Das Wichtigste in Kürze
- Die Formel lautet: benötigte Plätze = Personen × Peak-Anwesenheitsquote × (1 + Puffer). Die Sharing Ratio ergibt sich daraus als Personen geteilt durch Plätze.
- Entscheidend ist die Peak-Anwesenheit, nicht der Durchschnitt. Der Durchschnitt kommt an keinem einzigen Wochentag vor.
- Der Puffer ist kein Sicherheitszuschlag, sondern Rechenbestandteil: 10 Prozent bei stabilen Mustern, 15 bis 20 Prozent bei schwankender Anwesenheit oder Wachstum.
- Gerechnet wird je Bereich, nicht für das ganze Haus. Vertrieb und Buchhaltung haben völlig unterschiedliche Anwesenheitsmuster.
- Bis etwa 1,3 : 1 funktioniert das Modell ohne Buchung. Zwischen 1,3 und 1,6 braucht es Buchung oder feste Teamtage. Über 1,6 : 1 nur mit einer Messung über mindestens zwölf Monate.
- Der häufigste Fehler ist, mit der Kopfzahl statt mit der Anwesenheit zu rechnen – und der zweithäufigste, den Jahresdurchschnitt einschließlich Ferienzeiten zu verwenden.
- Nach sechs Monaten wird nachjustiert. Die erste Quote ist eine Annahme, keine Messung des neuen Zustands.
- Eine Quote, die aus einer Flächenvorgabe rückwärts gerechnet wurde, ist keine Quote, sondern eine Zielvorgabe – und sie hält der ersten vollen Woche nicht stand.
Die Formel und was in sie eingeht
Die Sharing Ratio ergibt sich anschließend als Personen ÷ Plätze und wird als Verhältnis geschrieben.
130 Personen × 0,62 × 1,10 = 88,7 → 89 Plätze → Ratio 1,46 : 1
Die drei Größen im Einzelnen
- Personen
- Alle, die diesem Bereich zugeordnet sind – einschließlich Teilzeit, weil sie an ihren Anwesenheitstagen einen vollen Platz brauchen. Werkstudierende und regelmäßige externe Kräfte zählen mit, wenn sie feste Anwesenheitstage haben. Die Zuordnung selbst kommt aus dem Sitzplan.
- Peak-Anwesenheitsquote
- Der Anteil der Personen, der am stärksten Wochentag anwesend ist – nicht der Mittelwert über die Woche. Diese Zahl muss gemessen werden; eine Schätzung liegt erfahrungsgemäß zu niedrig, weil der Peak-Tag im Rückblick unterschätzt wird.
- Puffer
- Deckt Schwankungen, Sondertermine und Wachstum ab. 10 Prozent bei stabilen Mustern und gleichbleibender Personalzahl; 15 bis 20 Prozent bei stark schwankender Anwesenheit, geplantem Wachstum oder wenn die Messung kürzer als acht Wochen war.
Bei einer typischen Wochenverteilung von 61 Prozent montags bis 94 Prozent mittwochs liegt der Mittelwert bei 73 Prozent. Wer damit rechnet, hat an zwei von fünf Tagen zu wenig Plätze – und genau das ist die Erfahrung, über die im Haus gesprochen wird. Die Kennzahlen im Detail stehen unter Belegungsquote und Kennzahlen richtig lesen.
Quote, Ratio oder Rate?
Die drei Begriffe meinen dieselbe Kennzahl, werden aber unterschiedlich geschrieben. Desk-Sharing-Quote und Sharing Ratio sind die gebräuchlichen Bezeichnungen; Desk Sharing Rate taucht vor allem in Auswertungen von Softwareanbietern auf. Wichtiger als das Wort ist die Leserichtung: 1,3 : 1 heißt 13 Personen auf 10 Plätze. Wer die Zahl umgekehrt liest – 0,77 Plätze je Person – bekommt dieselbe Aussage, aber eine andere Zahl. In Vorlagen und Vorstandsunterlagen sollte deshalb immer die Schreibweise mit dem Doppelpunkt stehen.
Drei durchgerechnete Beispiele
Agentur, 40 Personen
Hohe Anwesenheit, weil Projektarbeit vor Ort stattfindet und die Teams klein sind. Die Ersparnis beträgt fünf Plätze.
