Was zur Büroplanung gehört
Büroplanung beantwortet fünf Fragen dauerhaft und aktuell: Wie voll ist das Büro? Wie viel Fläche brauchen wir? Wer sitzt wo? Was steht an diesem Platz? Und wie kommen wir geordnet in den nächsten Zustand? In den meisten Organisationen liegen die Antworten verstreut: der Sitzplan in einer alten Zeichnung, die Belegung in einer Tabelle, das Inventar in einer zweiten, der Umzug in einer dritten.
Diese Wissensplattform geht die neun Rubriken der Reihe nach durch. Sie ist werkzeugneutral geschrieben: Wo Software vorkommt, wird eine Kategorie verglichen. Einzelne Produkte empfiehlt sie nicht. Jede Seite soll auch für jemanden nützlich sein, der nie ein Werkzeug von uns benutzen wird.
Die Seiten zitieren Fundstellen mit Ausgabestand und rechnen ihre Beispiele durch. Sie nennen auch die unbequeme Seite: Desk Sharing hat Nachteile, Auslastungszahlen haben Fehlerquellen, und Vorlagen haben Grenzen. Das steht jeweils im Text selbst.
Die neun Rubriken
Belegung & Auslastung
Wie voll ist das Büro an einem gewöhnlichen Tag? Die Leitfäden bauen einen Belegungsplan auf, vergleichen vier Messmethoden und zeigen, wie Kennzahlen zu lesen sind. Besprechungsräume wirken dabei oft gleichzeitig knapp und leer.
Fünf Leitfäden → DANN DIMENSIONIERENFläche & Räume
Die Rubrik erklärt, was ASR A1.2 vorschreibt, welche Büroform zu welcher Arbeit passt und wie ein Großraumbüro akustisch funktioniert. Sie zeigt auch, warum für dasselbe Büro drei Quadratmeterzahlen kursieren.
Fünf Leitfäden → DANN BELEGENSitzplan & Sitzordnung
Der Weg führt vom Nummernsystem über die werkzeugneutrale Methodik bis zu einem Verfahren, das als fair gilt. Dazu kommen die datenschutzrechtliche Seite und fertige Vorlagen.
Fünf Leitfäden → QUERSCHNITTArbeitsplatz & IT
Die Rubrik beschreibt die Arbeitsplatzverwaltung mit ihren Daten und Werkzeugen, die Vorschriften für Bildschirmarbeit und die Inventarliste. Sie zeigt auch, was beim Ein- und Austritt am Platz geschehen muss.
Fünf Leitfäden → QUERSCHNITTArbeitsmodelle & Spielregeln
Desk Sharing hat sechs reale Nachteile, und die Quote lässt sich nachrechnen. Die Leitfäden behandeln dazu den Flächenbedarf bei hybrider Arbeit, die Mitbestimmung und eine Clean-Desk-Regel, die befolgt wird.
Sechs Leitfäden → DER STRESSTESTBüroumzug
Der Umzug ist ein Projekt mit drei kritischen Pfaden und acht Kostenblöcken. Die Rubrik liefert Richtwerte, die Kommunikation samt Mitbestimmung, eine Checkliste als PDF und die Übergabe der alten Fläche.
Fünf Leitfäden → DER BESTANDIT-Asset-Management
Was haben wir, wem gehört es, was hat es gekostet und wo steht es? Die Leitfäden reichen von den Grundlagen und der Abgrenzung zur CMDB über Ausgabe, Inventur und Lizenzen bis zur Aussonderung. Ein Glossar erklärt die Fachbegriffe.
Zwölf Leitfäden → DER ALLTAGIT-Hardware & Beschaffung
Ein Gerät wird gekauft oder geleast, geprüft, etikettiert, gebucht, repariert und am Ende weitergegeben. Die Rubrik begleitet diesen Alltag bis zur Übernahme von Daten aus Intune oder Jamf.
Acht Leitfäden → DIE PRÜFUNGIT-Nachweise & Normen
ISO 27001, NIS2, die Cyberversicherung, der Datenschutz und ein Lizenzaudit verlangen Belege. Die Leitfäden zeigen, welche Angabe des Inventars welcher Nachweis braucht.
Fünf Leitfäden →In welcher Reihenfolge man das angeht
Wer neu anfängt oder vor einer größeren Entscheidung steht, spart sich Arbeit mit dieser Reihenfolge:
- Zuerst wird gemessen, wie voll das Büro ist. Eine Schätzung ersetzt diese Zahl nicht. Vier Wochen manuelle Stichprobenzählung kosten nur Zeit und liefern eine Zahl, mit der sich arbeiten lässt. Siehe Büroauslastung messen.
- Danach wird der Flächenbedarf mit allen Posten gerechnet. Dazu gehören Arbeitsplätze, Besprechung, Nebenflächen und 20 bis 25 Prozent Verkehrsfläche. Die Vorgaben und drei durchgerechnete Beispiele stehen unter Bürofläche pro Mitarbeiter.
- Das Nummernsystem steht fest, bevor der erste Plan entsteht. Es ist die Entscheidung, die sich am schwersten zurücknehmen lässt: Raum- und Arbeitsplatznummerierung.
- Mit dem Sitzplan wird auch seine Pflege geregelt. Der Pflegeprozess gehört in denselben Schritt wie der Aufbau selbst. Ein Plan ohne benannte zuständige Person veraltet unabhängig davon, wie gut er gebaut ist.
