Wie voll ist das Büro?
Die Frage klingt einfach und ist es nicht. In derselben Besprechung kursieren regelmäßig zwei Auslastungszahlen für dieselbe Etage, die um dreißig Prozentpunkte auseinanderliegen. Beide sind rechnerisch richtig. Der Unterschied steckt fast nie in der Messung. Er steckt darin, was im Nenner steht und über welchen Zeitraum gemittelt wurde.
Diese Rubrik geht den Weg von der Rohaufnahme bis zur Flächenentscheidung durch: von der vorhandenen Kapazität über eine Messung, die sich selbst nicht verfälscht, bis zur passenden Kennzahl und der Frage, was aus ihr folgt und was ausdrücklich nicht.
Die fünf Seiten dieser Rubrik
Belegungsplan fürs Büro
Was ein Belegungsplan ist und was nicht, mit sauberer Abgrenzung zu Sitzplan, Raumbelegung und Dienstplan, den vier nötigen Angaben und dem Pflegeprozess, an dem der Plan hängt.
Zur Grundlage → ERHEBUNGBüroauslastung messen
Vier Methoden gegenübergestellt: manuelle Zählung, Badge-Daten, WLAN, Sensorik, mit Aufwand, Genauigkeit, Kosten und datenschutzrechtlicher Hürde. Dazu die Frage des Erhebungszeitraums.
Zum Methodenvergleich → AUSWERTUNGBelegungsquote und Kennzahlen richtig lesen
Fünf Kennzahlen mit Formel und Rechenbeispiel, dazu die drei Fehlschlüsse, die in fast jeder Auswertung stecken: Mittelwerte über Ferienzeiten, Peak-Tage als Normalfall, Kapazität mit Nachfrage verwechselt.
Zu den Formeln → SONDERFALLBesprechungsräume: Belegung und Engpässe
Warum Räume gleichzeitig knapp und leer wirken: No-Shows, Dauerbuchungen, falscher Größen-Mix. Mit Buchungsregeln, die sich technisch durchsetzen lassen.
Zum Sonderfall → ZUM MITNEHMENBelegungsplan als Excel-Vorlage
Arbeitsmappe mit Wochen- und Monatsauswertung plus PDF-Zählbogen für die Erhebung vor Ort, ohne Anmeldung, mit den fünf Zählregeln und einer ehrlichen Liste dessen, was die Tabelle nicht kann.
Zu den Vorlagen →Der Durchschnitt sitzt nie im Büro
Die Zahlen zeigen ein wiederkehrendes Muster, das für die ganze Rubrik gilt: In einer typischen Wochenverteilung sind montags 61 Prozent der Plätze belegt, mittwochs 94 und freitags 36. Der Mittelwert von 73 Prozent beschreibt keinen einzigen realen Tag. Trotzdem ist er die Zahl, die in Entscheidungsvorlagen landet.
Geplant wird nach dem Peak und nicht nach dem Mittelwert. Wer nach dem Durchschnitt plant, hat an zwei von fünf Tagen zu wenig Plätze, und genau das ist die Erfahrung, die im Haus erzählt wird und nicht der Jahresdurchschnitt aus dem Bericht.
Zugleich gilt die Gegenrichtung: Ein einzelner voller Tag ist auch kein Maßstab. Die brauchbare Größe liegt dazwischen, beim 90. Perzentil, dem Wert, den neun von zehn Messungen nicht überschreiten. Wie das gerechnet wird, steht unter Belegungsquote und Kennzahlen richtig lesen.
Was an diese Rubrik angrenzt
Die Datengrundlage für jede Belegungsauswertung ist der Sitzplan. Ohne saubere Zuordnung von Plätzen, auch der leeren, lässt sich keine Kapazität zählen. Die Rubrik Sitzplan & Sitzordnung behandelt, wie diese Grundlage entsteht und gepflegt wird.
Was aus den Zahlen folgt, gehört in zwei andere Rubriken. Die Frage, wie viel Fläche eine bestimmte Zahl von Menschen braucht, beantwortet Fläche & Räume. Dort stehen die Vorgaben aus ASR A1.2 und die Flächendefinitionen, die jeder Vergleich zwischen zwei Häusern voraussetzt. Und wenn aus einer niedrigen Auslastung geteilte Plätze werden sollen, steht das Vorgehen unter Arbeitsmodelle & Spielregeln.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Belegung und Auslastung?
Belegung beschreibt, wie viele Plätze vergeben sind. Sie ist eine Verwaltungsgröße aus dem Sitzplan. Auslastung beschreibt, wie viele tatsächlich genutzt werden, und braucht eine Messung. In hybriden Organisationen liegen beide Werte oft 20 bis 40 Prozentpunkte auseinander.
Womit fängt man an, wenn noch nie gemessen wurde?
Den Anfang macht eine manuelle Stichprobenzählung über vier Wochen. Dafür geht jemand dreimal täglich durch die Etage und notiert die Summen je Etage. Das kostet nur Zeit, braucht keine technische Einrichtung und liefert eine Zahl, mit der sich arbeiten lässt. Außerdem ergibt sich daraus ein Argument, falls später ein aufwendigeres Verfahren nötig wird.
Welche Auslastung ist zu niedrig?
Eine pauschale Schwelle gibt es nicht. Eine Peak-Auslastung dauerhaft unter 60 Prozent ist ein Anlass nachzurechnen. Als Beweis für überflüssige Fläche braucht sie eine Bestätigung aus weiteren Quellen. Bevor Fläche abgegeben wird, gehört ein Gespräch mit den betroffenen Teams dazu, denn dieselbe Zahl kann drei sehr verschiedene Ursachen haben.
Regelwerke, auf die sich diese Rubrik stützt
- BAuA, ASR A1.2 „Raumabmessungen und Bewegungsflächen“
- § 87 BetrVG, Mitbestimmungsrechte, insbesondere Absatz 1 Nummer 6