Sharing Ratio 1,14 : 1 – ohne Buchungssystem machbar
Bei dieser Quote ist die Frage berechtigt, ob sich der Aufwand lohnt. Fünf Plätze entsprechen etwa 40 Quadratmetern – bei zehn Jahren Laufzeit durchaus relevant, aber kein Grund für ein Buchungssystem und eine Betriebsvereinbarung. Hier trägt eine Homezone vollständig.
Verwaltung, 130 Personen
Etablierte Homeoffice-Regelung mit zwei bis drei Bürotagen. Die Ersparnis beträgt 41 Plätze, also rund 330 Quadratmeter Nutzfläche.
Sharing Ratio 1,46 : 1 – Buchung oder feste Teamtage nötig
Das ist der Bereich, in dem die meisten Organisationen landen, und der, in dem die Entscheidung über das Buchungssystem fällt. Die Alternative zu einer technischen Lösung sind feste Teamtage: Wenn jedes Team zwei verabredete Tage hat und diese über die Woche verteilt sind, wird der Peak organisatorisch geglättet – ohne System und ohne Betriebsvereinbarung über technische Überwachung.
Vertriebsteam, 60 Personen
Außendienst mit unregelmäßiger Anwesenheit. Der Puffer liegt höher, weil die Schwankung größer ist – etwa bei Vertriebstagungen.
Sharing Ratio 1,94 : 1 – Kippbereich
Bei knapp zwei Personen je Platz kippt das Modell ohne belastbare Datengrundlage. Die Ersparnis ist verlockend, das Risiko ebenso: Ein Tag mit einer internen Veranstaltung bringt 60 Personen ins Haus, für die 31 Plätze da sind. Wer in diesem Bereich plant, braucht eine Messung über mindestens zwölf Monate und einen ausdrücklichen Plan für Ausnahmetage – etwa temporär nutzbare Besprechungsräume, deren Größen-Mix dafür stimmen muss: Besprechungsräume: Belegung und Engpässe.
Je Bereich rechnen, nicht fürs Haus
Eine Gesamtquote für die ganze Organisation ist eine Durchschnittszahl über Bereiche mit sehr unterschiedlichen Mustern – und damit für jeden einzelnen Bereich falsch.
| Bereich | Peak-Anwesenheit | Puffer | Ratio | Konsequenz |
|---|---|---|---|---|
| Buchhaltung | 85 % | 10 % | 1,07 : 1 | Feste Plätze belassen |
| Entwicklung | 70 % | 10 % | 1,30 : 1 | Homezone ohne Buchung |
| Verwaltung | 62 % | 10 % | 1,46 : 1 | Homezone mit Teamtagen |
| Vertrieb | 45 % | 15 % | 1,94 : 1 | Buchung, Ausnahmeplan |
Die Konsequenz aus dieser Tabelle ist unbequem: Ein einheitliches Modell fürs ganze Haus ist einfacher zu kommunizieren und schlechter. Was funktioniert, ist eine gemeinsame Sprache (alle haben Homezones) mit unterschiedlichen Quoten je Bereich – und der ausdrücklichen Erklärung, warum. Ohne diese Erklärung wird die unterschiedliche Behandlung als Bevorzugung gelesen.
Die Rechnung als Tabelle aufbauen
Für mehr als zwei Bereiche wird die Rechnung unübersichtlich, sobald sie im Kopf oder in einer E-Mail stattfindet. Eine Tabelle mit acht Spalten reicht – hier der Aufbau, der sich in der Praxis bewährt hat, mit den beiden Formeln, die tatsächlich gebraucht werden.
Die beiden Formeln
C2 ist die Zahl der Anwesenden am Spitzentag, E2 der Puffer. Aufgerundet wird immer: Ein halber Arbeitsplatz existiert nicht.
Beschäftigte geteilt durch erforderliche Plätze. Formatiert als Zahl mit zwei Nachkommastellen und im Bericht als Verhältnis geschrieben.