- Erst danach fällt die Entscheidung über Arbeitsmodelle. Eine Desk-Sharing-Quote ohne gemessene Anwesenheit ist nur eine Zielvorgabe. Rechnen lässt sich erst mit der gemessenen Zahl.
Bei einem anstehenden Umzug ändert sich die Reihenfolge an einer Stelle: Dann steht der Blick in den alten Mietvertrag ganz vorn, weil Kündigungsfrist und Rückbauverpflichtung alles Weitere takten. Siehe Büroumzug planen.
Excel, Zeichentool, CAD oder Fachsoftware?
Die Werkzeugfrage wird meist zu früh gestellt. Sinnvoll wird sie erst, wenn zwei Zahlen bekannt sind: wie viele Plätze geführt werden und wie viele Änderungen pro Monat anfallen. Die Änderungsrate mal die Zahl der Menschen, die mitpflegen, bringt eine Lösung eher an ihre Grenze als die reine Größe.
| Kategorie | Stärke | Wo sie kippt |
|---|---|---|
| Papier / Aushang | Ohne Aufwand sofort verständlich | Der Plan hängt bald an mehreren Stellen in verschiedenen Ständen. |
| Tabelle | Sie ist kostenlos, sofort verfügbar und auswertbar. | Grundriss und Historie fehlen, und mehrere Bearbeiter erzeugen Konflikte. |
| Zeichenprogramm | Schönstes Ergebnis | Namen in Textfeldern lassen sich weder zählen noch filtern. |
| CAD | Exakt und für die Bauplanung unverzichtbar | Außerhalb der Bauplanung ist es überdimensioniert. |
| Fachsoftware / CAFM | Sie verknüpft Fläche, Personen, Geräte und Verträge. | Die Einführung ist bei CAFM ein Projekt von Monaten. |
Diese Seite gehört zu WerSitztWo?, einem Werkzeug aus der letzten Kategorie. Das ist beim Lesen mitzudenken. Die Kriterien oben sind trotzdem die, nach denen ich selbst entscheiden würde: Wenn eine Tabelle für den Bestand reicht, ist eine Tabelle die richtige Antwort. Fertige Tabellen dafür liegen in den jeweiligen Rubriken.
Vorlagen ohne Anmeldung
Alle Vorlagen liegen als direkter Download bereit. Der Download braucht weder Formular noch E-Mail-Adresse, und die Dateien haben kein Wasserzeichen. Sie dürfen auch in Unternehmen und für kommerzielle Zwecke verwendet und angepasst werden.
- Die Sitzplan-Vorlage enthält eine Excel-Datei mit fünf Blättern, einen PDF-Aufnahmebogen für die Begehung und eine CSV-Datei zum Import.
- Die Belegungsplan-Vorlage wertet Wochen und Monate in Excel aus und hat dazu einen PDF-Zählbogen.
- Die IT-Inventarliste ist eine Excel-Datei mit Auswahllisten, Prüfformeln und Ausgabeprotokoll.
- Die Büroumzug-Checkliste führt als PDF durch sechs Phasen und nennt die zehn teuersten Fehler.
- Die On- und Offboarding-Checkliste nennt als PDF Vorlaufzeit und Zuständigkeit je Punkt.
Häufige Fragen
Was gehört alles zur Büroplanung?
Zur Büroplanung gehören die Messung der tatsächlichen Belegung, die Dimensionierung der Fläche nach Arbeitsschutzvorgaben und Büroform, der Sitzplan mit der Zuordnung von Personen zu Plätzen, die Ausstattung, die Arbeitsmodelle samt Spielregeln und die Planung von Veränderungen wie einem Umzug. Dazu kommt die IT an diesen Plätzen: der Bestand, der Alltag der Geräte und die Nachweise, die Prüfer und Versicherer verlangen.
Wie viel Fläche braucht ein Büroarbeitsplatz?
Verbindlich ist nach ASR A1.2 eine Mindestgrundfläche von 8 m² für den ersten Arbeitsplatz und 6 m² für jeden weiteren. Als Richtwerte für Büros nennt die Regel 8 bis 10 m² je Platz im Zellenbüro und 12 bis 15 m² im Großraumbüro. Dazu kommen eine freie Bewegungsfläche von mindestens 1,5 m² am Platz und eine Mindestraumhöhe, die von der Grundfläche abhängt.
Womit fängt man bei der Büroplanung an?
Am Anfang steht eine Messung der tatsächlichen Anwesenheit. Vier Wochen manuelle Stichprobenzählung mit drei Zählungen am Tag kosten nur Zeit und liefern die Zahl, auf der alle weiteren Entscheidungen aufbauen, von der Fläche bis zur Frage fester oder geteilter Plätze.
Welche Software braucht man für die Büroplanung?
Das hängt an zwei Zahlen: wie viele Plätze geführt werden und wie viele Änderungen pro Monat anfallen. Bis etwa 50 Plätzen bei wenigen Änderungen reicht eine Tabelle. Darüber wird der fehlende Grundrissbezug zum Problem. Ein CAFM-System lohnt in der Regel erst ab etwa 500 Plätzen oder mehreren Standorten.
Sind die Vorlagen kostenlos?
Ja. Der Download braucht weder Formular noch E-Mail-Adresse, und die Dateien haben kein Wasserzeichen. Sie dürfen in Unternehmen und für kommerzielle Zwecke verwendet und angepasst werden.