, dort werden allerdings die Semikolons in den Formeln zu Kommas übersetzt.
Wie viele Geräte kann die Vorlage aufnehmen?
Vorbereitet sind rund 50 Zeilen, die Formeln greifen bis Zeile 400. Praktisch begrenzt weniger die Zeilenzahl als die fehlende Historie: Ab etwa 200 Geräten oder bei häufigen Wechseln lohnt der Umstieg auf ein System mit Protokollierung. Den Weg dorthin beschreibt Von Excel zum räumlichen IT-Inventar, die Mengen je Tarif stehen auf der Tarifübersicht.
Wie beschriftet man Geräte richtig?
Mit Nummernkreisen je Kategorie (NB-0001 für Notebooks, MO-0001 für Monitore), auf robusten Polyester- oder Vinyletiketten, immer an derselben Stelle, angebracht bei der Annahme und nicht bei der Ausgabe. Nummern werden nach der Ausmusterung nicht wiederverwendet.
Weiterführende Quellen
- Elektro- und Elektronikgerätegesetz (ElektroG)
- DSGVO, insbesondere Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e und Artikel 32, Löschpflichten bei ausgemusterten Geräten