48 ÷ 35 = 1,37 → 1,37 : 1
Was in welche Spalte gehört
| Spalte | Beispiel | Woher die Zahl kommt |
|---|---|---|
| Bereich | Vertrieb | Die Einheit, die tatsächlich zusammen sitzt – nicht die Kostenstelle. |
| Beschäftigte | 48 | Alle zugeordneten Personen einschließlich Teilzeit. |
| Spitzentag | 31 | Höchster gemessener Anwesenheitswert, nicht der Mittelwert. Aus der Erhebung. |
| Anwesenheit | 65 % | Spitzentag geteilt durch Beschäftigte. Dient nur der Plausibilitätsprüfung. |
| Puffer | 10 % | 10 % bei stabilen Mustern, 15 bis 20 % bei Wachstum oder kurzer Messung. |
| Plätze nötig | 35 | Formel oben, aufgerundet. |
| Quote | 1,37 : 1 | Formel oben. |
| Plätze heute | 48 | Der Bestand. Die Differenz zur Spalte davor ist das Ergebnis der ganzen Rechnung. |
Im Beispiel steht unten 1,28 : 1. Wer diese Zahl umsetzt, baut der Buchhaltung Plätze weg, die sie täglich besetzt – ihre eigene Quote liegt bei 0,92 : 1. Die Gesamtquote taugt für den Aufsichtsratsbericht, nicht für die Möbelbestellung.
Nach sechs Monaten nachjustieren
Die erste Quote beruht auf der Anwesenheit vor der Umstellung. Das ist die beste verfügbare Grundlage und trotzdem eine Annahme – denn das Konzept verändert das Verhalten, das es voraussetzt.
Zwei Richtungen sind möglich, und beide kommen vor. Die Anwesenheit kann steigen, weil Teamtage eingeführt wurden und Menschen gezielter ins Büro kommen. Oder sie kann sinken, weil die Erfahrung, keinen Platz zu finden, Leute davon abhält – das ist der gefährlichere Fall, weil er sich in den Zahlen wie ein Erfolg liest.
Wer nach der Umstellung eine niedrigere Anwesenheit misst, sollte nicht sofort die Quote weiter erhöhen. Die niedrigere Anwesenheit kann eine Folge der Knappheit sein. Ein Indiz: Wenn gleichzeitig die Belegung am Peak-Tag über 95 Prozent liegt, ist die Fläche der begrenzende Faktor und nicht die Nachfrage.
Praktikabel ist ein fester Termin nach sechs Monaten mit drei Fragen: Wie hat sich die Peak-Anwesenheit verändert? Gab es Tage, an denen Plätze gefehlt haben – und wie viele? Welche Bereiche weichen von ihrer Quote ab? Aus den Antworten folgt eine Anpassung nach oben oder unten, und der Termin selbst nimmt der ersten Zahl die Endgültigkeit.
Häufige Fragen
Wie berechnet man die Desk-Sharing-Quote?
Benötigte Plätze = Personen × Peak-Anwesenheitsquote × (1 + Puffer). Die Sharing Ratio ergibt sich als Personen geteilt durch Plätze. Beispiel: 130 Personen bei 62 Prozent Peak-Anwesenheit und 10 Prozent Puffer ergeben 89 Plätze, also eine Ratio von 1,46 : 1.
Welche Desk-Sharing-Quote ist realistisch?
Das hängt allein von der gemessenen Anwesenheit ab. In Bereichen mit etablierter Homeoffice-Regelung sind 1,3 bis 1,5 : 1 üblich, bei Außendienst deutlich mehr, in Bereichen mit hoher Präsenz kaum etwas. Eine pauschale Quote fürs ganze Haus ist für jeden einzelnen Bereich falsch.
Warum rechnet man mit dem Peak und nicht mit dem Durchschnitt?
Weil der Durchschnitt an keinem realen Tag vorkommt. Bei 61 Prozent montags und 94 Prozent mittwochs liegt der Mittelwert bei 73 Prozent – wer danach plant, hat an zwei von fünf Tagen zu wenig Plätze.
Wie hoch sollte der Puffer sein?
10 Prozent bei stabilen Anwesenheitsmustern und gleichbleibender Personalzahl. 15 bis 20 Prozent bei stark schwankender Anwesenheit, geplantem Wachstum oder wenn die Messung kürzer als acht Wochen gelaufen ist.
Ab welcher Quote braucht man ein Buchungssystem?
Als Orientierung ab etwa 1,4 : 1. Darunter reicht eine Homezone je Team. Zwischen 1,3 und 1,6 : 1 sind feste Teamtage eine Alternative zum System – sie glätten den Peak organisatorisch und vermeiden die Mitbestimmungsfragen, die ein Buchungssystem auslöst.
Quellen und Bezugsgrößen
- BAuA – ASR A1.2 „Raumabmessungen und Bewegungsflächen“
- § 87 BetrVG – Mitbestimmungsrechte
- BAuA – ASR A1.8 „Verkehrswege“ – Grenze für die Verdichtung einer Fläche