Der Arbeitsplatz und was daran hängt
Zum Arbeitsplatz gehört mehr als der Tisch: die Ausstattung, die Vorschriften, unter denen sie stehen muss, und die Prozesse, die sie an Menschen und wieder zurück bewegen. Diese Rubrik behandelt beides – die rechtliche Seite mit den Anforderungen der Arbeitsstättenverordnung und die organisatorische mit Inventar, On- und Offboarding.
Der Zusammenhang zwischen beiden Seiten ist enger, als er wirkt. Wer wissen will, ob ein Arbeitsplatz den Vorgaben entspricht, braucht eine Zuordnung von Platz und Ausstattung. Wer beim Austritt Geräte zurückholen will, braucht dieselbe Zuordnung. Und wer beim Umzug wissen will, was mitzieht, ebenfalls. Es ist dieselbe Liste – nur wird sie in den meisten Häusern dreimal getrennt geführt.
Die sechs Seiten dieser Rubrik
Bildschirmarbeitsplatz: was vorgeschrieben ist
Die Anforderungen aus dem Anhang Nummer 6 der ArbStättV, in dem die frühere Bildschirmarbeitsverordnung aufgegangen ist – plus die Praxismaße, Gefährdungsbeurteilung, arbeitsmedizinische Vorsorge und die Bildschirmbrille.
Zu den Vorschriften → GRUNDLAGEIT-Inventarverwaltung: Grundlagen
Welche Felder es tatsächlich braucht und warum Person und Arbeitsplatz zwei davon sind. Der Lebenszyklus vom Kauf bis zur Entsorgung, die nötigen Belege und die Abgrenzung zur Anlagenbuchhaltung.
Zu den Grundlagen → VORLAGEInventarliste für die Büroausstattung
Möbel, Einrichtung und Kleingeräte in acht Spalten: der Tabellenaufbau mit Beispielzeilen, die Abgrenzung von Inventar- und Seriennummer, ein haltbarer Nummernkreis und der Ablauf der ersten Bestandsaufnahme.
Zum Aufbau → EINTRITTOnboarding: Arbeitsplatz vorbereiten
Vorlaufzeiten je Aufgabe, klare Zuständigkeit je Rolle statt Sammelverantwortung, Zugriffsrechte nach Rollenmodell – und die drei Dinge, die den ersten Tag tatsächlich entscheiden.
Zum Onboarding → AUSTRITTOffboarding: Hardware und Zugänge
Warum ausgerechnet dieser Prozess schiefgeht, der Ablauf in vier Schritten, die Sonderfälle Homeoffice und Remote-Austritt – und die rechtlichen Grenzen bei Haftung und Lohneinbehalt.
Zum Offboarding → ZUM MITNEHMENIT-Inventarliste als Excel-Vorlage
Vier Blätter mit begründetem Spaltensatz, Auswahllisten, zwei Prüfformeln für typische Pflegefehler und ein Ausgabeprotokoll zum Ausdrucken – ohne Anmeldung.
Zur Vorlage →Eine Liste für drei Fragen
Die wiederkehrende Beobachtung in dieser Rubrik: Drei Prozesse brauchen dieselben Daten, und in den meisten Häusern führt jeder seine eigene Liste. Die IT führt Geräte, das Office-Management führt Plätze, HR führt Personen – und bei jedem Ein- und Austritt werden die drei Listen von Hand aufeinander abgebildet.
Der Ausweg ist keine neue Software, sondern ein gemeinsamer Schlüssel: die Arbeitsplatznummer. Wenn Gerät, Platz und Person darüber verbunden sind, beantwortet dieselbe Abfrage alle drei Fragen – was hat diese Person, was steht an diesem Platz, was ist verfügbar. Die Systematik dafür steht unter Raum- und Arbeitsplatznummerierung.
Das ist der Punkt, an dem sich Aufwand tatsächlich reduzieren lässt – deutlich mehr als durch ein besseres Formular. Und es ist zugleich der Punkt, an dem sich zeigt, ob der Sitzplan gepflegt ist: Ohne aktuelle Platzzuordnung nützt der beste Inventardatensatz nichts.
Was an diese Rubrik angrenzt
Die Platzzuordnung, auf die alles in dieser Rubrik aufsetzt, entsteht in Sitzplan & Sitzordnung. Die Vorgaben zu Fläche, Beleuchtung und Lärm, die den Arbeitsplatz umgeben, stehen in Fläche & Räume.
Beim Büroumzug wird die Inventarliste zur Packliste – dort zeigt sich, ob sie gepflegt ist. Und bei geteilten Plätzen verschiebt sich die Ausstattungsfrage grundlegend, weil Geräte dann am Platz und nicht an der Person hängen: Arbeitsmodelle & Spielregeln.
Häufige Fragen
Was gehört zur Ausstattung eines Büroarbeitsplatzes?
Mindestens Tisch, Stuhl, Bildschirm, Eingabegeräte und ausreichende Beleuchtung – mit den Anforderungen aus dem Anhang Nummer 6 der Arbeitsstättenverordnung. Praktisch kommen Dockingstation, Headset und Ablage dazu. Was davon geführt wird, gehört ins Inventar mit Platzbezug.
Wer ist für IT-Inventar und Arbeitsplatzausstattung zuständig?
In der Regel die IT für Geräte und Zugänge, das Office-Management für Möbel, Platz und Schlüssel. Entscheidend ist weniger die Aufteilung als ein gemeinsamer Schlüssel – die Arbeitsplatznummer –, über den beide Bestände verbunden sind.
Reicht eine Excel-Tabelle für die IT-Inventarverwaltung?
Bis etwa 200 Geräten bei überschaubarer Wechselrate ja. Die Grenze ist nicht die Zeilenzahl, sondern die fehlende Historie: Eine Tabelle zeigt den aktuellen Stand, nicht, wer wann was hatte – und genau das wird bei Streit über eine Rückgabe gebraucht.
Regelwerke, auf die sich diese Rubrik stützt
- Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), insbesondere Anhang Nummer 6 „Maßnahmen zur Gestaltung von Bildschirmarbeitsplätzen“
- § 5 ArbSchG – Beurteilung der Arbeitsbedingungen
- DGUV Information 215-410 „Bildschirm- und Büroarbeitsplätze“